信息系统项目干系人管理

Posted 2021-09-06 Lucklyの博客

项目干系人管理

• 项目干系人管理
• 项目干系人管理基础
• • 项目干系人的重要性
  • 项目干系人管理的主要内容
  • 项目干系人的管理依据
• 项目干系人管理过程
• • 识别干系人
  • 规划干系人管理
  • 管理干系人
  • 控制干系人参与
• 项目干系人管理的技术和工具
• 补充建议学的考点:

十大管理第八季

干系人管理

项目干系人管理

1. 识别干系人
2. 规划干系人管理
3. 管理干系人
4. 控制干系人参与

项目干系人管理基础

项目干系人的重要性

项目干系人管理是指对项目干系人需求、希望和期望的识别,并通过沟通上的管理来满足其需要、解决其问题的过程。项目干系人管理能够带来以下好处。

(1）将会赢得更多的资源，通过项目干系人管理，能够得到更多有影响力的干系人的支持，自然会得到更多的资源。

(2）快速频繁的沟通将能确保对项目干系人需要、希望和期望的完全理解;从某种意义上来说需求管理是项目干系人管理的一部分。

(3）能够预测项目干系人对项目的影响，尽早进行沟通和制订相应的行动计划，以免受到项目干系人的千扰。

项目干系人管理的主要内容

1、项目干系人分祈:识别出项目的干系人，并对干系人的兴趣、影响力等进行分析，理解关键项目干系人的需要、希望和期望。

2、沟通管理:根据项目干系人分析的结果，制订相应的沟通计划;并予以执行。3.问题管理:对沟通过程发现的问题，记录，并采取行动进行解决。

项目干系人的管理依据

1、项目管理计划

2、沟通管理计划

3、组织过程资产

项目干系人管理过程

1、识别干系人

2、规划干系人管理

3、管理干系人

4、控制干系人参与

识别干系人

1、识别能影响项目决策、活动或结果的个人、群体或组织，以及被项目、活动或者结果影响的个人、群体或者组织，并分析和记录他们的相关信息的过程。这些信息包括他们的利益、参与度、互相依赖、影响力及对项目成功的潜在影响。

2、识别干系人:输入

1）项目章程

2）采购文件:如果项目是某个采购活动的结果，或者某个已经签订的合同，那么合同各方都是关键的项目干系人。

3）环境因素

4）组织过程资产

3、识别干系人:输出
干系人登记手册。用于记录已经识别的干系人的相关详细信息。包括:基本信息、评估信息、干系人分类。应定期查看并更新干系人登记册，以为整个项目生命周期中干系人可能发生变化，也可能识别出新的干系人。

规划干系人管理

1、基于干系人的需求、利益及对项目成功的潜在影响的分析，制定合适的管理策略，以有效调动干系人参与整个项目生命周期的过程。

2、规划干系人管理:输入

1)项目管理计划

2）干系人登记手册

3)事业环境因素4)组织过程资产

3、规划干系人管理:输出

1)干系人管理计划
为有效调动干系人参与而制定的管理策略。通常包括:

(1)关键干系人的所需参与程度和当前参与程度。

(2）干系人变更的范围和影响。

(3）干系人之间相互关系和潜在关系。

(4）项目现阶段的千系人沟通需求。

(5）需要分发给干系人的信息。

(6）分发相关信息的理由，以及可能产生的影响。

(7）向干系人发送信息的频率和时限。

(8）随着项目的进展，更新和优化干系人管理计划的方法。

2)项目文件更新

管理干系人

1、在整个项目生命周期中，与干系人进行沟通和协作，以满足他的需求与期望，解决实际出现的问题，并促进干系人合理参与项目活动的过程。此过程的作用是帮助项目经理提升来自干系人的支持，并把干系人的抵制降到最低，从而显著提高项目成功的机会。

2、管理干系人参与包括以下活动。

(1）调动干系人适时参与项目，以获得或确认他们对项目成功的持续承诺。

(2）通过协商和沟通管理干系人的期望，确保项目目标实现。

(3）处理尚未成为问题的干系人关注点，预测干系人未来可能提出的问题。需要尽早识别和讨论这些关注点，以便评估相关的项目风险。

(4)澄清和解决已经识别出的问题。

3、管理干系人:输入

1）干系人管理计划

2)沟通管理计划

3）变更日志

4)组织过程资产

4、管理干系人:输出

1）问题日志

2)变更请求

3）项目管理计划更新

4)项目文件更新

5)组织过程资产更新

控制干系人参与

1、全面监督项目干系人之间的关系;调整策略和计划，以调动干系人参与的过程。本过程的作用是，随着项目进展和环境变化，维持并提升干系人参与活动的效率和效果。

2、控制干系人参与:输入

1）项目管理计划

2）问题日志

3）工作绩效数据

4)项目文件

3、控制干系人参与:输出

1）工作绩效信息

2)变更请求

3）项目管理计划更新

4)项目文件更新

5）组织过程资产更新
趣

项目干系人管理的技术和工具

1、干系人分析

干系人分析是系统的收集和分析各种定量与定性信息，以便确定在整个项目中应该考虑哪些人的利益。通过干系人分析，识别出干系人的利益、期望和影响，并把他们与项目的目的联系起来。干系人分析也有助于了解干系人之间的关系，以便利用这些关系来建立联盟或者伙伴合作，从而提供项目成功的可能性。在项目的不同阶段应该对干系人施加不同的影响。

干系人分析的步骤如下。

(1)识别干系人及其相关信息。

(2）分析干系人可能的影响并把他们分类和排序。

(3）评估干系人对不同情况可能做出的反应，以便制定相应策略对他们施加正面影响。
干系人分类模型如下。

(1）权利/利益方格。根据干系人的职权大小和对项目结果的关注（利益）程度进行分类。

(2）权利/影响方格。干系人的职权大小以及主动参与（影响）项目的程度进行分类。

(3）影响/作用方格。干系人主动参与（影响）项目的程度及改变项目计划或者执行的能力进行分类。

(4）凸显模型。根据干系人的权力（施加自己意愿的能力）、紧迫程度和合法性对干系人进行分类。
2.专家判断

3.会议

4.分祈技术
比较所有干系人当前参与程度与计划参与程度。干系人的参与程度可按照如下标准分类。

(1）不知晓。

(2）抵制。

(3）中立。

(4）支持。

(5）领导。

可在干系人参与评估矩阵中记录干系人的当前参与程度。

5.沟通方法

6.人际关系技能

7.管理技能

8.信息管理系统

补充建议学的考点:

1、沟通模型，注意噪声和反馈

2、阻碍有效沟通的因系∶

1. 沟通双方的物理距离
2. 沟通的环境因素
3. 缺乏清晰的沟通渠道
4. 复杂的组织结构
5. 复杂的技术术语
6. 有害的态度

3、常用的沟通方式的优缺点或特点介绍如下:

4、沟通的原则:

(1）沟通内外有别

(2）非正式的沟通有利于关系的融洽

(3）采用对方能接受的沟通风格

(4)沟通的升级原则

(5）扫清沟通的障碍

5、如何召开一个高效的会议:

（1）事先制定一个例会制度。

(2）放弃可开可不不开的会议

(3）明确会议的目的和期望结果

(4）发布会议通知

(5）在会议之前将会议材料发到参会人员

(6）明确会议规则

(7）会议结束前要总结、提炼结论，要有会议纪要。

(8）做好会议的后勤保障工作

6、在进行沟通过程中，要根据沟通目标、参与者的特点选择适合的沟通方式。一般沟通过程所采用的方式分为以下几类:

参与讨论方式、征询方式、推销方式（说明）、叙述方式。

从参与者（发送信息方）的观点看，参与讨论方式的控制力最弱，随后逐步加强，以叙述方式的控制力最强。从参与者（发送信息方）的观点看，其他参与者的参与程度恰巧相反，也就是讨论方式下参与程度最高，然后逐步减弱，以叙述方式下参与程度最弱。

在发送方自认为已经掌握了足够的信息，有了自己的想法且不需要进一步听取多方意见时，往往选择控制力极强、参与程度最弱的“叙还万式m;其次，逃件择“讨论方式”或者“征询方式”有限，没有完整成型的意见，需要更多的听取意见时，一般选择“讨论方式”或者“征询方式”