用它开启新的文档协作模式，工作效率提升100%！

Posted 2021-11-11

（一）

晚上11点，王主编对这着电脑慢吐了一口烟，这已经是今晚的第11版了……他和陈编赶工明天即将发布的重要文章，通过微信来回发送修改稿，对话里堆满了同名文件。

“真是麻烦，文件存来存去，传来传去。”他这样想。

（二）

王总，明天周一要开公司周例会，他正查看各部门的工作周报，7,8个部门的周报都通过邮件发送，他每次查看都要在邮箱点点点点点点点点点。

“真是麻烦，想看前段时间的周报，也不知道能不能找到……”他这样想。

（三）

王文案，领导找他要一份文件，但他不知道文件在哪个部门的哪个人手里，问了很多人也没找到，于是只能泪流满面地重新敲了一份。

“真是麻烦，如果公司使用企业网盘就好了……”他这样想。

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关于文件编辑、文件查找，邮附件处理等工作，每天都困扰着无数上班族。在企业中，我们把这类文件处理工作所需要消耗的时间、人力、物力称之为文件协作成本。

文件协作成本主要包括查找文档、获取文档、编辑文档、审核文档这四项，据调查显示，企业文档审核成本最高，占比42%，包括合同审核、报告审核、公文审核等工作，之前提到王主编的例子，就包含了文档审核和文档编辑。

文件协作成本直接影响员工的办公效率，从而间接影响企业的生产效率。很多单位部署了OA、ERP等业务系统，希望以此来加快流程流转速度，提高工作效率。但实际上，这些系统处理的主要是结构化数据，并没有解决文档协作问题，日常工作中，大家仍然依赖微信、Email等进行低效率协作。

那么，企业该如何降低文档协作成本？

一直强调“文档强协作”的云盒子私有云盘，认为首先要保证文件的安全性和完整性。在这基础上，加快文件分享速度，缩短查找文件时间，最后让文档能够迅速地在员工之间传递，紧密彼此间的协作。

一、文件集中存储，多重加密备份

云盒子在企业内部建立私有文档云，将散落存储在员工硬盘、U盘、邮箱等地的文件集中、树状归类存储。本地、客户端、传输通道三种加密，再通过本地或异地备份定时备份数据，把企业的文档资源全方位无死角的保护起来。避免误删、硬盘损坏、U盘丢失，岗位变动交接不全等文档丢失的情况发生。

二、权限共享，移动访问

当所有文件都存储在云上，文件的共享和查找就简单了，登录即可获取文件，搜索即可查找指定文件。你可以随时随地在任一终端设备上找到访问文件。

当文件统一存储，划清每个用户对文件的访问边界将是一个项非常重要的工作。通过文件权限设置防止对文件进行越权操作。云盒子文档权限共有11级，并组合成常用5级（预览、下载、编辑、不可见、全权限）。你可以采用组合好的权限进行快速设置，也可以针对实际情况自定义设置。

三、在线编辑，紧密协作

针对文件上的协作，云盒子把自己还原为普通用户，把在文件增、删、改、传递等过程遇到的障碍化为需求，用功能一个个清除。

文件编辑

可以单人锁定编辑所有格式的文件，也可以多人同时在线编辑office文档，让文件编辑避免产生版本冲突，或提高多人编辑的效率。

沟通协作

云盒子企业云盘提供独立IM模块，可作为内网版“微信”使用。从提高工作效率出发，云盒子显示消息阅读状态，并可直接编辑对话文件、申请文件权限等。

文件审阅

云盒子有两种方式：催办和工作流。

l 催办是单节点的审阅，能够快速发起，例如将文件用催办推送给同事阅读或修改，并跟踪对方的完成状态。

l 工作流则是自定义多节点的审阅，工作流适用于多部门的文件审批、归档。例如请假审批，请假人填写请假文件，文件自动在 发起人 -> 部门经理 -> 考勤员 间流转，最后归档至考勤统计文件夹。

当然也可以直接将文件拖拽到对话中让其他人审阅，只是这种方式少了审阅的进程、状态提醒。

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企业降低文档协作成本的答案就是云盒子。云盒子以文件为中心，颠覆原来的文档协作模式，现在，我们重新想象一下前面提到的那几个场景：

（一）

每次陈编有新改动，王主编都收到提醒，王主编打开查看或是修改，陈编也会收到提醒。甚至，他们规划好了各自负责的部分，两人同时写，即改即存，实时看到对方敲出的内容。

4个小时的来回传递编辑，现在1个小时就搞定了。不管他们改了多少版本，在云盒子永远只展现最新版，并为重要的版本添加备注，方便回溯。

（二）

“调研部上传了工作周报”，王总收到云盒子提醒。

现在，所有部门周报都按年度、月份提交到《例会周报》文件夹里，自动归档，王总要阅读非常方便。

（三）

王文案领导在云盒子搜索到了目标文件，找文件再也不是先找人了。

目前，在私有云盘市场打滚了12年的云盒子积累丰富的云盘系统架构、行业文档架构搭建经验，已成功帮助南方电网、中国移动、粤电集团、广西财厅等打造内部文档云。

接下来，云盒子私有云企业云盘将在血液中将融入AI理念，为产品的未来打开更大的想象空间。