Project：如何给建立和管理项目资源

Posted 2021-02-17

在IT行业，技术发展日新月异，管理高度复杂，客户需求多变，工作强度很大，在这样的行业环境下，如何获取到合适的资源管理，充分地发挥团队的能力以成功完成项目，是摆在每一个项目经理面前的课题。在实际项目管理中，会发生相同的多个资源同时参与多个任务的情况，为了简化项目负责人的工作量，提高资源分配效率，推荐使用Project Professional建立资源管理，同时向多个任务分配多个资源的功能，以Project 部署为例，操作过程如下：

• 资源的建立
• 资源的分配

本篇文章，我们重点介绍一下资源的建立：所谓资源通常是计划中包含的人员，但是还可能包含用户完成项目的任何事物，比如设备或者其他材料等资源类型，通常情况包含如下：

1. 工时资源：是按照工时执行工作的人员和设备。
2. 材料资源：是一种消耗品或供应品，如混凝土或钉子。将材料资源分配给任务时，请使用单位来表明材料资源的需求量。
3. 成本资源：添加成本资源以将独立成本与任务相关联，比如，将机票成本资源分配给某个任务，来跟踪为此任务而购买机票的费用。

说明：一般情况下，工时资源是面对执行任务的人员和设备而言的，尤其是做IT相关的项目，工时资源显得尤为重要，一旦资源的工作时间与项目中的某个任务时间发生冲突，那么编制出的项目计划也是不准确的。

建立资源有四种方法：

1. 自企业建立工作组：将资源从Project Web App添加到项目。
2. Active Directory：添加来自Active Directory的资源。
3. 通讯簿：从电子邮件通讯簿添加资源。
4. 手动输入资源：通过手工的方式在资源工作表中一一输入资源信息。

说明：前三种方式通常是在导入数据量比较大的资源库的情况下使用，如果所在组织有大量的资源信息，利用导入资源的方式可以减少很大的工作量。

本示例，我们将以工时资源，手动输入方式为例，具体操作步骤如下所示：

1.以Project 部署为例，项目经理打开.mpp文件之后，点击“Resource”，展开“Team Planner”，点击“Resource Sheet”，如下所示：

2.在Resource Sheet界面，展开“Add Resources”下拉菜单，点击Work Resources，如下图所示：

3.自动生成的工时资源信息中，输入资源名称，比如：Byron或者Shelley，在类型中选择“工时”，如下图所示：

4.在上述对话框中，点击“change work time”，在弹出的对话框中，项目负责人根据资源的日历情况进行设置，如下所示：

说明：

1. Project Professional中默认的日历分3类：
   1) 标准日历，每周一到周五为工作日，周六和周日为非工作日，没有其他任何假日，每天工作时间为8个小时，8:00~12:00,13:00~17:00；
   2) 24小时日历，没有任何非工作日与工作日时间；
   3) 夜班日历，工作时间为每天8个小时，即0:00~8：00，每周的周六和周日为非工作日。

2. 设置资源日历有两种方法：
   1) 在“基准日历”下拉框中选择当初为该资源建立的日历
   2) 直接在“例外日期”中进行工作/非工作时间的设置，在此对话框中完成的修改仅对本资源有效，不影响项目中的其他日历信息。

3. 在步骤3的图中，切换到“cost”选项卡，根据Byron所在公司当前的平均工资来规划默认的标准费率：$15/时，加班费率：$5/时，点击“确定”，如下图所示
   

说明：

1. 标准费率：资源被分配到任务中以后成本计算的方式，默认单位是小时，也可以修改为天等单位。
2. 加班费率：如果在资源分配到某一个任务以后，额外指定了“加班工时”，在计算该任务总成本时候，加班工时部分的成本将按照该“加班费率”的输入值计算，默认单位是小时。
3. 每次使用成本：一旦该资源被分配一次，便一次性地在该任务上发生的成本，比如Byron负责新产品研发项目期间，需要到客户现场进行需求确认，那么往返的差旅和交通费用在出差期间只发生一次，因此这次费用被称为“每次使用费用”
4. 生效日期：如上所示，默认以Byron当前公司的平均工资计算标准费率等，但年中公司内部做了工资调整，2019年6月3日生效，那么该日期起平均工资也做了调整，所以标准费率更改为：$20/时，加班费率：$8/时。
5. 上图中显示的A、B、C、D、E五个大写字母是指每个资源可以有5套费率标准，例如Byron可以拥有多种项目角色，不同的角色费率不同，因此设定多套费率后，将资源分配到任务中时，可以选择该资源按照哪套费率进行计算。

6.最终的添加的Byron和Shelley的工时资源如下所示：

下篇blog将介绍，如何在项目中的任务分配资源。