Project：如何为项目中的任务合理分配资源

Posted 2021-02-17

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一个完整的项目除了包含不同阶段的细分的任务之外，还需要项目负责人经理为每个任务分配所需要的资源，不限于人力资源，成本或者设备等资源，以此来衡量该项目资源储备是否充足，预算是否超过预期标准，设备是否满足项目需求，在Project中，资源分配包含：

• 给一个任务分配一个资源
• 给一个任务分配多个资源
• 给多个任务分配多个资源

给一个任务分配一个资源：

在实际的项目管理中，为了方便日后统计每个任务的进展情况以及每个参与项目的人员能清晰明确的了解自己负责的任务列表，大多数情况下，项目负责人经理会考虑将一个任务分配一个资源，以“Project 部署”项目为例，具体的操作步骤如下所示：
1.打开“Project 部署”项目文件，点击“Task”->“Gantt Chart”，如下图所示：
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2.以“Prepare”为例，展开“Resource Name”属性的下拉列表，选择“Byron”，如下图所示：

给一个任务分配多个资源

在实际项目过程中，也会遇到一个任务由多个资源一起执行的情况，Project Professional 2016有以下两种方式来将一个任务分配多个资源：

• 在上图中，勾选多个资源实现给一个任务分配多个资源
• 通过资源选项卡方式选取多个资源，以Configure SQL Server and Analysis Services为例，具体操作步骤如下所示：
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  1.双击“Configure SQL Server and Analysis Services”任务，弹出的对话框中，点击“resource”，如下所示：：
  

2.在图中的“Resource Name”下来菜单中，依次选择参与此任务的资源，点击“确定”，如下图所示：

3.在甘特图工具界面，可以看到Byron和Shelley两个资源分配到一个任务中，如下图所示：

给多个任务分配多个资源

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在实际项目管理中，会发生相同的多个资源同时参与多个任务的情况，为了简化项目负责人经理的工作量，提高资源分配效率，推荐使用Project Professional 同时向多个任务分配多个资源的功能，以“Project 部署”为例，具体操作步骤如下所示：
1.打开“Project部署”项目文件，进入甘特图视图中，按住[Ctrl]键的同时，点击依次选中需要同时分配相同资源的任务，如下图所示：

2.选择甘特图工具中的“Resource”->“ Assign Resource”，如下图所示：

3.弹出的对话框后，按住[Ctrl]键的同时，在资源列表中，点击依次选中所需要的资源，点击“Assign”，如下图所示：

4.分配资源列表中，可以看到“Byron”，“Shelley”两个资源被选中，点击“关闭”，如下图所示：

说明：

• 如果当前资源列表页面显示的资源不足，可以通过点击“添加资源”的方式，从Activity Directory，Project Web App或者通讯簿中获取资源。
• 如果项目中有人中途离开项目组，需要删除或者更换其他人员的话，可以批量选择人员，点击“删除”或者“替换”。
• 资源单位：如果资源是人力，单位是100%，代表是该人员100%全职投入项目工作，每天8个小时的工作时间，每周5个工作日；如果资源是设备等，可以手动更改单位，比如专车，单位可以修改为1辆，代表项目期间需要专车一辆为参与项目的人员提供接送需求。
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  5.在甘特图界面，可以看到两个资源被分配给3个相同的任务，如下图所示：
  

下篇blog将介绍，如何在项目中资源分配情况分析。