新手要怎么管理好公司档案？

Posted 2021-09-03 浅川e

什么是档案管理？

档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。

企业档案是公司的重要资产，新手要怎么管理好公司档案呢？

推荐使用Baklib搭建公司电子档案，不仅有利于提高档案管理的工作效率，为管理决策提供可靠的消息而且可以为科研工作提供智能化服务。通过下面的框架去搭建公司档案。

一、收集企业档案的资料

要有公司档案的录入规范。如果是员工档案，需要收集以下信息：

姓名、工号、性别、出生年月日、籍贯、所在部门、职务、入职时间、学历、毕业学校、毕业时间、身份证号码、身份证地址、本人联系电话、工作地址、家庭联系人、与员工关系、联系电话、奖惩情况、岗位调整、考核记录、培训记录、个人简历等

二、录入公司档案资料要全面

收集公司档案资料除了在录入资料过程中要严谨、踏实以外，还要注意档案资料的全面，不能遗漏。

三、电子文件的上传

Baklib支持上传多种格式附件，电子档案支持文字、图片以及视频的展现形式。

四、设置文档权限

Baklib支持公司档案的公开或者加密，因为档案有可能会涉及到机密文件，员工信息，公司内部信息，这类文档可以设置权限为密码访问，只对需要查看的人开放。避免对公司造成不必要的损失。

新手要怎么如何搭建公司档案？

制作电子档案的步骤

第一步：进入Baklib，建立站点。注册登录之后，新建站点，选择左侧场景。

第二步：选择模板。Baklib官方提供了十多个免费的主题模板，后面可以根据企业风格选择一个合适的模版。

第三步：填充文档内容。点击右上角的“创建文章”即可新建一个电子文档。在栏目列表中添加新栏目，可以整理好你的公司档案分类。

强大的编辑器让你可以直接在文章中添加图片、视频、文件、代码块、表格、Markdown等，版面整洁美观，给用户较高的阅读体验感。还可以随时编辑随时保存，不用担心内容丢失。

Baklib还支持多人协同，减去了分工的复杂性，并且能随时掌握工作进度，提高工作效率。

第四步：强大的全能检索（可以检索出标题和内容中出现的关键词）。在侧边栏“插件”中找到“文章反馈”和“搜索关键词”。通过这两款插件，可以达到简化整理、方便档案检索、快捷服务的作用。

Baklib 能够解决当下大多数中小企业档案无管理规范、无管理工具的痛点，并结合人工智能技术，服务于企业文档规范化、一体化和智能化管理，符合当下企业信息化网络化的发展趋势。