Office 365 轻松上手指南 - SharePoint Online

Posted 2020-11-02

2.2. OneNote Online－会议纪要随时记、一键分享更便捷

2.2.1. 典型需求

移动工作中的一线人员缺乏最直接有力的团队支持，为尽快掌握客户拜访情况，公司希望前台的销售人员在拜访客户时，对于客户提出的业务需求能够实时自动的传送给后台值守的员工，后台值守的员工看到需求后，直接查找相关资料或者将客户需要的效果用示意图表达。希望通过前后台配合，可以尽快的解决客户的需求，理解客户的意图。而且拜访结束后，也不用再写会议纪要，直接把笔记本上记录的拜访内容通过邮件快速分享给参会各方。

 

2.2.2. 应对方案

2.2.2.1. OneNote课堂笔记本

步骤1：打开OneNote — 工具列选取中 ”文件“ — 新建新笔记本 ，如“客户拜访“ — 与项目相关成员共享，以便大家能够实时查看或编辑笔记本中的内容。

 

步骤2：

前台一线员工 : 记录会议内容；后台项目组成员 : 及时收取最新会议纪要，及时反馈，

把好的想法与建议在OneNote中回复。前台一线员工实时查收更新信息，及时把好的想

法与客户沟通，前、后台配合大大提高成单的机率。

 

2.2.2.2. 会议纪要一键分享

步骤 1：会议纪要整理好 — 点击”电子邮件页面” — 通过“一键分享“快速将会议内容分享给与会的相关人员。

 

 

步骤2：在Outlook邮件中输入收件人员 — 点击“发送“。

 

2.3. 团队站点轻松搭建、项目文档集中管控

2.3.1. 典型需求

使项目经理方便掌控和管理各项业务流程及项目资源，促进项目团队进行高效协作，在一个站点集中查看所有团队活动（包括对话、文档、日历、OneNote 等），建立组织内部人员和外部的人员合作桥梁，以多种方式安全共享项目信息。

步骤1：登录到 Office 365，然后打开SharePoint、“创建网站”、“团队站点”。

2.3.2. 应对方案 : 搭建团队站点

步骤2：输入站点名称和访问权限，如：Contoso Teams — 依序需求进行”隐私设置” — 点击“下一步”— 添加团队成员 — 点击“完成”。

团队站点搭建完成，项目团队成员可以在一个位置来集中查看团队内的所有活动（包括对话、文档、日历、OneNote等）。

 

2.4. 项目文档协同编辑、文档版本有效管理

2.4.1. 典型需求

多项任务并行推进时，将文档上传至团队站点，实现部门间高效协作、数据实时共享；出差员工能使用多移动设备参与、获取最新的项目资料、进行多人协同编辑；有效管理文档版本，避免版本混乱，缩短产品准备周期。

2.4.2.1. 文档协同编辑

步骤1：在SharePoint Online中打开项目文档 — 选择编辑方式。

步骤 2：当需要他人协同编辑时 — 点击“共享”，选择要共享的用户类型和共享权限 — 点击“应用”。添加共享人员邮件地址，如：sales1— 点击“发送”，参与人员将收到邮件通知。

 

步骤3：参与人员登录邮箱 — 打开文档链接。

 

步骤4：修改文档，调整之处会自动保存，共享人员能看见文档的最新状态。

 

2.4.2.2.  文档版本管理

步骤1：在SharePoint Online中打开文件 — 点击”…” —“版本历史记录”。

 

 

 步骤2：点击想要恢复的版本 — 可选择是否进行版本间的对比，以避免恢复错误。

2.5. 内容搜索更智能、文件检索更精准

2.5.1. 典型需求

为了方便移动办公，企业希望将所有业务资料都存储在网盘上，使员工都可以在任何地方、通过任何智能设备访问网盘上的业务资料，但随着业务的快速增长，网盘上的业务数据也在不断增加，带来了新的挑战，员工们希望能够在海量的业务数据中快速、精准的找到自己所需的业务资料，以提高文件检索的工作效率。

2.5.2. 应对方案

2.5.2.1. SharePoint Online搜索管理

步骤 1：如果您只记得某个文档的部分内容，但不记得文档名，可以通过 SharePoint 内置的智能搜索功能来快速找到所需的文档，如查找包含“移动办公”内容的文档。