Office 365 轻松上手指南 - SharePoint Online

Posted 2020-11-01

1.  SharePoint Online是什么？

SharePoint Online是Office 365的核心组件之一，无需任何前期基础架构投资，即

可使用 SharePoint Online 云服务轻松创建和管理以团队为中心和以项目为中心的站点，在站点内实现

l  项目文档的集中存储与智能搜索

l  文档版本的集中管控

l  业务信息的安全分享

l  同一项目文档的多人协同编辑

l  文档的签入签出以及流程审批管理

借助Office 365 的云计算优势，用户能够以更高的效率在任何时间、任何地点、任

何智能设备上通过网络随时随地开展工作，实现高效的协作，安全的内容管理，精准的数

据洞察和有效的流程管理。

 

2.  SharePoint Online如何帮助企业降本增效，提升核心竞争力？

Office 365中的SharePoint Online可以降低企业运维成本，提高工作效率，防止外部攻

击，保证业务系统不间断运行，保证企业重要数据不丢失，为企业创收、为 IT 减负，提

升企业核心竞争力。具体表现在以下方面：

l  节约成本：可直接订阅云端的SharePoint Online来轻松创建和管理以团队为中心和

以项目为中心的站点，对项目文档进行集中管理、安全分享、无缝协作。您再无需为

门户网站协作系统而采购硬件服务器，为服务器准备机房、安装空调，支付电费、大

大节省前期 IT 基础设施投入成本以及后期运维成本，也不用再考虑后续的设备折旧

及回收处理问题。

l  无缝集成：与OneDrive for Business、OneNote Online、Exchange Online、Office

365 Groups等Office 365组件无缝集成，实现业务文档的在线同步、脱机访问；会

议纪要轻松记录，一键分享；业务流邮件自动通知；每个项目部门可以在一个集中位

置查看所有团队活动，实现团队协作、共享文档、对话、日历和 OneNote 等资源，

方便组织内部人员和外部的人员进行项目合作，以多种方式安全共享项目信息。

l  轻松创建和管理协作站点：在 SharePoint Online 中，您可以根据需要使用标准开箱

即用模板来轻松创建所需的站点。可创建的站点类型包括企业协作门户站点、团队

站点、视频站点、博客站点和个人站点。

l  移动办公：企业内的员工可以使用多种智能设备（5台 PC/Mac 、5台平板电脑和5部智能手机）

在任何时间、任何地点通过网络随时随地开展工作，访问数据、保存文

档和安全共享业务信息，快速响应您客户的不同需求。

l  文档协作：在SharePoint Online中，可以对项目文档进行集中管理，便于项目团队

进行文档的高效协作和快速分享，多个项目人员可以同时通过多种智能设备对同一

项目文档进行在线编辑，大大提高了文档协作的效率。

l  版本控制：通过“版本历史”可对同一项目的多个版本进行有效管理，避免造成版本混

乱，可根据需要随时恢复到之前保存过的任意版本，在恢复时还可以进行版本之间

的比对，以免恢复错误。

l  智能搜索：通过配置SharePoint Online中自带的多种搜索条件，可以使我们能够在

海量数据中快速找到所需的项目文档，并可直接在线预览文档的内容，这种高度智

能化的搜索体验，大大高了文件检索的效率。

l  流程审批：可快速购建多级审批工作流（如文档审批、报销审批、请假审批等），可

根据与业务流程相关联的操作和任务的顺序进行的文档或项目的自动流转，有助于

减少协调这些流程所需的成本和时间，提高项目协作的工作效率。

l  安全可靠：全球多家数据中心，多个备份副本、99.9% 的财务保障承诺、7×24小时

保障服务。多重身份验证、数据丢失防护（DLP），权限管理服务（RMS）等安全技

术可最大限度保护您公司数据的安全，防止企业机密信息外泄。

 

2.1.  OneDrive for Business – 为现代商业而生的企业网盘

借助OneDrive for Business企业网盘，无论在公司、家中，还是在往、返途中，都可以

使用多种智能设备进行文档的在经编辑与协同工作、安全分享业务信息；网盘中的文档

可以实现脱机访问，联机自动同步，可大幅提高员工的移动办公效率。

2.1.1. 典型需求

为满足移动办公的需求，出差员工希望能够随时随地通过多种智能设备访问自己的工作

文档，可以随时查阅、分享和编辑文档，并且希望文档可脱机访问，联机自动同步；如果

手机上没有安装Office，也可以通过手机上的浏览器打开并编辑Office 文档。

 

2.1.2. 应对方案（OneDrive for Business文档管理）

2.1.2.1文档在线编辑与分享

步骤1：用PC或手机打开存储在OneDrive for Business中的文档，编辑的方式有两种。

(1)“在Word中编辑”，使用本地版Office编辑，适用于编辑复杂的文档；

(2)“在浏览器中编辑”，使用Office Online编辑，Office Online提供较为简易的编辑功能，

适合修改幅度较小、需要快速响应调整的文档，易于移动端用户或没有安装Office 在本地端的PC机。

 

步骤2：“在浏览器中编辑”，编辑过程中文档会自动保存，点击共享，一键分享给其他人

在共享时，可以设置要分享的人员和分享权限（如：查看或编辑），匿名分享给他人，则

在分享时我们还可以设置过期时间，分享的文件一旦过期便会自动停止共享，点击“任何

人”，——“设置到期日期”，将到期时间改为“2018年3月28日”，最后再点击“应用” 。

输入好要共享的人员地址，然后点击“发送”，此文档会通过邮件分享给需要的人员

注：在进行匿名分享时，无法单独设置分享的权限，默认是“查看”权限，被分享的文件

无需进行身份验证，可直接打开查看。

2.1.2.2. 文档同步管理

步骤 1：用自己的帐户登录 Office 365，然后点击“OneDrive”，进入 OneDrive 界面中再

点击“同步”，然后点击“立即同步”。

步骤2：点击“登录”，输入Office 365帐户的密码，然后再点击“登录”。

步骤 3：选择好 OneDrive 文件夹的存储位置，点击“下一步”，选择好要同步的文件夹，然后再点击“下一步”。

同步成功后，在电脑的资源管理器里会多出一个目录，将文件放到该目录中，目录里的

文件会被自动同步到OneDrive云文档库中，同样，直接在OneDrive云文档库中上传的

文件也会自动同步到电脑上的OneDrive目录中。

注：在脱机情况下，也可以向电脑上的OneDrive文件夹中添加或修改文件，当网络联

通后，新的文件会自动同步到OneDrive云文档库中。