秘书代表领导进行会议的安排

Posted 2020-08-21

最近遇到1个关于会议室预定方面的需求，描述如下：

角色：领导、秘书

需求描述：所有给领导的会议请求，领导都不会收到，会议请求都自动到秘书那，由秘书对会议进行安排，安排的会议领导可以在自己的日历中看到

根据此用户的需求，通过查找资料，我们可以通过以下方法实现：

1. 打开领导的outlook(版本必须是outlook2013及以上，outlook2010不支持）

2. 定位到：文件--信息--帐户设置--代理访问

3. 在：代理 对话框中，点击：添加，将秘书的帐户添加进来，在:此代理有如下权限选项，在日历处，我们选择：编辑（可以阅读、创建和修改项目），秘书可以全权为领导进行会议的安排，并勾选：代理接收发送给我的与会议有关邮件的副本，及下面的：自动给代理发送邮件概述这些权限，如下图：

4. 添加完成后，勾选：只发送给我的代理人，这样的话，会议的请求直接就发送给代理人，而其本人是收不到会议请求的

5. 设置完成后，代理 人（秘书）会收到一封邮件，告知已经被谁指定的代理人，对日历有什么权限，及如何查看，如下图：

6. 点击：文件--打开和导出--其它用户的文件夹，如下图：

7. 输入领导的名称，文件夹类型选择：日历 ，点击：确定

8. 这个时候就打开的领导的共享日历，我们可以看到领导的所有日历信息

 

以上配置完成后，给领导发起一个会议，流程如下：

1. 别人创建了1个会议，邀请领导参加，收件人框中添加领导，如下图：

2. 打开领导的邮箱，我们可以看到，领导并没有收到这个会议请求

3.而领导的秘书收到了这个请求，内容为：已代表（领导）接收，秘书根据领导的时间选择是否接受此会议

4. 如接受会议，秘书会收到1封邮件，告知已代表领导接受此会议

5. 秘书打开共享日历，可以看到领导的会议

整个过程，领导都是无法收到会议相关的邮件，只是可以在自己的日历中可以看到相关的会议。