如何高效实现合同收付款和票据核对

Posted 2021-03-06

企业老板会经常会问“我们还有多少合同应收款?我们还有多少合同应付款?”,财务老总会常关注“我们还有哪些合同还有款没收?哪些合同还未开票?”,业务人员会关注“我一共产生多少业绩,哪些客户的款还没收回来,欠多少?”。这些经营信息如果不清晰,会给企业的经营决策带来诸多困难。

繁琐复杂的票据管理

相信大部分公司都知道财务管理这个岗位的繁琐复杂

首先所有票据资料都需要人工整理分类，财务人员每天会接触到各种各样的表单、合同、支票、汇票以及种类繁多的发票，还要将财务产生的增值税专用发票、增值税普票和电子发票等一一区分开。

然后开始更加繁琐的手工录入，手动将这些票据上的重要信息一字一字录入电脑上的财务系统中。为了节约时间，不可能把所有信息全部录入，只能选择部分重要信息保存，丢失大量有巨大潜在价值的数据。发票数量过多时，还需要按着计算器算总额，一不小心按错又得重头算起。

最后还需要人工核对，录入的票据信息要和整理好的图像扫描一同存储在电脑系统中，以便于资料保存及查看，同时防止票据信息被改变。

传统的票据录入模式耗费了大量的人力物力，重复、繁琐、低效率的录入、核对、核销的工作量占据财务管理人员75%以上的精力，特别是大型公司，财务管理人员经常要处理海量的票据表单。

问题分析与对策

公司多个部门都需要管理项目的收付款，不可避免地出现每个部门一个合同台账。加上各部门合同的收付款信息和票据信息无法实时共享，导致各部门的合同信息不一致。但随着越来越多的先进的科技进入日常的视野中，企业信息化管理的发展也给了企业财务管理带来了新的方向。

1.企业内各部门合同收付款数据分散，存在查找不方便的问题。

对策：通过企业信息化管理系统，使财务项目收付款计划和合同管理系统的数据互通，方便实时了解合同收付款进度

2.由于不同部门的合同数据格式不统一，发票信息、合同变更、客户基本信息等不能够及时采集，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。对于领导的决策时间有一定的影响。

对策：完善合同管理所有类型合同，实现合同规范化管理，杜绝合同中的各种错误

3.缺少对合同进度、收款等关键节点的预警管理，不能准确地预测近期可能的收支项目，报表统计难度大，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

对策：汇总项目和财务的收付款计划到合同中，方便合同的收付款管理，合同的收入及利润一目了然

4.发票信息、合同变更、客户基本信息存放在不同的文档中，汇总困难

对策：按合同实时汇总数据，一个页面掌控合同管理全局

结语

企业信息化管理彻底改变以往财务人员效率低、耗时长、准确率低、成本高的传统人工录入模式。

采用前沿技术，让员工不再受时间和地域限制，自动化处理企业内部高重复性的录入工作，大大提升工作效率，缩减企业的人力成本。

同时还可以将原有的财务管理人员从海量票据的录入和核对中解放出来，投入到更有价值的工作中去，更大限度的开发财务管理岗位的职能，为企业创造更多效益。