如何建立自动化一体化的合同管理台账

Posted 2021-03-06

合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。合同管理的好坏直接反映一个企业的管理水平的好坏，给企业今后的生存与发展带来重要影响。

传统合同审批管理现状

随着企业快速发展，高效率办公成为每个企业应对信息化快速通道的先决条件。在这不断发展的快速通道上，现在很多企业的合同审批仍旧需经过多级呈递且流程冗杂、繁复，合同管理不规范等，合同审批和管理就成了这通道上的拦路虎。让我们来看看传统的合同审批现状吧。

1、对于部分企业来说，合同审批的上级一般有多个级别，一份合同的审批需要多级别逐步递送，特别针对需要审批的文件比较多的情况下，这样使得审批流程变得冗长。

2、上级在外出差，不便于审批。特别是传统的纸质流程审批文件，存在着最大的问题是无法实行异地审批，有时候需要审批合同，而领导却在异地出差开会，短时间无法不回来，这样的话，合同的审批就会被推迟。

3、异地办公，审批合同需要快递发送回总部，获得总部的批准，一来一回比较耽误时间，影响效率。

4、不能随时查看审批进度，业务谈成了，双方的合同签约至关重要。对方的工作效率快的话，免不了会询问合同审批的进展。企业内部的效率跟不上，必定会影响与对方的合作关系。

企业在实际合同审批流程中的需求分析

由于涉及到多个部门，在各部门审批合同时在审批单中填写一次合同信息。审批完毕后，还需要将合同信息填写到合同台账中。如果在申请合同用章，又要填写一次合同信息。同样一条合同数据需要填写数次，耗时耗力。

1.合同文本多次流转易导致合同名称与签署页名称不一致，合同名称填写不完整

2.合同审批流程复杂，多个部门之间难以协同办公，影响合同签署效率

3.不同的合同审批环节需要的文件不尽相同，容易丢失和遗忘部分审批用的文件

企业在合同审批流程中应采取的策略

一体化的合同管理工具可以帮助企业加强合同管理，做好合同管理工作，让企业经营与市场接轨，提高企业在市场的知名度，同时科学有效地合同管理可以使企业规避合同中存在的风险，维护企业的自身利益。

1.建议有条件的企业使用信息化系统，将合同审批信息与业务信息打通，自动生成统一的、供多个部门共享的合同台账，保证数据的统一性

2.整合合同审批申请端口，优化审批流程。录入合同信息，建立好合同档案，即可发起各种合同审批，增加合同审批效率

3.健全合同审批制度，.建立审批信息反馈机制，审批的状态和审批结果会在合同台账上清晰展示，加快合同审批速度