RPA在零售贸易公司中的应用

Posted 2020-11-30

RPA在零售贸易公司中的应用

零售贸易公司财务部门面临的痛点
1、公司间系统不同步
欧洲总部订单系统与中国系统之间存在断点，导致总公司和国内分公司间的系统无法实现同步，每天需要靠人工将总公司的订单信息逐条输入至国内分公司的系统中，并生成PDF提货单。公司的订单数及订单信息量大，有时一个订单有50-60条不同的商品品名信息。
2、订单转换开票工作量大
中国分公司在完成订单到收款单的转换后，需要将数据输入开票系统。零售业在开具发票时必须开具详细的商品品名信息，大量的订单信息，给财务人员带来的是同等数量开票工作。
3、开票结果正确率无法保证
财务部门从订单输入到开票岗位安排多人处理，开票结果正确率无法保证。整个财务流程从订单信息输入、订单信息转换成费用清单、最后上传开票系统，整个过程需要两名财务人员共同完成。其中，为规避差错，需在流程中设置审核岗位。
4、税率折算差异需依赖手工调整
零售门店的折扣率在开票系统中的税率折算差异需要手工调整等问题。
5、人力成本问题
雇佣成本逐年递增、员工稳定性、新员工的培训成本等。
RPA如何应用于零售贸易公司
RPA技术适用于业务高频、大量、重复且规则清晰、人工操作的流程。零售贸易公司的财务开票业务正属于流程标准化程度极高的流程。
通过对需求分析及流程梳理，财务部门最终确定流程范围，实现财务开票业务流程由人工处理到RPA机器人处理的转变，并达成企业降本增效及保证开票正确率的目标。
1、订单录入及提货单导出流程
通过订单数据样本分析以及和业务操作人员的充分沟通，并通过测试系统的POC验证，利用RPA机器人为财务部门完成了订单录入及提货单导出的RPA流程自动化。
2、开票流程自动化
RPA协助财务梳理开票流程，并解决了折扣开票、按票面限额自动拆分开票数据、自动调整开票尾差的难点，帮助财务部门实现开票全流程自动化。
RPA机器人监控发票的电子邮件地址。当发票到达时，它会将其转发到发票数据提取工具。从发票中提取必要的数据。如果数据存在重大不确定性，机器人会通知工作人员查看发票。如果数据提取被认为是成功的，则将数据输送到记录保存和支付系统中。