基于WPS的Word最佳实践系列（修订审阅与文档保护）

Posted 2022-05-12 正月十六工作室

基于WPS的Word最佳实践系列（修订、审阅与文档保护）

项目背景

在编辑文档过程中，当我们完成一篇文档的编辑时，往往需要其他同事或者朋友的协助进行修改，如果这篇文档非常的长，我们需要找出两篇文档之间的不同之处会非常麻烦，因此，我们可以借助审阅功能进行文档编辑与修改。

操作步骤

1. 修订模式下的文档修改

将修订模式下的文档发送给朋友或者同事进行修改，对方将文档进行了任何的修改，我们都可以看得到，就可以使用此方式，具体步骤如下所示：

1.1 单击【审阅】选项卡，找到【修订】命令，单击【修订】命令后，整篇文档就进入了修订模式，如图1-1所示。

图1-1 找到【修订】命令

1.2 在修订模式下，对文档内容进行修改输入【123】后，在文档的左边会出现一条竖线标志，提醒你文档内容被修改，如图1-2所示。

图1-2 进行修改后

1.3 修订模式下内容的呈现方式有四种状态，可以根据个人的需求进行选择想要的呈现方式。
单击【显示标记的最终状态】下拉框后出现四个选项，分别是【显示标记的最终状态】，【最终状态】，【显示标记的原始状态】，【原始状态】，如图1-3所示。

图1-3 四种状态

1.4在修订模式下，修改文档内容后，单击【显示标记的最终状态】，如图1-4所示。

图1-4【显示标记的最终状态】显示修改内容

1.5在修订模式下，修改内容后，单击【最终状态】，如图1-5所示。

图1-5【最终状态】

1.6在修订模式下，修改内容后，单击【显示标记的原始状态】，如图1-6所示。

图1-6【显示标记的原始状态】

1.7在修订模式下，修改内容后，单击【原始状态】，如图1-7所示。

图1-7【原始状态】

2.对文档中被修改内容进行接受或拒绝

当对方完成修改内容之后，我们可以通过【接受】和【拒绝】两个命令，将对方进行修改过的内容进行接受或拒绝。就可以使用此方式，具体步骤如下所示：

2.1 单击【审阅】选项卡，找到【接受】和【拒绝】选项，如图2-1所示

图2-1【接受】和【拒绝】选项

2.2 单击【接受】选项的下拉框，单击【接受对文档所做的所有修订】，如图2-2所示。

图2-2 单击【接受对文档所做的所有修订】

2.3接受的文档做的所有修订后，被修改的部分就没有特殊标号标识了，表示修改内容全部接受，如图2-3所示。

图2-3 修改内容全部接受

2.4 反之，如果要拒绝对方修改的内容可进行以下操作，单击【拒绝】选项的下拉框，单击【拒绝对文档所做的所有修改】，如图2-4所示。

图2-4【拒绝对文档所做的所有修改】

2.5 拒绝文档的全部修改后，文档内容恢复到你发送出去时未进行任何修改的原文档，如图2-5所示。

图2-5 恢复到未修改时原文档

3.设置文档的保护方式

当我们将文档发出去时，但是又不想让对方对文档进行编辑，我们可以通过限制编辑的方式来阻止或限制对方编辑文档,就可以使用此方式，具体步骤如下所示：

3.1单击【审阅】选项卡，找到【限制编辑】命令，如图3-1所示。

图3-1 找到【限制编辑】位置

3.2 单击【限制编辑】命令后，在文档右侧会出现【限制编辑】工具栏，如图3-2所示。

图3-2 右侧出现【限制编辑】工具栏

3.3 勾选【设置文档的保护方式】前的小方框后，我们可以看到有以下四种保护方式可供选择，这里的【修订】选项和前面讲的【修订】命令是一样的，只是操作方式不一样，我们可以通过另外3种方式进行文档保护，如图3-3所示。

图3-3 文档的保护方式选项

3.4 如果想限制对方对文档进行编辑，但可以进行复制内容。单击【只读】选项，单击【启动保护】，在弹出的启动保护框中输入自定义的密码，单击【确定】，即可启动只读模式。如图3-4所示。

图3-4 启用【只读】保护

3.5 启用【只读】保护后，限制对方对文档进行内容修改，但可复制内容。如图3-5所示。

3-5 内容可进行复制

3.6 想退出【只读】保护模式，在【限制编辑】工具栏找到【停止保护】，输入先前自定义输入的密码即可取消保护文档，如图3-6所示。

图3-6 退出【只读】保护模式

3.7 如果想限制对方不可以对文档进行修改，只允许在文档中插入批注，仅在允许编辑的区域内输入内容。我们可以通过以下步骤，单击【批注】，单击【启动保护】，在弹出的启动保护框中输入自定义的密码，单击【确定】，即可启动【批注】模式，如图3-7所示。

图3-7 启动【批注】模式

3.8 单击【插入批注】命令，在文档想要修改的位置插入批注并输入文字，如图3-8所示

图3-8 插入批注

3.9 如果想要取消【批注】模式，步骤则类似，单击【停止保护】，输入自定义的密码，单击【确定】，即可取消。如图3-9所示。

图3-9 取消【批注】模式

3.10 如果想限制对方对文档内容进行任何修改以及复制，则通过以下步骤，单击【填写窗体】，单击【启动保护】，在弹出的启动保护框中输入自定义的密码，单击【确定】，即可启动【填写窗体】模式，如图3-10所示。

图3-10 启动【填写窗体】模式

3.11 启动【填写窗体】模式后，对方不能对文档内容进行任何修改以及复制，如图3-11所示。

图3-11 不能修改及复制

3.12 想取消【填写窗体】模式跟前面步骤一样，单击【停止保护】，输入自定义的密码，单击【确定】，即可取消。如图3-12所示。

图3-12 取消【填写窗体】模式

结果验证

我们会发现已经对文档内容进行了修订与审阅，如图3-13所示。

图3-13 修订与审阅的效果

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制作成员： 杜智润
排版： 裕新
初审： 正山小种
复审： 二月二

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