信创办公--基于WPS的Word最佳实践系列（邮件合并实现邮件批量发送）

Posted 2023-03-03 正月十六工作室

信创办公–基于WPS的Word最佳实践系列（邮件合并实现邮件批量发送）

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项目背景

在工作当中，我们经常会遇到需要创建大量相同或者类似文档或邮件的批量发送，比如说需要给大量的客户发送批量邀请函，如果对每一篇文档都进行修订，将会花费大量时间。这类文档，它的特点就是每一篇文档的主体内容都是相同的，不同的只是一些客户信息，比方说姓名，称谓，地址等等，而这些客户的信息往往都是存储在信息表或者数据库当中，利用这样的特点使用邮件合并这样的功能，来实现邮件的批量发送或创建批量的文档，可以节省大量的时间。

操作步骤

1. 准备工作：创建主文档及数据源

1.1 创建主文档，一个简易的邀请函,邀请函里面主题内容都是相同的，不同的只是称呼和下方的个人信息需要填写，如图1-1所示。

图1-1 创建主文档

1.2 准备数据源，用XLS工作表将邀请人员的信息放在表格当中，制作成二维表，文件类型为旧版本的（.xls)，如图1-2所示。

图1-2准备数据源

2. 获取数据源：将数据源里内容以域的形式导入word中

2.1 在WPS当中，要实现邮件合并，我们先单击【引用】选项卡，在下方右侧找到【邮件】，如图2-1所示。

图2-1【邮件】位置

2.2 单击【邮件】，进入【邮件合并】，下一步就是要将数据源导入到文档当中。单击左侧的【打开数据源】，选中我们前期准备的【邀请人员信息表】，并单击【打开】，如图2-2所示。

图2-2【打开数据源】

2.3 在选择表格框中，单击【确定】选项，如图2-3所示。

图2-3单击【确定】导入数据源

2.4 完成上述操作后，数据表当中的信息已经以域的方式进入到word当中，如图2-4所示。

图2-4数据源成功导入

3. 插入合并域：将域放置在指定的位置

3.1 当我们想在文档中对应的位置插入对应的信息时，可以用到【插入合并域】，如图3-1所示。

图3-1【插入合并域】

3.2 在开头中“尊敬的”后面插入对应姓名，可以通过以下操作，将鼠标移动到“尊敬的”后面并单击，勾选【插入合并域】选项，在弹出的【插入域】中，单击【数据库域】，单击【姓名】，单击【插入】，会发现在“尊敬的”后面出现“《姓名》”，说明插入成功，单击【关闭】，如图3-2所示。

图3-2【插入域】

3.3 同样的操作，按照上述的操作过程，将对应的信息进行插入到对应的位置，如图3-3所示。

图3-3 将对应的域插入对应的位置

3.4 对结果进行预览，单击【查看合并数据】，发现插入域的位置已经出现了对应的信息，如图3-4所示。

图3-4【查看合并数据】

3.5 查看其他的数据，单击【下一条】，文档中插入域的位置发生切换，如图3-5所示。

图3-5 单击【下一条】切换

4. 完成编辑或者批量发送

4.1 单击【合并到新文档】，将每一个文档放在空的文档上，单击【全部】，再单击【确定】，如图4-1所示。

图4-1【合并到新文档】

4.2 此时会发现在WPS上方新建了一个文字文稿，每一个人的记录都在相应的一页，有多少个人的信息就有多少个页面，如图4-2所示。

图4-2新文本文稿

4.3 如果要将邀请函发送出去，前提是我们的数据源里面有邮箱信息并且电脑有安装Outlook。单击【合并到电子邮件】，在对话框中，将收件人选择为【邮箱】，主题行自定义“培训邀请函，邮件格式根据个人需求选择格式，单击【确定】，如图4-3所示。

图4-3【合并到电子邮件】

结果验证

我们会发现，我们已经实现了邮件合并和邮件批量转发，如图5-1所示。

图5-1 邮件合并和邮件批量转发的效果

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制作成员： 杜智润
排版： 裕新
初审： 正山小种
复审： 二月二

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