适合中小团队办公协作和沟通的工具都有哪些？

Posted 2023-05-04

参考技术A

其实国内外现在都有许多不错的协同平台，但大小不一的团队，不同的工作流程，各式各样的需求，都会影响团队应该选择什么样的平台，所以一定要选择适合自己的。

我现在做的氢协作的任务板块非常的强大和便捷。任务能帮助企业、部门和个人管理企业的各项事物，可以很直观看到这个项目的实时动态和进度。每一项任务从产生到归档都有清晰的记录，老板能快速高效的决策，员工间也能更好更明确的配合。

任务管理

脑图

是一款易用性很强的软件。快捷的一键展开和关闭节点，快速记录思维，支持快捷键。绘制的思维导图以结构化的方式来展示具体的内容。包含了各种直观、省时的功能以协助您减轻繁忙的日程，同时也将让你所做的一切都添加了一份创意。

考勤管理

支持WiFi、外勤、定位、蓝牙、微信摇一摇、电脑六种考勤方式，员工进入公司即可自动识别，告别传统考勤。增加外勤轨迹，出差人员记录一目了然。关联请假、考勤排行等流程，自动生成考勤报表，为企业管理层高效管理提供强大精准的数据保证。

拉客宝

这是一款专门为商家制定的一款拉客软件，客户出现在店铺周边时，平台自动向周边的客户发送信息或联系客户，进行拉客。

其实适合中小团队办公协作和沟通的工具有很多哈，但是不同的工具侧重点不一样，帮助解决的问题也不同，下面推荐一些工具给大家参考！

1、轻流

旧的团队协作系统太难用，功能更新不及时，导致团队成员工作效率低下，同时影响业务发展速度？重新开发新产品耗费人力财力，无法及时完成？
推荐轻流，它是一款在线业务流程搭建工具，使用该工具可以创建应用表单进行信息收集、设计流程引擎搭建业务流程管理、添加成员协作进行协同管理和对获取的数据进行数据分析。企业管理中涉及的人力资源管理HRM、客户关系管理CRM、项目管理PM、售后管理等等，都可以使用轻流来搭建相应的管理系统。

2、石墨文档

同事之间用WPS或者Word编辑文档， 将自己写好的东西发送给下一个人继续编辑，一旦面对涉及人员较多或修改频繁的情况，就会产生无限麻烦，容易造成混乱。该怎么办？

石墨文档可以解决这个问题。石墨文档是一个可以添加成员，共享文件，同时多人可在线编辑的小工具，石墨的自动保存功能让用户的文件不会出现误删的情况。支撑建立文档和表格以及文件夹，这个中小型企业可以使用，有些文案编辑以及数据管理，可以在上面协作使用。一人编辑后将链接共享给大家，每一位点开链接的成员都可以同时在线编辑，实时保存，方便协作和沟通。

3、有道云笔记

有道云笔记是网易旗下的有道推出的个人与团队的线上资料库。有道云笔记采用了增量式同步技术，即每次只同步修改的内容而不是整个笔记。“三备份存储”技术将用户的数据在三台服务器上进行备份存储，这样即使有1-2台机器发生故障也能有效保障用户数据的安全性和稳定性，该技术还便于未来系统存储规模的扩大和数据处理能力的提高。

4、Slack

Slack 是聊天群组 + 大规模工具集成 + 文件整合 + 统一搜索，是一款堪称邮件杀手的企业内部沟通协作工具，它的目标是将公司内部所有沟通方式整合到一个地方。有即时通讯功能，可以和团队成员直接沟通。

5、钉钉

钉钉是阿里巴巴集团专为中国企业打造的免费沟通和协同的多终端平台，支持手机和电脑间文件互传。有强大的通讯、视频会议、考勤、审批、日志等功能。另附丰富的第三方应用（例如文章开头提到的轻流，就可以在钉钉中使用），可以协助企业完成其他的办公管理工作。

无论大团队还是小团队，在协同办公上面都是有需求的。而不同企业、不同行业，可能需求也会大不一样。光是协作办公软件类型就有：看板类/文档类（笔记类）/IM通讯类/云盘类等等系列，这里就不一一介绍了，推荐一个功能强大的工具：云竹协作

至于为什么推荐，可以一起来看看：

1.项目创建和管理（协作协作类）

可其实创建项目，项目下面可建立不同任务（填写名称、描述、起止时间、参与人），分配到不同成员，责任划分，清晰自己的个人项目。

2.项目进度管理（任务看板类）

提供数据分析任务看板，所有任务都可查看进度，方便管理协调

3.人力资源分析

随时可查看员工的任务比重，合理化的行政管理

4.在线交流讨论（IM通讯类）

成员可自由交流讨论，不必几个工具来回切换，随时随地在线沟通

5.文件储存共享（文档类）（笔记类）

提供海量云盘存储，成员可进行下载以及共享。对于重要文件，也可设置共享状态（公开/私密/只读），保障文件安全性。PS：文档可在线进行编辑，支持Word/Excel/PPT

6.项目动态分析

对于项目的一些动态，也需要进行记录，什么时间/什么人/做了什么/，项目一切清晰明了

7.客户参与

作为新时代的协作工具，不仅需要的是企业内团队的协作，更需要的是与客户的交流，独有客户协作功能，可授权客户通过客户账号登陆专属页面，及时了解项目进展，并根据项目需要在线提供相关文档及配合。

云竹支持PC/移动端同步，这样外出办公也很方便，而且在现阶段云竹是免费使用（至于为什么不收费，我也不知道），有这种福利使用就行了。

适合中小团队的协作和沟通工具很多，但不同的产品侧重点是不一样的。针对文件云协作，我来说一下云盒子企业云盘的使用感受。

我用云盒子企业网盘应该有5年了吧，虽然云盒子被定义为企业网盘，但跟我们日常中接触到的网盘不太一样，除了基本文件的存储、共享功能，还有非常广泛的管理、协作功能。例如：

这也只是前台的部分功能，在后台管理，你可以：

功能丰富性

功能丰富常常会给你带来惊喜。例如本来你只想实现员工禁止下载文件，防止文件外泄。但云盒子能提高你对企业文件的安全感，从活动记录中，可以随时查看人员在云盘的文件操作情况，每天都有哪些人访问了哪些文件，或者从文件的角度，在文件日志查看这一份文件在什么时间，被谁做了哪些操作。

产品易用性

有时候为了提高工作效率，解决某些需求，我们付费购买这类办公软件，但如果产品不易用，不好用，员工不爱用，反而适得其反。云盒子文件列表类似Windows资源管理器，也提供虚拟盘（系统K盘），访问共享文件非常便捷，其他功能不经过任何培训也能快速上手，减轻企业IT部门的内部推广负担。

虚拟盘：

服务专业性

云盒子根据企业自身的需求提供产品功能方案、部署方案、售前售后都让人省心，反馈问题响应及时，通过远程迅速解决。

大概这样，很多协作工具并不分企业的规模，能完美满足自己的需求，又能提供超出预期的服务，那就是最好的了。

石墨文档

同事之间用WPS编辑， 将自己写好的东西发送给下一个人继续编辑，一旦面对涉及人员较多或修改频繁的情况，就会产生无限麻烦，容易造成混乱。该怎么办？

石墨文档可以解决这个问题。石墨文档是一个可以添加成员，共享文件，同时多人可在线编辑的小工具，石墨的自动保存功能让用户的文件不会出现误删的情况。支撑建立文档和表格以及文件夹，这个中小型企业可以使用，有些文案编辑以及数据管理，可以在上面协作使用。一人编辑后将链接共享给大家，每一位点开链接的成员都可以同时在线编辑，实时保存，方便协作和沟通。

有道云笔记

有道云笔记是网易旗下的有道推出的个人与团队的线上资料库。有道云笔记采用了增量式同步技术，即每次只同步修改的内容而不是整个笔记。“三备份存储”技术将用户的数据在三台服务器上进行备份存储，这样即使有1-2台机器发生故障也能有效保障用户数据的安全性和稳定性，该技术还便于未来系统存储规模的扩大和数据处理能力的提高。

Slack

Slack 是聊天群组 + 大规模工具集成 + 文件整合 + 统一搜索，是一款堪称邮件杀手的企业内部沟通协作工具，它的目标是将公司内部所有沟通方式整合到一个地方。有即时通讯功能，可以和团队成员直接沟通。

钉钉

钉钉是阿里巴巴集团专为中国企业打造的免费沟通和协同的多端平台支持手机和电脑间文件互传。有强大的通讯、视频会议、考勤、审批、日志等功能。另附丰富的第三方应用，残缺项目管理、任务管理功能。考勤功能支持软件+硬件。

MUST

团队合作，沟通是关键，MUST是款专注团队协作，信息同步，交流分享的实用工具。

MUST是一款专注团队协作的移动软件。通过群组的文档、任务、报表、上报等应用，实现团队组织的实名沟通、工作协作、任务追踪、资料归档、工作汇报等功能。此外，内置新闻客户端、考勤签到、快递管理、企业服务号等系统，也能解决企业管理等问题。

轻流

团队成员效率低下，领导为琐事烦扰？旧的系统功能更新不及时，影响业务发展速度？重新开发新产品耗费人力财力，无法及时完成？

轻流是一款在线业务流程搭建工具，使用该工具可以创建应用表单进行信息收集、设计流程引擎搭建业务流程管理、添加成员协作进行协同管理和对获取的数据进行数据分析。可以应用到不同的场景中进行使用，可针对企业领域的流程协作，减少重复劳动。

　　 钉钉

大名远扬，到处都是它的广告，你肯定听过。

　　优点：基本免费;功能全面较多，你需要用到的大部分功能它都有，并且还会越来越多

　　缺点：上下级管控性太强，已读回执、Ding一下反人类，员工不一定爱用;前身似乎是阿里的来往，本质上就一IM工具，大部分功能第三方接入，如任务这块是Tower团队做的，各个环节之间使用体验存在断裂，并且Tower的任务太简单了点，基本就是个Todo list，没有服务可言，软件使用自己琢磨。

　 　明道

国内做协作这块比较早的，但广告较少，曝光量不高。

　　优点：设计理念偏西方，透明扁平那套，如果你的团队能接受这样的，绝对比传统模式效率更高，团队氛围更好;工作流各环节功能完善，该有的都有，产品颜值比较高;工作人员一对一服务，部署培训、网络搭建等等都由他们负责，有时候还带有点管理咨询的意味;

　　缺点：免费版本功能受限，需要彼此加好友;缺少视频会议这样的功能，需要借助第三方产品;

　　今目标

　　挺老牌的，但是曝光同样不是很多，总有种low的感觉。

　　优点：免费(部分);功能较全;

　　缺点：太丑，总有种上个世纪的传统软件的感觉，点开一堆菜单点开一堆菜单的;功能结构比较乱;

　　 纷享销客

一个不知道在想啥的公司，之前做CRM，后来想做协作，再然后又去做CRM了。

　　优点：基本的功能都有吧，CRM功能上述几个软件都需要在它们的平台上用第三方软件;如果你的团队销售有一定规模，用这个算是比较合适吧，不用再买套CRM。

　　缺点：功能结构也是比较乱，项目管理偏弱，协作这块没有什么特别的优势。

　　其他的还有：

　　 泛微OA： 工作流比较强、可以搭建出任何复杂流程，正因为如此，整体操作可能会繁琐一点

　　 致远OA： 知名离不开用友，和财务集成的资源及优势可想而知，但是对于无缝集成效果不是很强

　　 i人事： 公司人事管理

　　 简道云： 可以用它来搭建个性化管理应用如OA、CRM、进销存等

　 　刻度嘟嘟： 专注餐饮运营管理APP，餐饮检查体系、针对性强做的很垂直，不能全行业使用。

每个工具的功能侧重点不同，每个公司的实际使用场景又所不同。建议根据实际情况先梳理一下现在优先级最高需求。

如果是沟通类的，可以考虑企业级的即时通讯产品。

如何选择企业即时通讯产品？

现在市面上企业级即时通讯产品根据服务端运维方不同分SaaS版和私有部署版。

有度即时通—— 打造企业私有的高效工作交流平台，欢迎政企单位体验使用！

个人觉得对于中小团队来说，在选择工具要秉承的原则是：简单易用，方便新员工学习，平台支持性好、性价比高、安全。

一、邮件——Gmail

二、待办清单——奇妙清单

三、客户沟通——Skype

四、IM——微信

五、CRM——自建

六、协同办公和文件备份共享——一粒云

假如还涉及开发的话：

代码管理——Bitbucket

开发任务分配——JIRA Software

这是一款功能全面、 支持开源 （提供100%源代码）、 私有化部署 （并支持SaaS模式与PaaS模式）、 支持二次开发 的企业在线文档。

产品介绍及推荐理由：

企业文档是“软开企服”推出的一款私有知识管理产品，其用于个人笔记、团队协作、知识沉淀，团队协同与知识沉淀，适合作为【个人笔记】、【办公文档】、【专栏博客】、【项目文档】、【官方文档】、【企业知识库】、【内容论坛】来使用。

功能介绍：

便捷操作：像书架一样的知识库的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。

完善的权限体系：组织、部门、菜单、角色、等权限体系，更加适合于企业管理

高效协同，支持团队管理，提供所有者、管理者、成员、普通游客等多种角色控制信息分享范围

支持多种文档：富文本、脑图、在线表格、画图等等。。。

企业文档定位与公司级产品， 核心特色 是：

私有化部署 ：提供容器化部署方案，支持公有云、私有云的多种模式

代码开源： 目前开源的代码在gitee、github等代码托管平台开源，项目名称

扩展性强： 底层采用spring cloud 的基础框架，可以扩展海量并发，并且目前除了知识库，开发团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用

支持多种模式 ：支持多租户（SaaS），也支持单租户（PaaS）模式，后端自主控制

Gitee开源地址：https://gitee.com/software-minister/jvs-knowledge-ui

私有化文档的优势：

安全性，2019年微盟删库事件、滴滴私有数据事件、酒店开房信息泄露事件，说明信息安全非常重要，私有数据最好自主可控

成本低，10个用户以内，SaaS在线文档免费，10-20个用户以上文档的价格相差不多，20个用户以上，则私有化部署成本更低

定制化，企业信息化的重点是把业务在线实施，企业数字化转型则是将各个信息化的价值信息有机的整合起来，那么在系统的扩展性上，私有化部署的扩展性远远高于SaaS产品，例如文档的申请查阅需要流程审批，那么现在的SaaS系统很难支持这种类型的问题。

全开源，无忧企业文档是开源项目，那么在自主可控性上，和业务扩展性上都没有任何限制。

使用地址：http://knowledge.bctools.cn/

无忧文档目前版本1.3，下一个版本更新，会逐渐调整以下功能：

除了上述的功能，我们接下来还将逐步开源 “项目任务管理”、“私有化的视频会议”、“企业内部管理系统”等等一些企业级应用PaaS产品。

我是“软件部长”，专注分享一些有价值的项目、实现方案、开发工具、学习资源等内容。希望能与大家共同学习交流。

团队协作软件推荐使用可量化的团队协作软件Workless，为企业提供项目管理、任务管理、数据管理的同时，并提供量化协作的能力， 通过积分体现量化的价值，方便进行横向和纵向对比，为企业管理提供数据依据， Workless为企业在不同场景的应用提供了丰富的协作模版。功能主要有：

从创建项目、到实行，是项目从开始到结束的定义。其执行过程可根据项目场景调整阶段状态，实现项目流程自动归纳，项目进度有条不紊。

项目管理应景而创建是Workless进行项目配置的主要解决痛点。项目创建根据场景类型设置任务类型、任务分组规划为项目阶段、配置应用以及功能组件。

基础设置

项目基础设置，项目管理人可以此为基础创建项目模板。二次类似项目创建直接调用已设置的项目模板即可。快速确立项目启动战略

任务设置

任务设置可根据项目创建场景对项目任务进行任务类型、工作流程、任务完成情况标准化设置、依据管理需求是否抄送他人。酌情开启任务量化功能。

任务分组

项目基础设置，项目管理人可以此为基础创建项目模板。二次类似项目创建直接调用已设置的项目模板即可。快速确立项目启动战略

项目应用组件配置任务

任务是项目启动管理的核心功能，有序的任务流分组可以明确的把控项目整体开展事项。按项目流程节点进行战略调整，提高任务可控性。

任务协作 遵循PDCA

PDCA循环的含义是将质量管理分为四个阶段：Plan—Do—Check—Act。

分别解释如下：

P (plan) 计划

D (Do) 执行

C (Check) 检查

A (Act)处理

数据协作

为企业提供客户、商机、产品、订单、招聘、采购、库存等多种数据表单管理功能，企业可以根据自己的需求自由选择是否开启某个数据模块。

积分量化

通过积分体现量化协作创造的价值，方便进行横向和纵向对比，为企业管理提供数据依据。 积分可多维体现工作状态，自定义设置积分标准，以企业制定多项积分考核，给予企业可靠的员工积分可供参考。

文档协作

文件管理是线上协作的关键助力，企业网盘为企业提供专属的线上文件储备空间。支持协作的文件共享、上传、下载、更新，让协作共享更便捷。

企业管理后台

后台管理，方便管理角色进行应用管理、组件配置以及任务、项目流设置。可以在每一个层级进行权限的精细控制，保障配置内容的多样自定化。

有哪些好用又安全的团队协作软件？

参考技术A

其实产品好不好用主要取决于产品和自己的工作是否匹配，不过说到安全方便，我比较喜欢私有化部署的产品，数据只有自己管控才是最安全的。这里推荐无忧·企业文档。它支持 开源 （提供100%源代码）、私有化 部署 （并支持SaaS模式与PaaS模式）、支持 二次开发 的企业级在线文档。

私有化文档的优势：

安全性 ，2019年某盟删库事件、某滴泄露基础出行数据、2亿国内用户信息暗网出售、酒店开房信息泄露事件，说明信息安全非常重要，私有数据最好自主可控

成本低 ，10个用户以内，SaaS在线文档免费，10-20个用户以上文档的价格相差不多，20个用户以上，则私有化部署成本更低

定制化 ，企业信息化的重点是把业务在线实施，企业数字化转型则是将各个信息化的价值信息有机的整合起来，那么在系统的扩展性上，私有化部署的扩展性远远高于SaaS产品，例如文档的申请查阅需要流程审批，那么现在的SaaS系统很难支持这种类型的问题。

远程维护，两个项目都提供远程的人工运维服务。

全开源 ，无忧企业文档是开源项目，那么在自主可控性上，和业务扩展性上都没有任何限制。

产品功能介绍：

登录界面，干净清爽（支持多模式用户登录，微信登录、账号密码登录、也可添

加其他登录方式）

在线编辑，协同办公 ：可多人同时编辑，目前是各个大小企业办公中必不可少的功能，协同办公

在相同成本的情况下，大大的提高工作效率

便捷操作：像书架一样的 知识库 的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清

晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。

完善的权限体系：组织、部门、菜单、角色、等权限体系，更加适合于企业管理

高效协同，支持团队管理，提供所有者、管理者、成员、普通游客等多种角色控制信息分享范围

支持多种文档：富文本、脑图、在线表格、画图等等。。。

简单好操作的文本编辑器

功能丰富强大的在线表格，你想要的功能都有

清晰极简的脑图编辑

协同办公，提升团队效率

组件超多的流程文档编辑，支持自动瞄点

强大的文库搜索引擎，轻松查找任何文档，任何内容，更加方便

多种应用扩展，更加轻松便捷

安全的信息分享，多种分享方式，密码分享让信息更加安全

产品核心特色：

私有化部署 ：提供容器化部署方案，支持公有云、私有云的多种模式，满足不同场景需求，私有

才是安全的。

代码开源 ，目前开源的代码在Gitee、github等代码托管平台开源，100%源码开放。

扩展性强 ，底层采用spring cloud 的基础框架，可以扩展海量并发，并且目前除了知识库，开发

团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用。

支持多种模式 ：支持多租户（SaaS），也支持单租户（PaaS）模式，后端自主控制

无忧文档目前版本2.1.2，下一个版本更新规划：

demo环境：http://knowledge.bctools.cn/

开源地址：https://gitee.com/software-minister/jvs-knowledge-ui

有档期啊，好多明星也在用，团队工作效率确实提高了不少，最重要的是它有实时监控功能，任何改动都会第一时间提醒到团队每一位成员。

1.smallPDF

一款功能全面的线上 PDF 工具。有网的地方就有文件，有文件的地方就有乱七八糟的格式。试过很多转换器，限制文件大小，没有会员就超级慢速，转换出的的文件质量参差不齐……smallPDF对新手特别友好，就喜欢傻瓜式操作一站到底。

2.iSlide

一款非常火的PPT插件，可以用来拓展PowerPoint软件自身难以实现的功能，可能经常做PPT的人都知道。对于很多新用户或者小白用户，会有相见恨晚的感觉。如一键统一字体、段落；批量删减文本；图文一键对齐；PPT配色自动载入；PPT长图。

3.蓝湖

蓝湖是一款高效的产品设计协作平台，它无缝衔接产品、设计、研发流程，降低沟通成本，缩短研发周期，大大提高了大家工作效率。它支持市面上所有的设计文件的导入导出，一个链接就可以在线浏览设计稿和原型图，同时它保留了所有 历史 版本，便于信息沉淀和查找，自动生成更新记录，改动一目了然。

4.iconfont

iconfont是阿里妈妈MUX倾力打造的矢量图标管理、交流平台。设计师将图标上传到iconfont平台，用户可以自定义下载多种格式的icon，同时支持将图片转换为字体，便于前段工程师自由调整与调用。

workless可量化的任务协作软件，通过积分来衡量每个任务的任务量、难度和完成质量，最终合理量化每个协作创造的价值是workless的核心思想，诠释了精准协作创造价值的理念，适合中小企业或者成长型企业使用，而且很安全。

功能如下：

一、任务管理

1、任务分为四个优先级，其中A优先级的任务有时效性考核要求，如超时会根据扣分配置产生连带（连带上级）扣分；

2、一个任务的角色包括发布人、执行人、验收人，其中执行人可以是多人，也可以在任务执行过程中指派新的执行人协作

3、预估任务量是最终验收获得积分的重要依据，发布任务时需要客观评估该任务的任务量，并尽可能精准。

4、任务执行获得的积分=日基础分*难度系数*完成质量*任务量，其中难度系数、完成质量由验收人根据沟通和经验主观评定

二、任务的量化评分

2、执行人交付任务时提交执行任务的耗时，耗时是单独做该任务所花费的时间，不是时间流逝的长度。耗时是验收人最终核准任务量的参考；

3、验收人主观评定难度系数和完成质量，并根据执行人提交的耗时和发布人填写的预估任务量最终评定核准任务量，核准任务量应倾向预估任务量，适当参考执行人耗时，此后分数将自动计算出。

三、项目全局管理

1、项目进度的全局管控，清晰显示项目包含的任务、动态、文档、文件和进展；

2、在线创建项目文档，多人协作编辑查看；

3、共享项目文档，并进行动态管理

4、关键的项目讨论留痕，提升参与者对项目的信息对称程度

四、通过积分量化任务

积分是执行任务产生成果的量化体现，workless提供积分管理工具，对任务、汇报等成果进行统计，形成积分排名，为团队管理者提供数据依据。

workless适应不同的行业，30+行业在使用workless解决工作中的团队协作问题、任务管理问题、项目协作问题。