【沟通管理之三】向上管理

Posted 2023-05-10

参考技术A 向上管理是一种通过有意识地配合和改变工作方法，从而实现影响上级领导判断和决策的过程。做好向上管理，可以为公司、上级和自己3个方面带来最好的效果。向上管理是为了发挥上级的长处，避免上级的短处，从而达到规避上级的短板风险，让团队走的更远的目的。和上级建立良好的工作关系，主动获取诸如权力、时间和宽松的环境等资源的支持，就能获得积极的工作心态、发挥主观能动性，从而提升工作效率。

对上级进行“管理”，汇报工作是一种主要的方法。汇报工作是让上级了解工作情况、工作态度和工作能力的途径。20%的事情决定了你向上管理80%的效果，这20%的事情就是有效的汇报。因此这篇文章先从分析领导的类型开始，然后介绍如何根据不同类型的领导开展汇报工作，最后介绍写工作汇报的技巧。

1. 了解你的领导

你应该去适应上级，而不是让上级去适应你。我们先来学习一下4种领导类型，再结合后面要学习的具体方法和技巧做好工作汇报。

1.1 支配型领导

行动力强、以结果为导向并善于解决问题，这种工作风格的领导属于支配型领导。这类领导具备直接了当、控制一切和独断专行的性格特征。和支配型领导共事，在沟通上，要注意采用以“事”为主，在乎“结果”、“效率”和“成本”等的策略，明确计划和问题，最好能展现每个方案的成功率、效率和利弊。支配型领导希望得到下属的尊重和服从，他们不轻易信任他人，只有通过长时间优秀表现来获得认可。反过来，他们也存在控制欲太强的问题，容易导致下属主动性不足，影响团队发挥集体创造力。

常用汇报句式：

应该如何做

下一步目标是什么

如何达成结果

1.2 授权型领导

充分信任下属、让下属放手去干，需要下属及时汇报他们才会给出反馈，是授权型领导的工作风格。这类型的领导喜欢思考，有洞察力且坦诚爱沟通，热衷表达自己的看法。和授权型领导共事，要做到主动汇报，及时征求他的意见并获得反馈。下属要积极展示想法和观点，但不要不懂装懂。也不要事事都找他，关键节点做好汇报就好。如果手下能力强、忠心耿耿，授权型领导往往能够激发团队活力，提升生产力；但如果下属自驱力不强，能力没那么厉害的话，这种工作风格就容易让下属摸不着方向，成长缓慢。

常用汇报句式：

你怎么看这个问题

我们可以做到什么

我还有另一个思路

1.3 友善型领导

友善型领导随和平等，想象力丰富但行动力不足，不够果断。但喜欢影响他人而不是掌控他人，十分乐意下属找他们倾诉，他们往往是职场中比较受欢迎的一类领导。和友善型领导共事时氛围很好，但有时让团队执行力不强，效率不高。他们想象力丰富，乐于听取意见，但忽视细节，缺乏行动力。因此要积极向他们汇报并善于倾听他们的意见，汇报中可以谈及人和感受。要充分表达对他们的喜欢和信任，让他们感受到自己的影响力。但在汇报工作过程中也要注意促使领导聚焦，向他明确需求与产出，从而推进事情进展。

常用汇报句式：

我有几个方案，可以确定一下吗

大家心情感受……

有你真好

1.4 稳健型领导

稳健型领导谦逊稳定，乐于支持下属，但不善表达，有时会过于拘谨。他们比较注重程序与逻辑性，喜欢简洁、有重点、有条理的表达。只要有理有据，他们非常乐于听不同意见，愿意接受批评，但不太擅长除工作外的沟通，不会营造愉快气氛。和稳健型领导共事，要注重程序和逻辑，讲究细节。因为他们重视思考和分析过程，喜欢精确，所以汇报工作时要提供详实的说明和数据。

常用汇报句式：

这是可以支撑的数据

在这几个条件的限制下

我是这么分析的

2. 避免沟通汇报的误区

“缺乏主动汇报意识”、“汇报思路不清”、“只说好消息”、“缺乏说服力”和“忽视反馈”，是沟通汇报中常见的误区，我们一定要注意避免这些误区。

为着自己、企业和工作本身负责，就一定要建立主动汇报的意识，因为主动汇报是你的工作职责。支配型领导会主动来找你，也许你用不上主动汇报，但其他3种类型的领导会对不主动汇报的行为有想法，进而容易产生上下级之间的隔阂：是出了无法解决的问题？还是眼里就没我这个上级？

内容杂乱无条理，或者内容琐碎无重点。这种思路不清的汇报是所有类型的领导都难以忍受的。直接导致辛辛苦苦汇报一通，完全没有达到预期效果不说，还让人对你印象大打折扣。后文会大量介绍有助于进行条理清晰地汇报的各种技巧和方法。

职场中另一种危险的情况是报喜不报忧。只说好消息，认为说坏消息会破坏领导对自己的信任，因此对坏消息隐瞒不报。等问题变得一发不可收拾的时候，让领导来收拾烂摊子，以后领导就真的完全不会信任你了。不要觉得这件事以前发生过，很好解决。以前能够顺利解决的事情，不代表这次也能顺利解决。不要想当然地代替上司做决策，凡事谨慎一些不会错。即便是上级说了没有重要的事情就不要麻烦他，但判断是否重要的标准掌握在上级手中，因此还是要主动汇报。不要因为自我感觉熟悉所有事情，就产生轻视心理，危险往往就是在这个时候产生的，盲目自信会导致没有认清问题背后真正的原因。不要因为担心失去上级信任就不敢说问题，让下属失去信任的是对领导隐瞒不报，不要有暴露问题就是显得自己无能的想法，采取合适的方式汇报问题会让上级对你更加放心和信任。

因为缺乏证据与数据的支撑，导致沟通汇报缺乏说服力，这对于稳健型和支配型的领导是完全不被接受的。要注意结合后文介绍的技巧和方法进行更有效的汇报。即讲事实、讲逻辑，论点和论据清晰，并注意结构化表达（还记得金字塔原理和SCQA表达框架吗？）。

最后一种沟通汇报的误区是忽视反馈，即忽视了沟通是双向信息传递这样的事实。良好的沟通是双向沟通，要注意领导的表情和体态，记录他给你的反馈意见。汇报时要注意停下来，倾听领导反馈，观察领导反应，及时修正沟通中的误差。

3. 汇报工作的方法

做好工作汇报，知道要汇报哪些内容很重要，建立事前、事中和事后的全流程管控机制，把握汇报的时机更重要。汇报前做好准备，能够为工作汇报打好基础，而写好工作总结能够在现有的基础上百尺竿头更进一步。现在让我们来看一看这4个部分的主要内容。

3.1 要汇报哪些内容

“进度”、“需求”、“业绩”、“意外和困难”、“建议和规划”是需要汇报的5个内容，要建立成工作机制，做到常规化和习惯化。进度有了新进展就要及时汇报。如果进度比较顺利，就按照既定节奏汇报；如果不顺利，则及时反馈汇报。如有必要要提前汇报申请延期，并说明延期原因和延迟时间。如果有申请人力或物力来支持工作的需求，要向上级汇报。汇报需求是你的义务，是否同意是上司权力。如果上司不同意 ，寻找其他办法。业绩已完成，直接汇报即可。业绩没有完成的情况下，要汇报一下：业绩目标是多少？目前实际完成了多少？还差多少没有完成？没有完成的原因是什么？问题是否能解决？预计完成的时间是多久？出现意外和困难，遇到困难和问题也要及时汇报。遇到突发意外情况时第一时间汇报，任何时候不要隐瞒你遇到的困难，特别是不要期望自己能默默解决。一方面，上级有知情权。另一方面，问题不要直接扔给自己的上级，要展示自己对问题的思考，但是自己没有把握，需要领导的协助。汇报对现有工作情况的改善意见，这类工作上新的建议和规划，要把提出建议的原因描述清楚。说清楚建议和它能带来的好处，做到不盲目汇报。

举例：

进度：顺利/不顺。关于XX工作，目前工作进度是XX，已经完成XX，还未完成XX，计划在XX之前完成，您看可以吗？

需求：需要物力/人力。关于XX工作，目前我需要XX，你看能不能帮我协调。若领导询问原因，再表述原因

业绩：业绩达标/不达标。这个月的业绩目标是XX，完成了XX，离目标还有XX，没有完成是因为XX，这个问题以后将XX，这样解决，您看行不行？

意外和困难：困难/问题/意外情况。关于XX工作，目前出现了一些意外情况，这个情况是XX，我能想到的解决办法有XX，您看怎么解决？

建议和规划：我对XX方面，有了一些想法，产生这个想法的原因是XX，我的想法是XX，能够起到的作用是XX，您看怎么样？

3.2 把握时机汇报工作

在工作中要建立好事前、事中和事后的过程管控机制。事前做好计划，对于不确定要不要做的事情，若无判断标准，先去找标准；若有判断标准，则汇报工作计划。对于已经决定要做的事情，若无具体方案，则明确目标，去找方案；若有具体方案，则汇报工作计划。汇报工作计划要展现责任感，具体方案是什么？为什么是这个方案？可交付关键结果是哪些？方案的排期和分工是什么？做好风险与预案。

事中监控进度，主要就是汇报工作进展，汇报工作进展要展现出你的主动思考能力。要将重要发现、关键结论和阶段性成果汇报给领导，体现自己对待工作的积极态度和不断提升自己的过程。遇到突发问题需要处理时，要先有自己的想法和主见，再请示解决办法。最好是提供一个或多个你认为的最佳的选项，让领导做选择题（而不是思考题），并在必要的时候向领导申请时间、人力和财物等资源。

事后汇报总结。如果项目失败了，要找到问题的原因，然后汇报工作总结。如果项目成功了，汇报工作总结则主要是展现出过去的成绩和未来的潜力。工作总结不仅仅是回顾，还是下一步行动的指导，这是工作总结的重要意义。上级要做战略决策，你的汇报要能帮助他对未来做更加正确的决定。上级更感兴趣的是你的工作总结是否能为他提供一线工作的不同视角，所以更加看重工作总结是否能给工作赋予意义，是否能总结出可复用的经验。关于如何写好工作总结，后文还会给出一些建议性指导。

3.3 汇报工作前做好准备

要搞清楚自己汇报的目的，是汇报工作计划，还是进展，还是总结。了解领导喜欢的沟通风格，根据沟通风格汇报工作。可以根据情况综合利用多种汇报方式：

及时消息汇报：向上级通知和同步一些比较简单的信息

当面口头汇报：重要一些的工作当面口头汇报，进行双向沟通

书面文本汇报：复杂一些的信息通过书面文本的方式进行汇报

汇报内容要满足“主题清晰”、“重点优先”和“结构化表达”的重点。主题清晰是指：

不能是原因，而是结论

不能是过程，而是结果

不能是细节，而是全局

不能是问题，而是措施

要以结构化表达的方式先讲紧急的、重要的、和上级利益密切相关的重点。结构化表达的重点仍然是前面提到过的金字塔原理和SCQA表达框架，但是要根据情况随机应变。如果只有几秒钟，就只说结论；如果有1分钟时间，就讲出大类；如果有3分钟，就补充论证类比。

金字塔原理：

结论先行

以上统下

归类分组

逻辑递进

强化结论

SCQA模型：

背景

冲突

问题

回答

最后，要根据预期的汇报结果做好反馈。如果从上级得到的是正面反馈，表示继续努力即可。如果从上级得到的是负面反馈，如果上级批评的对，就虚心接受指正和批评，努力改正；如果觉得上级反馈不合理，要据理力争，用恰当的方式和上级沟通，说服他认同你的观点。

3.4 如何写工作总结

写工作总结不是记流水账。工作总结的重点在于经过思考后写出深度，把感性认知上升到理性的规律性的总结，展示自己的工作能力和思考能力。关于工作总结的内容，主要是贡献、挑战和思考。首先是展示贡献，都做了什么，这些工作有什么意义。然后是挑战，遇到了什么挑战，采用了什么解决问题的方法。最后是对工作的思考，思考以后要怎么做，如何改进。为了快速写出工作总结，可以按照下面的模板，构建自己的项目/季度/阶段性总结，或者年终总结。

项目/季度/阶段性总结模板：

首段：最重要的工作成果是什么

具体工作成果

问题和挑战

过程中遇到哪些问题和挑战

问题是如何被解决的

下一步策略

可以继承的经验总结

对接下来的工作的思考

年终总结模板：

工作成果

首段：最重要的工作成果是什么

展示具体工作成果

完成项目

提升自身技能

开拓创新领域

培养优秀人才

提出被采纳建议

评估自己的成绩

对内比较

OKR目标/KPI指标

纵向比较：和去年比

横向比较：和其他同事比

对外比较

竞争对手

行业标准

问题和挑战

对问题和困难的反思

挑战背后的机遇

下一步策略

可以继承的经验总结

对接下来工作的思考

向上沟通

开发一个项目，一般会经过以下几个流程，项目拆分与排期，项目执行，项目沟通，以及贯彻这几个流程中的项目风险管理。

而今天，我们要说的就是项目沟通。项目沟通一般分为，向上沟通，团队内部沟通，以及团队间合作沟通。

先来说说，向上沟通。

来看一个案例：

小A是刚刚工作不久，没什么实战经验的新员工，这一天领导B让小A去分析一下App的性能，由于这款收集了很多关于性能问题的反馈，所以领导B就将该任务分配下去了。小A接到任务，由于自己没什么经验，花了很多时间，看网上的博客，学习。终于找到了一篇可行方案，按照这个方案，小A做出了一份图文并茂的详细报告，并以邮件的形式发送给自己的领导。

领导B收到邮件，看到了图文并茂的报告邮件，心理上对小A的努力和认真做了肯定。但是，接下来，领导却发现，怎么也找不到结论。满屏的数据，看的眼花缭乱。看完邮件，领导最终却没有得到自己想要知道的内容，最终小A做了吃力不讨好的事情？

那么我们来分析一下小A的优点？

（1）      工作认真，有干劲

（2）      响应速度快

那么我们再来分析一下，小A的缺点，为什么最后这件事却变成了吃力不讨好的事情呢？

         小A其实并不了解领导真的想要什么。相对于详细的报告来说，领导B更想要的是结论性的内容以及解决方案。可是小A的邮件并没有告诉领导，是什么造成了app卡顿，这些原因中，那么造成的影响最大，解决方案是什么。

         要知道，我们的领导可能不是技术出身，可能看不懂你的数据报表，或者压根就没时间看，没时间去分析，他想要的仅仅是一个结果。

通过以上案例，向上沟通，我们应做到:

1.      任务开始时：主动向上澄清

（1）      任务发起的原因

（2）      结果的形式与内容

（3）      优先级，期望完成的时间

2.      任务过程中：及时向上反馈

（1）      整理思路

（2）      及时报告里程碑式进度

（3）      潜在的风险与判断

（4）      可能需要的支持

3.      向上沟通时：高效表达

（1）      总结先说

（2）      重点内容按逻辑说

（3）      细节领导关心再说

 

 

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