SAP系统 会计凭证讲解

Posted 2023-03-11

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SAP系统在数据处理，无论是业务处理，还是财务处理都会产生大量的凭证，无论是什么凭证，最终的反映形式就是​​会计​​凭证。​

1.凭证原则​

每笔​​记账​​都一直以凭证形式存储，每一凭证都作为前后一致的单位保留在系统中，直至将它归档。唯有完整凭证可以计入SAP系统；“完整”是指借贷余额为零。其近一步的条件是完整、准确输入系统配置时定义为“必输”的字段。保存凭证或者进入不同凭证项目时，系统自动根据配置检查必输项目是否已经输入或者是否按照标准输入，并发出适当的提示信息，拒绝进行下一步动作，如果输入错误的话。​

2.凭证结构Structures​

每张凭证都有一个凭证抬头（Document Header）和两个以上的行项目（Document Items）组成。​

凭证抬头——对整个凭证有效的信息，例如四个日期、文本摘要、凭证类型等等。​

行项目(Line Items)——仅仅包含特定项目的信息，如记账码、科目编码、金额、税码、成本对象等有科目、记账码等配置综合决定的信息。​

3.凭证特征Features​

凭证的基本特征包括子分类账/总分类账一体化、自动记账、跨公司代码业务。​

子分类账/总分类账一体化​

FI-AR应收账款和FI总分类账、FI-AP应付账款和FI总分类账、FI-AM固定资产明细账和固定资产总账完全一体化的。明细账建立在供应商、客户、固定资产层次上，在对供应商、客户或者固定资产账户入账的同时，系统自动向总分类账中的统驭科目自动记账。明细账和总分类账同步更新。因此，在创建资产负债表之前，不再需要将财务数据从子分类账转入总分类账，可以随时查看公司代码当前的资产负债表。客户端标准统驭科目是：国内应收账款、国外应收账款、来自合并公司的应收账款。当然，有些集团还有集团内和集团外之分。​

自动记账​

SAP支持很大程度的自动记账，对于AR和AP大部分的凭证，涉及应收账款、应付账款的凭证，如果启用了MM、SD等模块，就能绝大部分基于销售订单或采购订单进行的发票校验等业务自动生成。而在具体手工编制凭证的时候，有些凭证行项目是系统自动生成的，例如，销售税金和采购税金行项目等。在应收发票录入初始视图输入含税总金额，选择计算税金，行项目输入损益科目和含税总金额，过账成功，系统自动用含税总金额、税码等计算出应交税金的行项目。​

跨公司代码业务​

为能支持像中心销售和催款等这样的方案，可以在SAP系统记入涉及多个公司代码的记账业务。系统为每个公司生成一张独立的凭证；给予整个业务一个单一的业务编号，然后将该编号用于所有涉及到凭证以表示他们是特定公司之间业务的一部分​

4.凭证输入​

三类输入操作​

（1）暂记凭证Holding Documents——又叫保留或保持平整。使用系统暂记一凭证，则该凭证不必是完整的。系统不对该凭证的任何科目余额进行更新，并且凭证数据不被任何程序评估，也不发布任何凭证编号。如果在记账凭证过程中被打断且打算暂存数据的情况下，可以暂记凭证。​

（2）预制凭证Parking Documents——预制凭证又叫先期凭证。该凭证会导致凭证的不完整以及不更新任何凭证。与“暂记”过程的差别是，迄今输入凭证的数据可在任何程序运行时联机评估。此外，凭证将被分配一个凭证编号。例如，暂时无法确定客户，但是希望以后设置，就可以采用此方法。如果在操作上，要求先预制，后过账（审核），那么也可以预制凭证。​

（3）记账凭证POSTING——所有凭证抬头和行项目必输项目都已经正确输入时，可以记账该凭证。此时，借贷分录的余额必须是0；记账时，系统自动更新相应的科目余额（适时反映到三大​​报表​​）。​

在记账之前，可以自行凭证模拟或者概览。​

在已经调用了记账功能时，在自动生成的某些项目需要通过相关总分类账或其主记录的字段状态的后续科目设置时，系统自动转向凭证概览。待更改的项目被标记出，可以进行修改（有时根据配置是必须修改的）。例如，使用现金类科目，要求输入原因代码。那么，一旦选择了一个现金科目，点击过账，系统就会转到凭证概览，并提示缺少原因代码。​

1. 会计凭证​

1、事务代码：F-02\\FB50​

2、路径：会计核算-财务会计-总账-单据录入-FB50/F-02​

3、凭证结构：凭证抬头（存于BKPF表中）、凭证行项目（存于BSEG表中）​

4、凭证抬头字段包括：凭证日期、凭证类型、公司代码、过账日期、过账期间、货币/汇率、凭证号、参照、凭证抬头文本等。​

5、凭证日期：业务发生的日期，就是进行业务往来的日期（例如发票或收付的发生日期），可以不同于记账日期，而记账日期是更新客户和总分类账余额的日期。凭证日期和凭证编制日期也是不同的概念；后者是系统确定的，当前日期。​

6、凭证类型：​

用于区分不同的业务，例如是资产购置、折旧、收款、付款。​

控制凭证编码；​

定义记账凭证外币汇率类型​

可以定义凭证抬头文本、参考号码是否必输；​

控制是否是净值凭证、客户/供应商检查、是否允许负数记账（SAP所谓的反记账，其实就是红字冲销）、公司间过账、是否可以输入贸易伙伴（就是公司，用于内部公司间挂账）；​

控制凭证是否能用于资产、客户、供应商、物料、总账科目的记账。​

7、公司代码：业务记录在什么公司。任何凭证都必须输入公司代码。系统默认当日在所有后续凭证中输入的该公司代码；用户也可以在用户参数中设置默认公司代码​

8、过账日期：凭证的过账的日期。系统自动将系统日期默认为记账日期。只通过输入允许的记账期间的另一个记账日期，可以选择今日之外的日期过去或将来将凭证记账。​

9、过账期间：就是月份，凭证记录到那个月，一般和过账日期是对应的。记账日期确定记账期间（记账允许的期间由系统配置确定。如果输入前一年度的期间，就用特殊期间自动修正当前年度的结转余额。​

欲进行年末结算的转账，必须输入在上一记账期间有效的日期，然后输入调整期间。根据系统管理员定义的业务年度变式，调整记账期间可以在13到16之间变化。例如，为了在也为公历年度的业务年度末输入转账，就在12月输入一记账期间，然后在期间字段输入一特殊期间，如13。​

特殊期间除外。​

举个例子：​

如果是一般手工凭证，记录一笔管理费用的产生。过账日期2022-11-15，过账期间就是11月份。​

如果是对上年的数据调整，审计规定调整在2021年特殊期间（13-16期），那么过账日期2021-12-31，过账期间13月份。​

10、货币：中国的一般是CNY。如果是外币业务，就要用外币，如美元（USD）。​

11、汇率：记账时凭证的汇率是来自凭证类型中包含的外币汇率类型对应的汇率，当然也可以手工维护。后台凭证类型查看：OBA7、前台维护汇率：S_BCE_68000174。​

12、凭证编码：凭证过账后，系统根据凭证类型后台定义的编码范围自动生成。凭证编码范围需要每年维护一次。 根据凭证类型，凭证号由系统内部设置或手工输入，无论哪种产生方法，每类凭证都有特定的编号范围，即特定的凭证类型的凭证编号只能在既定的编号范围内选择,并且是唯一的。如果手工收入编号，系统会判断，该编号是否在既定的编号范围内；如果是的，会继续判断是否唯一。。​

13、换算日期：用于确定外币折算的汇率的​​换算日期​​。除非相关日期与​​凭证输入​​日期不相同，否则不需要输入一个日期。​

14、参照：用户自行填写内容。​

15、凭证抬头文本：用户输入，对整个凭证情况的描述。​

16、贸易伙伴业务部门是客户或供应商的业务部门。与进行记账的业务部门一起，已经分配有有贸易伙伴业务部门的每个行项目都具有发送方-接收方关系。这种关系使之能够在业务部门等级进行公司间收入支出的销账，以作为业务部门合并的一部分。​

在凭证抬头的贸易伙伴业务部门输入。然后再非自动生成的每个总分类账行项目缺省该条目。但是，也可以在每个总分类账项目中输入新的贸易伙伴业务部门。​

在记账凭证前，可以在凭证概览屏幕的抬头中输入。然后该贸易伙伴业务部门自动放在所有人工创建的总分类账项目中​

16凭证行项目：包括记账码、科目、SGL标识（特殊总账标识）、事务类型、其他各种辅助字段。​

17、记账码：用于区分借贷方；​

定义什么业务用什么记账码（例如，科目是供应商编码，可以用2开头或者3开头的记账码）；​

和科目字段状态组（FS00会计科目主数据）一起控制凭证行项目的辅助核算字段的状态（显示、可选、必选、隐藏）；​

记账码后台定义：OB41​

记账码规律：记账码一般是两位数，例如01、40、50.​

18、科目：记账的科目（不一定是会计科目）。对于凭证录入而言，第一个行项目科目是客户、供应商或者资产明细账科目，当然也可以是总账科目。这是凭证类型决定的​

记账码40、50对应的就是会计科目；​

记账码0、1开头的科目填客户编码；​

记账码2、3开头的科目填供应商；​

记账码70、75对应的科目填资产卡片号；​

记账码89、99对应的科目填物料号（一般都是物资模块自动集成，FS00会计科目主数据中一般都设定不能手工做账，什么是手工做账，见上一篇文档）。​

19、SGL标识：与记账码配合使用。记账码为*9的，需要填写SGL标识。详见记账码后台配置点​

SGL特殊总账标识原理：为了输入一个特殊总账业务，必须在行项目中输入特殊总账标识。常见特殊总账业务包括：定金、汇票、保证金、坏账准备金、应收利息、摊销等。特别总账是针对统驭科目而言的；在供应商或者客户主数据中有一个特定的统驭科目，但是在具体业务中，财务记账只有一个科目是不能满足需求的；比如供应商即有正常购销业务，除了应付业务以外，也有还有预付款业务、保证金收支业务；从财务的角度看，这些不同的业务会记账到不同的统驭科目；因此，需要设置特别总账，以区分不同的业务和记账科目。​

配置事务代码：FBKP​

20、事务类型：运用于资产业务。与记账码、科目配合使用。​

事务类型极其重要在AA资产模块运用广泛，极其重要！！！​

例如，购置资产，记账码为70、科目为资产卡片号，事务类型填写100。​

21、金额：业务发生额。​

22、税码：这个是由你填写的科目决定的，详见FS00会计科目主数据“是否含\\不含税过账”字段。税码是表示计算和显示​​税收​​参数的两位代码。在税收代码下定义的参数包括：税率、税收类型（进项税或销项税等）、计算方法（包含的%或独立的%）。​

销项或购置税是从总账项目金额而不是客户项目金额扣减的：对于客户而言，是销项税；对于供应商而言，是进项税。​

销项税金或进项税金有两种方式输入：​

人工输入税金：直接输入税金行项目。​

系统自动计算税金：通过配置和税码实现。​

在下列情况下，税收输入才有可能：​

发票只包含一个税码——输入税码，则所有以后的总账行项目将缺省为该税码；在适合字段输入发票的税收总额。​

发票包含各种不同的税码/税率——必须在字段中保留缺省税码“**";在屏幕上不输入任何税额，相反在平整输入程序的结束处进入独立的税收屏幕。​

金额与税收无关的情况下，在此字段中保留缺省税码"**"。如果凭证包含税额但是没清楚表现：选择计算税收字段；如果税率已经清楚指定，输入适合的税码；如果没有，保留缺省税码"**"。​

录入销售发票或采购发票时，选择计算税金，确定税码后，系统自动将销项税金或进项税金计算出来，形成独立的税金行项目​

23、成本中心、订单、WBS元素、网络等：属于辅助核算字段。是否显示，由科目对应的字段状态组和记账码共同确定（具体什么科目需要什么辅助，依据企业业务核算情况而定，例如，一般管理费用需要辅助成本中心）。​

24、分配：此字段的内容，由科目主数据对应的排序码内容决定。GR/IR清账、重分类业务主要依靠此字段信息。​

25、文本：凭证行项目的文本，用户自己填写。​

26、其他数据：补充信息。点开以后，有反记账标志、贸易伙伴等。​

27、反记账：勾选，代表红字冲销。​

原理：对旧凭证借方/贷方冲销，手工做红字冲销时，需要把冲销科目放在红字凭证的贷方/借方，然后勾选反记账。​

28、贸易伙伴：后台配置的公司（注意，公司与公司代码编码一般相同），用于合并报表、内部关联公司业务。在供应商主数据页面填写。​

29、下一行项目：把下一行项目内容填好。​

点击模拟-过账。​

凭证编码自动生成，此凭证就完工！​

30、SAP提供几种快速录入凭证的方法:账户模型、快速数据输入、参考凭证记账​

账户模型（科目分配模型）：FKMT。在FKMT预先设定好，F-02记账是点击账户模型，选出模型编码即可。​

快速数据输入：F-02记账时，直接点击“快速数据输入”。​

使用参考凭证过账：参考以前的凭证。​

31、编辑选项：F-02页面右上角​

事务代码：FB00 ​

只以本币计的凭证：如果勾选，凭证记账时外币字段就不存在，如下图：​

如果用户所在的公司代码没有外币业务，那可以勾选该字段；​

金额字段只能以凭证货币：如果勾选，在凭证行项目中，本币字段就不存在了；​

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如果外币记账都是按凭证抬头的汇率记账，就可以勾选该字段；​

第一个行项目的汇率：如果第一个行项目的汇率与抬头汇率有差异，则第二个行项目默认的汇率如何处理；假设凭证抬头的汇率是6.24，第一个行项目的汇率更改为6.5；如果不勾选，则第二个行项目带出来的汇率是6.24；如果勾选，则抬头汇率修改为6.5，带出来的第二个行项目汇率是6.5。​

没有特别总账业务：勾选，就不存在特别总账业务了，特别总账的输入标识也没了，如下图：​

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非跨公司代码凭证：如果勾选，则不能过账公司间交易；在下一个凭证行项目中就不会存在新公司代码，如下图：​

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如果不能显示新公司代码，也就不存在公司间交易了；​

凭证必须完整以备预制：这是针对预制凭证的，如果勾选，则预制凭证必须完整才能保存；比如原因代码设定为必输项；则原因代码必须输入，才能保存；​

在凭证抬头屏幕无伙伴的业务部门：这个参数勾选，那在凭证抬头就无伙伴业务范围，如下图：​

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伙伴业务范围是用于合并报表的；​

在净金额上计算税：这个是设置计税金额的基数，假设发生了100元的费用，并且有17％的进项税；如果不勾选，则基数金额是含税的，实际支付100元，生成的凭证是：​

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如果勾选，则基数金额是不含税的，实际支付117元；生成的凭证是：​

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一般来说，我们记账的习惯还是采用第一种方式，不勾选；​

不复制税码：勾选，就不复制最新一次输入的税码，带到总账科目里；​

自动反记账：在凭证行项目中，自动标记反记账；​

总分类账科目项快速输入：指定总账的快速输入的默认格式；这个可以在后台创建新的格式，并指派给每个用户；定制事务码O7E6​

发票/贷项凭证快速输入：指定发票的快速输入的默认格式，和上面类似，定制事务码O7E5;​

预制凭证：预制凭证的快速输入的默认格式；定制事务码O7E4；​

凭证概览行格式：定制事务码O7E3；​