流程图形式与内容的平衡

Posted 2020-11-05

在给企业管理人员讲流程优化设计技术时，有人提出如果流程图不好看怎么办？在企业进行流程设计辅导时也有人提出了类似问题：流程图到底要不要好看？
我的回答是流程图应该好看，应该错落有致，并且工作进程一目了然。如果复杂难看，一定不是好的流程设计。我在几家企业的流程优化设计中发现：凡是反映事物本来面目，揭示工作内在联系，或反映工作衔接逻辑联系的流程，没有不好看的。如果流程设计者不能准确地描述或设计流程的先后秩序、不能恰当地安排承担流程职责的岗位，那么就很难保证流程的简洁美观。
当然任何事情都有例外，都有多种可能性。流程图也是如此。也就是说，我们企业有的工作还处于探索阶段，还不成熟，承担责任的岗位也不固定，那么画流程图也就可能无可适从。即使勉强画出来也无法做到进程清楚、连接顺畅，其中可能会出现交叉，可能出现重叠。做事没条理，流程就无法有条理。思维混乱，流程就不能不乱。如果流程混乱不堪，流程图还是不画为妙，画出来除了徒添麻烦甚至增加困扰之外，可能于事无补。
另外，凡是优化审批的流程应该都是美观的流程。如果做不到这一点，一定是设计人员没有把握流程运行的本质联系，没有突破现有落后做法的樊篱或障碍。如重复审批、重复查验，甚至多头指挥。这样的做事风格，如果流程简洁那才是怪事！
企业进行流程优化的目的，就是为了提高工作效率、提高员工工作能力和工作处理速度。如果拿一个流程图过来，半天看不明白，那要流程图干什么？可用的流程图，能够对工作进行指导、能够给员工工作带来指导意义的流程图一定是简洁美观的。
但是，如果我们只是追求流程图的美观，而损害了流程活动之间的逻辑联系、破坏了流程进程的自然顺序，那一定是不容许存在的。
所以，我们要确立一个流程图设计的原则，那就是形不掩义，内容第一。内容准确、流程衔接自然、工作有条不紊，才是我们追求的目的。这也是流程设计的原则。内容永远比形式重要。没有内容再漂亮的图表会有什么用呢？古人不是说了“徒有其表”吗？图只有其表而无实质内涵有什么用呢？
当然设计流程图，进程排列和连线技巧对美化流程图还是有较大影响的。首先，你在设计流程图时，流程授权岗位、主持岗位、支持岗位、协助岗位的排列次序还是有讲究的。谁居前、谁居中、谁居后也是有规律可循的。把握了流程岗位的责任分类和流程活动的先后顺序，你怎么画，流程图都好看。如果你心中无数，不仅连线会发生错误，而且进程也会错乱。这样的流程图不难看，还有什么会难看呢？
内容决定形式，形式影响内容。流程内容清楚、活动简洁流畅，图形一定美观；但如果为了美观而调整内容，就会适得其反，因形害义。
所以，流程图难看，一定是思维混乱。思维不乱，掌握好流程图设计技术和方法，流程图准保个个都好看。