易宝典——玩转O365中的EXO服务 之四十三 就地电子数据展示存在什么样的搜索限制和局限

Posted 2020-10-27

企业发现管理员在操作电子数据展示和保留时，往往会遇到诸如“包括不可搜索的项目”等选项。这种不可搜索项目是由于Exchange Online不支持的文件类型或其它原因产生的。那么到底Exchange Online对其就地电子数据展示搜索存在哪些限制和局限性呢？

一、就地电子数据展示的搜索限制

就地电子数据显示的限制有助于维护Office 365服务的运行的状况和质量。一般作为Office 365的订阅者是无法修改这些限制，通过了解这些限制，可以在规划、运行电子数据展示搜索，以及排除故障时将这些限制考虑在内。

1、源邮箱限制

对于单个就地电子数据展示搜索中源邮箱数量Exchange Online提供了一下限制。无论是通过Exchange 管理中心还是通过PowerShell创建的就地电子数搜索均遵从这些限制。

A、单个就地电子数据展示搜索中搜索的最大邮箱数限制为10000个。

如果组织内的邮箱数量超过10000个，则无法在EAC中使用“邮箱”页面上的“搜索所有邮箱”选项。若要搜索大量邮箱（邮箱总数最高达10000个），则可以将用户分为若干个通讯组或动态通讯组，然后在EAC中的“邮箱”页面上指定一个组。

B、若希望查看关键字统计信息，那么单个就地电子数据展示搜索的最大邮箱数不能高于100个。

运行电子数据展示搜索估计后，可以查看关键字统计信息。这些统计信息显示有关搜索查询中使用的每个关键字返回的项目数的详细信息。如果搜索中包括100个以上的源邮箱，则在查看关键字统计信息时会报错。若要查看关键字统计信息，可以将源邮箱的数量减少到100以内，然后重新运行搜索估计。在获得满意的搜索查询后，可以将其他源邮箱添加到搜索，然后复制或导出搜索结果。

C、单个就地电子数据展示搜索中能够置于就地保留的最大邮箱数为10000个。

可以使用单个电子数据搜索将最多10000个邮箱置于就地保留。不过，如果选择“源”页面上的“搜索所有邮箱”选项，则无法为此次搜索启用就地保留。若要使用单个就地保留将大量邮箱置于保留状态，请使用通讯组或动态通讯组对邮箱进行分组，然后在EAC的“邮箱”页面上指定其中一个组。如果需要将大量邮箱置于保留状态，建议使用诉讼保留。不建议使用大量单个就地电子数据展示搜索将邮箱置于保留状态。

2、Exchange管理中心限制

使用EAC创建并运行就地电子数据展示搜索时，存在一些特有的限制。这些限制主要与选择源邮箱进行搜索时，在EAC中显示的源邮箱数量相关。

A、在创建新的就地电子数据展示搜索时，选择源邮箱时，显示在邮箱选取器中的最大邮箱数限制为500个。

邮箱选取器中仅列出500个邮箱、通讯组和动态通讯组，以在创建新搜索时选择源邮箱。系统将显示一条消息，指出收件人数量多于所显示的收件人。可以采用如下变通方法解决：

? 使用搜索框查找邮箱选取器中未列出的邮箱。

? 使用通讯组或动态通讯组将大量邮箱组合在一起。然后从邮箱列表中选取组。

? 如果Office 365订阅中邮箱少于10000个，且不会将邮箱置于保留状态，可以使用“搜索所有邮箱”选项来实现。

B、编辑就地电子数据展示搜索时显示的最大邮箱数限制为3000个。

当编辑就地电子数据展示搜索时，EAC中的原邮箱列表最多显示3000个邮箱。若要将邮箱添加到源邮箱列表，可以使用搜索框，找到未在邮箱选取器中列出的邮箱（邮箱选取器中最多列出500个收件人）。若要删除列出的邮箱，您可以选择相应的邮箱，然后单击“删除”。若要删除未列出的邮箱，则必须使用PowerShell进行删除。

3、其它限制

影响就地电子数据展示搜索还存在一些其他限制：

A、最多只能同时运行两个就地电子数据展示搜索。

如果运行两个就地电子数据展示搜索的同时，启动其它就地电子数据展示搜索。则第三个搜索不会排队，而将会失败。因此，必须等到正在运行的搜索中有一个完成，然后才能成功启动一个新搜索。需要注意的是，无论是估计搜索，还是复制搜索都被视为就地电子数据展示搜索。因此，如果同时运行估计搜索和复制搜索，将无法开始其它搜索，直到其中一个运行完成。不过，在两个搜索同时运行时，预览或导出另一个搜索的搜索结果是不被限制的。

B、可以在单个就地电子数据展示搜索中指定的最大关键字数为500个。

需要注意，如AND和OR等布尔运算符不计入关键字总数。

C、预览就地电子数据展示搜索结果时，在搜索预览页面上显示的最大项目数为200个。

在预览搜索结果时，搜索到的邮箱均在搜索预览页中被列出。对于每个邮箱，系统还会显示所返回的项目数量，以及这些项目的总大小。而预览页面上最多只显示200个项目。若要查看从特定邮箱返回的项目，可以复制搜索结果并在发现邮箱中查看项目。

D、就地电子数据展示搜索在超时之前将运行的分钟数为10分钟。

二、就地电子数据展示的搜索局限性

在Exchange Online的就地电子数据展示搜索中，主要的局限性表现为不可搜索的项目。所谓不可搜索的项目，是指Exchange搜索无法检索或只部分检索的邮箱项目。不可搜索的项目通常包含无法检索的电子邮件文件附件。基于以下几个原因，电子邮件文件附件无法被进行检索，且返回为不可搜索的项目：

• 文件类型不支持检索，因为没有安装用于检索文件格式的搜索筛选器。

• 文件类型禁用检索功能。

• 文件类型支持检索，但是特定文件出现检索错误。

• 文件使用非微软技术进行加密。

• 文件具有密码保护。

1、文件类型不支持搜索

某些类型的文件（如位图或MP3文件）不包含可检索的内容。因此，Exchange搜索不会对这些类型的文件进行全文检索。所以这些文件类型视为不受支持的文件类型。

还有一些文件类型已默认或由管理员禁用全文检索。不受支持和禁用的文件类型，在就地电子数据展示搜索中被视为不可搜索的项目。这些类型的文件通常附加在电子邮件中，如果在复制或导出搜索结果时，包括不可搜索的项目，那么这些类型的文件就会包括在结果集中。

2、搜索结果中返回包含不受支持的文件类型的邮件

并非所有包含不受支持的文件附件的邮件，都会作为不可搜索的项目被自动返回的。原因是这些项目可能存在另外的文件属性（如文件名）可以进行检索。例如，在搜索关键字“机密”时，如果该关键字出现在文件名中，则会返回包含不受支持的文件附件的邮件。如果关键字仅出现在文件附件的正文中，则该邮件将返回为不可搜索的项目。

同样地，如果邮箱项目的其它属性可以进行检索并符合搜索条件，则包含不受支持文件附件的邮件，也会被包括在搜索结果中。可检索的邮件属性包括发送和接收日期、发件人和收件人、附件的文件名以及邮件正文中的文本。因此，如果其它邮件属性的值符合搜索条件，即使邮件附件可能无法进行搜索，该邮件也可以包括在常规搜索结果中。所以，常常会有包含不可搜索的附件的邮件，被包括在常规搜索结果中。

3、在搜索结果中包括不可搜索的项目

在企业中可能需要识别不可搜索的项目，并对其进行额外处理。以确定它们是什么、包含什么以及是否相关。

若要在就地电子数据展示搜索结果中包括不可搜索的项目，可以在复制或导出搜索结果时，使用不可搜索的项目选项。即选择“包括不可搜索的项目”选项。

复制或导出不可搜索的项目时，请注意以下几点：

• 将不可搜索的项目复制到发现邮箱后，所有不可搜索的项目都会复制到名为“不可搜索”的独立文件夹中。如果导出搜索结果并包括不可搜索的项目，则不可搜索的项目会导出到单独的PST文件中。

• 在搜索结果中包括不可搜索的项目，则无论搜索条件如何，所搜索的邮箱中的所有不可搜索的项目都会返回。

• 选择将所有邮箱项目都包括在搜索结果中，或者搜索查询未指定任何关键字，或只指定日期范围，并且选择包括不可搜索的项目。那么不可搜索的项目可能不会被复制到“不可搜索”文件夹。这是因为所有项目（包括所有不可搜索的项目）都会自动包括在常规搜索结果中。

• 由于邮件属性和元数据可以进行检索，因此如果关键字出现在附加不可搜索的文件的邮件的属性或元数据中，则关键字搜索可能会返回结果。在这种情况下，搜索结果中也会包含同一个邮箱项目的两个副本。为了避免这类重复，并在常规搜索结果中只包括该项目的一个副本，可以在复制或导出搜索结果时，选择“启用重复数据删除”选项。

• 在搜索结果中，如果包括不可搜索的项目，将会影响所显示的估计搜索结果。如果在复制搜索结果时包括不可搜索的项目，则估计项目总数和估计总大小将包括不可搜索的项目。