易宝典文章—玩转Office 365中的Exchange Online服务 之三十一 什么是存档邮箱

Posted 2020-10-27

在企业中往往会碰到有大量邮件需要长期保存的情况，但是这些邮件有可能并不需要经常访问，往往只是为了保留被查而已。而另外最关键的情况，可能就是有些邮件涉及到企业利益或法律诉讼，为了避免用户有意无意的对这些邮件进行删除操作，可能需要将这些邮件进行更好的保护和进行副本存放。

上述功能，在Office 365中可以通过存档邮箱来实现。存档邮箱为用户提供了额外的邮件存储，使企业用户更好的归档和保护重要邮件和控制邮件数据。

在Office 365中启用存档邮箱后，用户可以通过Outlook和Outlook Web App（OWA）等Exchange Online默认客户端查看存档邮箱中的邮件，同时可以在主邮箱和存档邮箱之间复制或移动邮件。

一、用户如何才能访问存档邮箱

默认情况下，存档邮箱是未对用户启用的。管理员可以通过EMC或PowerShell为用户启用存档邮箱，启用存档邮箱的用户，可以通过Outlook或OWA直接访问存档邮箱，但是需要注意的是存档邮箱的访问不支持移动版客户端。

注：在Exchange Online中，存档邮箱又被叫做就地存档。

用户启用存档邮箱后，默认会按照以下规则对邮件进行归档处理：

1、将两年或者两年以上的邮件从用户主邮箱移动到就地存档邮箱；

2、将用户主邮箱中已经删除并清除到“可恢复的项目”目录中，早于或等于14天的邮件，移动到就地存档邮箱的“可恢复的项目”目录中。

二、怎样在用户主邮箱和存档邮箱之间移动邮件

1、用户可以在主邮箱和存档邮箱之间直接通过手动拖拽移动或复制邮件。

2、管理员可以通过向用户邮箱分配保留策略，以便按一定的规则将符合规则的邮件移动到存档邮箱中。Exchange Online存在一个默认保留策略，该保留策略会自动将已启用存档邮箱的邮件用户的主邮箱中，保留时间达到2年的邮件移动到存档邮箱中。

3、使用Outlook客户端，将PST文件中的邮件直接导入到存档邮箱。

4、采用迂回的方法，使用邮箱收件规则，用户可以自定义将符合一定筛选条件的邮件移动到主邮箱的某个指定目录中。然后，再通过在该目录上设置“分配策略”功能，对其启用相应的存档策略，从而将该目录中的邮件按存档策略的要求自动移动到存档邮箱中。