Excel高级筛选操作图解

Posted 2020-10-02

每次在给学生讲Excel高级筛选时，总是有一种无力感，最少一半人要给讲两遍才能明白什么是高级筛选、高级怎么做。索性在此将高级筛选写成博文一篇，权当再做一次总结。这里以Excel2010的操作为例。

Excel的筛选可分为普通筛选与高级筛选。筛选很好理解，就是根据条件将一个表中的数据过滤一遍，留下符合条件的行。例如，有下面一张表：

现在要筛选出部门是“事业部”而且“基本工资”大于等于5000的行出来。操作如下：

（1）先选择要筛选的范围（Excel的很多操作在执行前都得选择操作的对象），如下图：

（2）点击“数据”-“筛选”（普通筛选的操作），如下图：

完成后，数据的标题行就变成如下图了：

（3）然后点击“基本工资”列的向下小箭头，在弹出的菜单中选择“数字筛选”-“大于或等于”

（4）弹出如下图对话框，在第一个文本框中输入5000，点击确定，

（5）然后点击“部门”，在对话框中只留下“事业部”的选框选中，点击“确定”；

完成普通筛选，结果如下：

要取消筛选，点击“数据”-“筛选”。

好吧，这个真是小case，下来看看高级筛选了，高级筛选的操作与普通筛选基本没有什么相同的地方。

什么情况下要用到高级筛选呢？

当筛选的条件是两列（包含两列）以上且这些列之间筛选的要求是一种“或者”的关系时，这时就只能用高级筛选了，普通筛选是完成不了的。有点拗口，以例子说明吧。

例如：要筛选出人员的部门是事业部或者职称是高工的。这里，有两列的条件：部门、职称，两列之间的筛选条件还是“或者”的关系。这种情况就只能使用高级筛选了。

怎么操作？

（1）构造筛选条件：

将“部门”“职称”两个标题复制一份到旁边空白地方，放在同一行中，再将数据“事业部”与“高工”复制一份到对复制出的对应标题下面，“事业部”与“高工”两个单元数据交叉（不能放同一行）；

注意：数据采用复制比较安全，如果不使用复制自己输入可能会因为格式不一样导致条件判断出错，查询不出数据；“事业部”与“高工”两个数据要交叉开，不能放在同一行，交叉开表示两个条件是“或者”的关系，如果是放同一行，则表示两个条件是“而且”的关系。

（2）单击“数据”-“高级”，如下图：

打开如下对话框：

单击“列表区域”列表框上右边的小按钮选择数据（含标题），也可以直接在“列表区域”输入数据的区域；在“条件区域”的设置与“列表区域”一样；如果要将筛选后的数据复制出来，则要在“方式”上选择“将筛选结果复制到其他位置”，这里输入a25；如果有重复数据（即重复行），只想要筛选出一行，则“选择不重复的记录”打勾。“高级筛选”这个对话框的具体设置如下图：

下图是数据区域、条件区域、复制到的标志图：

筛选结果如下：

总结：

（1）高级筛选主要应用于条件是两个列（包含两列）以上的而且列与列之间的筛选要求是“或者”关系的筛选情况下；

（2）条件区域可以放置在任意空的单元格上，只要不影响筛选就可以了；

（3）条件区域的标题与数据最好使用“复制”，保证与原数据的格式一致；

（4）如果筛选列与列之间的筛选条件是“或者”的关系，则条件区域的数据要放在交叉行；如果是“而且”的关系，则条件区域的数据要放在同一行（“而且”的关系都可以不用高级筛选了，直接用普通筛选就可以完成）。

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