在 Exchange Online 中管理非活动邮箱

Posted 2020-09-23

在 Exchange Online 中管理非活动邮箱(该邮箱还是可以通过https://outlook.office.com/owa/访问并且接受新邮件)

Exchange Online 使您可以保留已删除邮箱的内容。此功能称为“非活动邮箱”。非活动邮箱使您可以在前员工离开您的组织后保留他们的电子邮件。如果在删除相应的 Office 365 用户帐户之前，邮箱设置了“诉讼保留”或“就地保留”功能，则该邮箱会变为非活动邮箱。在邮箱变为非活动状态之前，非活动邮箱的内容在对邮箱设置保留期间将会保留。这使得管理员、合规部主管或记录管理员可以使用 Exchange Online 中的就地电子数据展示来访问非活动邮箱的内容。非活动邮箱无法接收电子邮件，也不显示在您组织的共享通讯簿或其他列表中。

 

重要说明：

如果在删除邮箱之前未设置保留功能，则不会保留或发现邮箱的内容。删除的邮箱可以在删除后 30 天内恢复，但是如果未恢复，则 30 天后将永久删除该邮箱及其内容。

 

开始之前

要使邮箱变为非活动，邮箱必须分配有 Exchange Online（计划 2）许可证，这样可以在删除邮箱之前将其置于诉讼保留或就地保留状态。Exchange Online（计划 2）许可证是 Office 365  企业版 E3 和 E5 订阅的一部分。如果邮箱分配有 Exchange Online（计划 1）许可证（是 Office 365 365 企业版 E1 订阅的一部分），你必须向其分配一个单独的 Exchange Online 存档许可证，这样可以在删除邮箱之前将其置于保留状态

 

使邮箱变为非活动

使邮箱变为非活动包含两个步骤：将邮箱置于“就地保留”或“诉讼保留”，然后删除邮箱或相应的 Office 365 用户帐户。邮箱变为非活动之后，它的内容会一直保留，直到删除保留。

步骤 1：将邮箱置于“就地保留”或“诉讼保留”

将邮箱置于就地保留或诉讼保留可以在将邮箱删除之前，保留邮箱中的所有内容。这两种类型的保留将保留所有邮箱内容，包括已删除的项目和已修改项目的原始版本。已删除和修改的项会在指定时段内保留在非活动邮箱中，或直到您将邮箱从保留中删除。

·创建或删除就地保留

·将邮箱放到诉讼保留中

 

步骤 2：删除邮箱

将邮箱置于保留以保留其内容后，可以删除该邮箱。删除邮箱的最好办法是在 Office 365 管理中心 中删除相应的 Office 365 用户帐户。

后续步骤

搜索非活动邮箱的内容

您可以通过使用 Exchange 管理员中心 (EAC) 中的就地电子数据展示来访问非活动邮箱的内容。搜索非活动邮箱时，可以创建关键字搜索查询搜索特定的项目或者返回整个非活动邮箱的内容。您可以预览搜索结果，将搜索结果复制到发现邮箱或者将搜索结果导出到 Outlook 数据 (PST) 文件。

更改非活动邮箱的保留期

在邮箱变为非活动邮箱后，您可以更改非活动邮箱的诉讼保留或就地保留的持续时间。

恢复非活动邮箱

如果离职的员工回到您的组织，或者如果某位新员工要接替离职员工的工作职责，则可以恢复非活动邮箱的内容。恢复非活动邮箱时，邮箱会转换为一个新邮箱，将保留非活动邮箱的的内容和文件夹结构，并将邮箱链接到新的用户帐户。恢复后，非活动邮箱不再存在。

将非活动邮箱的内容还原到另一个邮箱

如果另一名员工接替离职员工的工作职责，或者如果另一个用户需要访问非活动邮箱的内容，您可以将非活动邮箱的内容还原（或合并）到某个现有邮箱。还原非活动邮箱时，内容将复制到另一个邮箱。非活动邮箱将保留，并且仍保留非活动状态。仍可以使用电子数据展示搜索非活动邮箱，可以将其内容还原到另一个邮箱，也可以在以后将其恢复或删除。

永久删除非活动邮箱

如果您不再需要保留非活动邮箱的内容，可以通过删除保留永久性地删除非活动邮箱。如果距离邮箱删除日期已过去 30 多天，则此邮箱会在您删除保留设置后标记为永久删除，并且无法恢复。如果距离邮箱删除日期还不到 30 天，则您仍可以在删除保留设置后恢复此邮箱。