企业如何防止邮箱文件发送泄露机密

Posted 2020-09-16

电子邮件已经取代了书信传递信息很多年，作为互联网时代的代表性通讯工具，它为工作数据交接和隐私信息保护起到了最为关键的作用，很多上网用户愿意把文本信息、程序文件、图片、声音文件以及视频文件的通过邮件方式传送或者保存起来。随着信息时代的发展，电子邮件泄露事件也越来越多，甚至成了让企业及个人头疼的问题点，有调查显示，有70%的企业担忧电子邮件沦为泄密管道，致使机密资料误入他人之手。此外，更有半数的员工承认曾经在工作时不慎将不雅或机密的电子邮件错送给他人。


企业内邮件发送泄密问题点：

a.发送邮件不受限制，无意间的操作就可能把重大机密经由网络散播出去。

b.经不住利益诱惑，在职期间利用电子邮件信息传递的快捷便利性，把商业机密转发给竞争对手。

c.员工用邮件发送了哪些内容，发给了谁，无从知晓。


知道了员工邮件泄密的主要隐患，接下来谈谈如何解决这些问题。


1.限制企业邮件发送内容

可对指定关键字如"主题、正文内容、附件名"等内容设置管控策略，设置邮件主题或内容包含某些敏感关键字时，限制邮件发送，如银行账号和密码、财务报表、技术资料等，防止企业商业秘密泄密。


2.文件加密软件保护

对于用户终端上的文件进行加密保护，从源头控制信息外泄。加密后的文件通过邮箱非授权外发出去，文件打不开或显示乱码，有效防止通过邮件外发泄密；如果文件需要外发给合作伙伴，可以对文件进行设置，例如使用红线隐私保护系统，对外发文件进行打开次数、时间、权限等设置，还必须有文件主人提供的分享码才能打开加密文件，还能防止拷贝、截屏、打印等，更加高强度的对文件进行了加密保护。


3.全面审计，安全警惕

通过监视终端的邮件收发记录，包括popmail和webmail邮件收发记录，及时发现违规操作；同时可以把邮件发送的附件内容备份到服务器，为事后追查、取证分析提供有力依据，有效监控与警惕内部人员合规使用邮件。


邮件要用，而且要安全使用！红线通过对邮件的泄密隐患的分析，从邮件内容发送限制到操作审计，并结合源头数据加密技术，实现"邮件可用、可管、可控"的管理效果，为用户提供有效的邮件安全管理解决方案。