项目经理之提高会议效率

Posted 2020-06-17 暖枫无敌

问题：必须到场的人员没有到场

场景：会议需要通过某一项决定，这个决定必须某部门经理拍板，但是该部门经理临时有事无法出席，而派了一个部门助理参加。由于部门助理没有决定权，所以会议无法做出决定。

解决：在发送会议邀请时，建议给出必须到会的人员，如果必须到会人员无法出席会议，那么会议取消，或者要求必须到会人员指定一位全权代理。

问题：与会人员准备不充分

场景：会议上需要花大量的时间说明会议的背景，尤其是当讨论的问题比较专业的时候，往往需要花上半小时左右来介绍问题各方面的背景和情况

解决：在会议邀请中写明每一位与会人员需要准备的内容，例如：需要在会前阅读完毕的材料，需要准备的资料，需要准备会上发言，如果在会前无法准备好需要怎么办等

问题：会议主题不明确

场景：有些会议的主题一般比较明确，比如说评审、需求讨论，而另外一些会议的主题可能不是很显而易见，例如周会、月会。另外也常常会出现会议跑题的问题。

解决：建议在会议邀请中点明会议主题，主持人也需要学会在会议跑题时及时制止，如果会议在一个主题的相关问题上牵涉太久或者出现争论的情况，主持人也需要作出决定，是将此问题放到最后讨论还是继续讨论

问题：会议目的不明

场景：和会议主题不同，可能一系列的会议有着同样的主题，但是目的各不相同。就我目前的经验，会议目的应该包括以下几种：决策、讨论、汇报与确认进度等，根据会议目的不同。

解决：决策会议必须有最终决策确定，如果到最后大家仍然无法达成共识，那么要么由权威人士拍板，要么少数服从多数。讨论会不一定要有最终决策，但是如果没有最终决策，一般来说是因为信息不足，无法判断；这就需要决定下次会议的时间（至少是大体的时间）、下次会议前需要准备好的内容、这些内容分别由谁来准备、下次会议需要讨论的议题等。汇报与确认进度会中，如果没有什么问题一般来说只要做一下会议总结就可以，如果有问题那么类似于讨论会。会议目的非常重要，会议花费成本很高，如果并没有达到或者部分达到预期的目标，那么会议就是失败的。

问题：会议跑题

场景：会议中途，讨论主题中的某个细节问题时牵涉到了其它的问题，与会者就这个问题展开了讨论，几次以后，会议讨论内容和主题已经相距甚远。

解决：在会议中跑题现象经常会出现，首先在会议前必须明确会议的主题。在会议过程中，主持人应当要及时地纠正会议跑题的情况，最重要的，主持人尽量不要自己参与跑题。

问题：会议时间超出预期时间

场景：会议中遇到的问题比想象中的棘手，以至于要解决这个问题需要更多时间来讨论。这有的时候也会导致会议没有达到预期目的

解决：在会议前主持人需要预估每个问题的讨论时间，当一个问题暂时无法达成决议时，及时转到下一个问题。如果会议不能完全达成目的，至少也要达成部分目的。对于有争议的部分，可以放到会议结尾时，如果与会者还有时间，可以继续讨论这个问题。

问题：会议没有达到预期目的

场景：会议没有达到预期目的的原因有很多，例如在一个问题上花费太多时间、重要人员没有参与、人员中途离场、主持人会议主持力度不够等

解决：会议主持人应该牢记会议的目的，并且在会议过程中不断审视会议目的，以及目前所做的事情是否对达成目的。

问题：会议决议不明

场景：会议中，似乎大家都达成了共识，但是在会后好像又很难说达成了什么决议，每个人都不清楚自己要做什么。

解决：做好会议记录，在会议结束时做好会议总结，并且会议结束后以邮件或者书面形式将会议纪要和决议发送到各个与会者。

问题：会议决策落实不力

场景：会议结束后，每个人对于自己需要做什么或者需要给别人什么协助都不清楚，每个人都在被动的等待其他人的催促。

解决：会议结束后以邮件或者书面形式将会议纪要和决议发送到各个与会者，明确每人的职责以及时限。会后需要定期跟踪关于会议决议的落实情况。

问题：与会者对于会议反映冷淡

场景：会议上，大家发言极少，或者大部分成员发言极少。

解决：有时候，这是由于大家准备不足造成的，另外一些时候，则是由于人员性格造成的。会议主持人应当尽量让每个人都发言，控制经常发言的人的发言次数，增加不发言或者少发言的人的发言次数。

问题：会议陷入争执

场景：在某个问题上各方无法达成共识。

解决：如果时间充足，首先在解决问题的目的上达成一致，然后以目的为导向主持分析问题各种解决方案的优缺点，以期望双方达成共识。如果时间紧张，暂时停止讨论这个问题，先讨论以后的问题。