光环国际PMP：项目经理提高工作效率的方法

Posted 2020-10-05

有人会问：为什么我努力善用每分每秒，却永远有做不完的事情?但为什么有的人能够日理万机，却还是精力无限?如何摆脱穷忙又毫无品质的生活?

以下5个聪明工作法，忙碌的项目经理们，请看过来。

 

01

每天最多做三件事

请拿出你落落长的待办清单，圈出最重要的1-3件事，然后给自己一天的时间，卯足全力解决它!你不需要因为还有很多事要做而焦虑，只需要专注今天、当下、以及最重要的问题。

传统时间管理思维容易让人陷入与时间赛跑的恶性循环，成为想在最短时间内做最多事的「急迫性偏执狂」，但如果把时间看成是一个罐子，重要的事看成大石头，想要顺利填满整个罐子，你应该先放入大石头，再依序填入小石头、沙粒和水。——史蒂芬·柯维《与成功有约》

因此，试着把自己的待办事项重新组合，依照重要程度分成高、中、低三种层次：

高、中、低

「最重要的事」今天解决，例如完成企划;

「次要的事」本周完成，例如顾客感谢函;

「没那么重要的事」，有空再做吧，例如上网申请会员注册。

02

以结果为导向衡量工作进度

许多人努力挤出更多时间塞入更多事情，但回顾成果时，才发现实际进展有限，这是因为你只注意创造更多时间，却忘了想办法提高效能。试着把大计划拆解成众多小项目，让你的忙碌成果一目了然。

 

03

记录生活习惯，揪出时间小偷

如同记账软体可以呈现每月各项支出的比例，你也应该记下自己如何运用24小时，也许你会发现，真正用在工作的时间远比你想像中的低。甚至每天花极少的时间接收新讯息，但你依然忙碌，因为逗留社群软体的放松时间，取代了你研究该如何提升工作效率的思考时间。

04

建立「准备动工」的日常规律

每日开工时总是有拖延习惯的人，往往浪费了美好早晨。请建立你专属的触发工具，用规律让身体自然而然地进入工作状态。举例来说，当你播放古典乐进行曲时，强迫自己关掉正在浏览的社交网页，启动工作模式。

当然，如果你假日的生活规律跟周间差不多，开工时你就能更快进入状况，例如都用一杯咖啡，提醒自己思考今日最重要的事，喝完咖啡之后，你已经准备好付诸实践。

 

“大师级”管理者是这样干的

Twitter和Square联合创始人杰克.多尔西(JackDorsey)这样设定他的工作规律：星期一「管理公司」，星期二「产品」，星期三「行销、沟通与成长」，星期四「研发与合作伙伴」，星期五「公司文化与招聘」。如此一来，即使临时有事打扰，他也能立刻回神，专心处理今日要务。

05

养成帮助你停下工作的习惯

培养工作规律有助于运用时间，停止工作也是如此。你应该为自己设定停工时间，以免无止尽地继续瞎忙。例如，午餐前必须完成一件最重要的事，或者跟朋友约顿晚餐，强迫自己提高工作效率顺利赴约。这些正向奖励也会使你抱着期待愉快工作。