年终将至，如何轻松搞定工作汇报PPT？

Posted 2020-08-19

过完双十一还有双十二，然后就该过年了。

 

每年这个时候都是各大小单位整理、汇总、评估、报告的集中阶段，各位职场人士头都大了，好不容易把总结写完了，天哪，还得做成PPT，还得美观、得体、有逻辑，一年的工作就这最后一哆嗦。

 

很多人说，一说PPT不知道从何下手，看完下面的内容我觉得你会豁然开朗，这一次我们不谈PPT技术，只谈PPT的构建步骤。

 

在做一个PPT之前，首先要想明白以下几个问题：

1. 此次PPT有没有现成的文字材料？是什么行业的PPT？

2. 这个PPT给什么样的人讲？受众有多少？

3. PPT展示的时间是多长？

4. PPT播放场合？单纯播放PPT还是一边演示一边播放？

 

我们如数解答以上问题：

1. 如果在PPT制作之前有完整的文字材料，这样制作的难度会很低，从材料中我们可以清楚的规划目录和章节，并且需要在PPT中展示的文字可以直接粘贴使用，在做之前我们心中就已经有了基本的框架。不过有的人汇报PPT往往没有现成的文字，那么你就要在做PPT之前整理好一个提纲，把逻辑规划出来。

2. PPT的受众分年龄段不同、人数不同，做出的效果也不同。比如我们就是部门内部年终汇报，那么我们的PPT选取小而精致的类型，对于受众接受的愉悦程度也比较好。同理，我们要是面对上百人的汇报，整体的PPT风格要大气、沉稳，减少小字标注和小字注释等内容。

3. PPT的演示时间决定了PPT的页数多少，我们需要在较短的时间内完成汇报或者产品介绍，就需要提前将文字内容精简和提炼；如果是需要集中讨论细节会议，就需要将文字材料中的涉及都展示在PPT中；

4. 比如PPT用于在走廊或展厅展示一年以来的工作成果，那么就多以图片和突出文字为主，配合适当音乐，让往返的人员能够愉悦的欣赏一下，如果我们需要在大会中进行展示，那么还是适当考虑时间和受众人数的问题，大气、完整的制作PPT。

 

好了，确定了以上的问题，我们就比较容易开展制作工作了。

1. 搜集素材

2. 选取模板

3. 分章分节

4. 页面版式

 

我们如数解答以上问题：

1. 很多人拿到一个材料就开始制作PPT，在制作过程中发现这个没有那个没有，需要去截图、下载图、转换数据等，非常浪费时间。建议，在制作之前通读或者认真思考材料中涉及到的内容，需要借助哪些图片、哪些数据、哪些古语能够更好的诠释你的内容，并且将这些材料分章分节的整理完毕，也就是说，在做之前你大概已经知道什么页上放什么内容了。这里我们谈论一下素材的问题。有人很有疑惑说，哪有什么素材，我通篇就是纯文字讲述，从哪里找素材？在此提供两个思路：（1）所有能用图片展示的部分、活动现场、活动策划、活动文档等都可以算作我们的素材，都是实际、客观的展示，都可以用。我们通过之前工作的积累，后期跟踪，文档材料的拍照等都可以留作今日所用，这个确实需要日常留心。（2）有些材料可以从网络上获取，比如开展读书活动，除了数目还可以有这些书的封皮排列，也很美观。也可以将排比的内容转化成SmartArt，增加观赏性，也可以找相关的图片进行展示，一句话，就是增加内容展示的灵活性。

2. 这个问题有两个解决办法：（1）直接花钱下载一个美观的，一个不够下载两个。现在付费的PPT模板非常漂亮，版式设置非常巧妙，直接拿来用真方便。（2）不花钱自己下载一个免费的或者自己做一个。这是大多数人的做法。我们可以选取跟主题相关的颜色模板，大多数以蓝色、深蓝色、墨绿、大红色为主色调，当然如果是用于化妆品或者儿童等题材另当别论。主色调选好之后可以定出一个副色，用在着重显示和着重表现的地方，实现整体风格统一。一般性会议或者简单性的汇报，这样做完全没有问题。主色调定了，主页设计风格确定，再接着确定每节的首页模板，整个PPT的样式基本上就定了。

3. 分章分节，主要是讲整个PPT内容进行划分，然后每节的首页根据内容进行设计，风格统一或者实行逻辑单色的设置。

4. 页面版式相对就容易了。各章都设定好了，在既定的板块内容里进行文字和图片的排版，网上有一些版式是直接拿来用的，有的需要自己排列一下，注意几个原则：（1）多个版式交叉使用，左图右字、左字右图、上图下字、上字下图等；（2）图片和文字结合、SmartArt和文字结合、SmartArt和图片结合等相互交替使用；（3）文字过多用线性图形来表示、图片太多就分类缩小展示、内容少就多突出关键字、时间长就多涉及相关文档等。

 

容易出彩的几个小技巧：

1. 首页够亮眼。要么设计动画效果，要么首页图片够冲击感，要么标题文字够潇洒。

2. 重点数据要突出，尤其是在打算文字展示中，数据是可以单独扩大字体和着重颜色的。

3. 有一些文字内容可以用报表或者折线等形式表现，比如一年来销售数据变化，还可以设置上动画效果，一个一个展示，效果要好很多

4. 注意留白。不能都用效果不能都有亮点，页面版式要留白，整体风格要留白。

5. 最基本的，要贴切，做出的PPT符合所在场合的使用，太简单会打脸表明自己不用心，太花哨还是会打脸表明自己用力过猛。怎么贴切参考以上内容。

 

第一次写，内心忐忑，欢迎各位指正。

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