六种查找文档的方法及平时要做哪些优化？

Posted 2020-08-19 专业个人知识管理软件研究

  能否较快找到文档和我们能回想起的关键字等有关，

也和平时是否根据查找方法特点所作的准备有关。

更多的查找方法，可以更好的利用我们能回想起来的内容，去找到。

是的，有的时连找到都是困难的，这个时候尝试更多的查找手段，是不错的选择。

 

下面介绍几种常用的查找方法，

及平时我们应该如何根据其特点作些准备，

以便时间久了后，我们还能较快的找到。

 

常用的查找方法有：

1.按文件名查找
2.按文件夹展开查找
3.按文档的全文查找
4.按标签查找
5.按日期查找
6.按公式查找

下述均以“文档大师”软件为例，其它软件大同小异。

 

一、按文件名查找

  按文件名查找能瞬间显示出结果，

  是每一个专业的文档管理软件的标配，

  常用几种按文件名查找的方式：

1. 多个关键字的联合查询

2. 指定要查找的一个或多个文件夹

 

1. 多个关键字的联合查询

     两个关键字间用空格区隔，边输入会自动显示出查找结果。

     如下图：

 

 2. 指定要查找的一个或多个文件夹

    如下图，点一下“限定分类” ，然后在分类树中勾选要查找的分类。

   这个方法，在Everything要输入文件夹名称，会比较不方便，

   不能像图示用点选的方法。

 

文件名查找，是我们最常用的方式，

那么优化文件名，当然是我们要随时做的事。

 

怎样进行文件名命名才较容易养成习惯？

没有必要掌握什么原则，

唯一的要点就是“根据自己的灵感立即改，

而不是等，等一下可能就忘了”。

在文档大师中推荐做法：

  a. 在阅读文档时，突然来了灵感，能立即修改文件名

  b. 能一步就能快速完成重命名，因为越方便，越容易养成习惯

  (快速修改文件名这个习惯可以有！)

 

如下图，在阅读过程中，

认为文件名加上“思想观念与时俱进”

  能更利于自己下次在研究“思想观念”等课题时找，

  直接在文件名框中输入一步即可，没有任何多余的操作

（不需要选“重命名”等操作）

 

二、按文件夹展开查找

       统计文件夹内的文件数量、能同时显示子文件夹的文件列表等，

       是对按文件夹展示查找方式的增强，提供更多的信息方便快速识别

 

     1. 文件夹内的文件数量

         如下图，通过数量可以看出自己关注是否足够等

 

     2.同时显示子文件夹的文件列表

         同时显示在一起，方便分析、排查、减少点击次数等        

 

文件夹也是最常用的查找方式，能随时重命名和移动等，自然为日久之后的使用做好埋笔。

进一步了解可以看《文件很多、很杂乱，如何才能管理好？》一文

 

三、按文档的全文查找

  有两种全文查找方式：

   1.简单的全文搜索

   2.Google桌面搜索

 

   1.简单的全文搜索

      输入关键字，能查找Office文档、文本文件、PDF等全文，

      显示的结果是文档列表，一般也够用。

     如下图，查找出文档内包括有“个人知识管理”关键字的文档有459个

 

    2.Google桌面搜索

        查找结果较好，安装有点小麻烦。虽然多年未更新，但仍支持W10等最新的操作系统。

     如下图，找到了896个文件。

     可以作为分析知识库内文件内容的重要补充手段。

 

四、标签

    标签是对文档加上任意有助于自己查找、聚合等用的关键字。

    1. 通过标签列表查看文档

    2. 组合多个标签，进行过滤查找

    3.查找包含有标签关键字的文档

 

    1. 通过标签列表查看文档

         如下图，标签“产品经理”下有7个文档

 

    2. 组合多个标签，进行过滤查找

       切换到“多个标签筛选”，点一下“产品经理”，

       再通过查找找到“阿里巴巴”点一下，就组合过滤出1个文档。

       最多支持4个标签的组合过滤。

 

    3.查找包含有标签关键字的文档

      如下图，多个标签中包含有“经理”，则一次将包含这些标签的文档显示出来

 

五、日期

    日期范围，也是人脑较容易回想起的信息，

    想不起文件名就可以通过日期范围的文档列表进行排查；

    并且，按日期范围显示出文档列表，

    也有助于自己的回顾、检讨等。

 

    如下图，点一下2015年，就可以显示出“2015年读过，

   但2016年从未再次读过”的的文档列表，

    即自2015年读过至今未再读过的文档。

 

六、公式

   1. 特殊分类

    2. 自定义公式

 

   1. 特殊分类

       显示在“知识体系”树中的公式，

       主要有：近三天、近一个月、收集箱等。

我最常用的是近三天，收集后有空就看近三天的是否再次阅读了，

       从下图中的“阅”的列，就可以直观看出是否再次阅读了。

 

    2. 自定义公式

  显示在“公式”树中的公式。

通过公式，使用文档大师提供的各种属性，

          可以针对复习、回顾等问题设置符合个人情况的公式。

          如下图，显示的是“近90天收集但阅读次数不足2次”的文档，

          这样有利于自己来检讨、克服收藏瘾问题。

 

 

   多种搜索方法熟练使用后，

    遇到需要时就能灵活利用，快速找到文档，

    甚至对知识库进行分析、更好对自己的习惯进行检讨等。