时间管理

Posted 2020-08-09 fuleying

时间管理1——在你“必须”做的事当中投入更少的时间！

 

工作时间越长效率更高？只在短期内是的。但在那之后，由于没有时间和精力给自己充电，工作效率就会大大下降。

         一个人的工作时长应该有一个限度，超过了限度之后，你的工作产出就应该更多地从有技巧的付出中获得，而不是更卖力地工作。

        效率并不是和你每天做了多少事情有关——更多的是和你完成了多少事情有关。每天早上列出想要在今天完成的3件事情。在接下来的一天里对这3件事情集中投入主要的时间和精力。

        在你“必须”做的事当中投入更少的时间！如果你能在必须要做的事情里投入更少的时间，你会迫使自己投入更多的精力，以便于能够在更少的时间里完成这个任务。相反地，当你给你的任务安排了更多的时间来完成的时候，你就会变得懒散起来。在你所需要完成的任务上安排更少的时间会让你在短时间内完成的更多。

         工作更长的时间只是让你“感觉”更加高效，并且减少对你堆积如山的工作的罪恶感。但是额外的工作时长只是麻痹你的感觉而已。

         你制定计划的每一分钟会为你节省下执行的10分钟。当一直在执行工作而从不后退一步回头计划你的工作时，你很难更聪明地工作。当你经常回顾你的工作内容并且事先做好计划，而不是单纯地执行时，你会更加专注并且发现可以更容易把你的时间和精力安排到特定的工作上去，这会让你变得更加高效。如果你只是盲目地把时间花在某一个任务上，你会更加难以确定到底应该在什么方面投入精力。

         合理安排与工作之外的时间可以为你提供思考工作价值的余地，然后你就可以更聪明地工作，而不只是更努力地工作。

         你越是通过看电视强迫自己变得有效率，你就对自己越不诚实，这会让你更加懈怠，并且为自己完成更少的工作找借口。

       生活中还有比“瞎忙”更美妙的事。你在工作上多花一秒，你就在更有意义的事情上少花了一秒。你可能会放弃那些能让你充电的事情（就像运动、与爱人相处）。当你放弃这些能令人重振精神的事情，你其实正在进行一场必输的战争，并且变得毫无斗志、压力过大、最终效率更低。

 

时间管理2——怎样才能成为办公室里最有效率的人

1）别再做任务清单了，计划表才是王道！

任务清单本身是没用的，它只是让你知道要做什么的第一步。你还要做的，是给任务清单上每一项分配一个时间额度，做成一个计划表。这样你才能更实际地认识到哪些事情是能够做完的，哪些情况是不现实的；才能在做一件事最有效率的时候去完成它，而不是仅仅因为它是任务清单上的第四项或第五项。如果这些任务没有在你的计划表里，也没有分配好所需的时间，那它们就只是没有意义的空想。

一个时间计划表能强迫你面对你能用的时间和做这些事需要的时间。做好完整的计划表后，你就对一天的工作有了全面的了解，完全利用上工作日的每一个小时，这样你不仅能节省完成工作所需时间，更能把工作放在你一天中最有效率的时候去做。

如果你不考虑做一件事所需要的时间，那么就不可能做好这件事。你们可能会想“各种各样突然出现的事会打断我的计划，根本就没可能按计划进行嘛”。

把所有要做的事儿都加进计划里面，计划不用做到十全十美，你只是需要一个让你停止浪费时间的计划，不必过于钻牛角尖。“给每件事分配了专属的时间能直接地减少拖延，因为你不用再花时间决定在某一段时间里要不要做某件事或者做一件另外的什么事，这个决定早已在计划时就已经做完了”。

研究表明，有计划地安排一天的时间能提高生活的质量：时间管理对生活质量起着很积极的作用！！！

 

2）假设你在五点半之前必须回家，然后从后往前规划你的一天

工作总是会贪婪地蚕食你的时间，如果你想在工作和休息中找到平衡的话，一个明确的界限是必要的，而同时，界限也会让你做的更好：它催促着你从而使你变得更有效率。通过设定一个五点半的截止期限，你会更好地掌控时间和工作。

把事情完成得漂漂亮亮的，就要毫不犹豫地放弃琐碎的小事件，学会拒绝别人，重点做好重要的工作。我的经验告诉我，“一定要按固定的计划执行！”这个念头，帮我做了许多看似不讲情理但其实非常聪明高效的决定。“科学家们一次又一次地发现对压力的控制感能有效减缓压力带来的影响”，也就是说，做好了计划，感觉一切尽在掌握之中，压力自然就减轻了。

 

3）做好周计划

如果一个人只盯着今天而从不想明天该怎么办，那他只能被时间追着跑。要怎么才能持续地做好一件事？答案都是：做好周计划。

人们常常忽视他们计划和日程的整体性。而我知道我每天的每个小时都应该做什么，我知道每周的每一天应该做些什么，而每月的每周又要做什么。做到这种程度，其实只需要每周一早上的短短一个小时。

一项研究表明，人们对时间的使用，在有计划时会比无计划时更加明智！！！

每周一我就列好了一周的计划，定计划之前我会过一遍我的收件箱，工作笔记，日历，然后试着定下来每天要做的最重要的事。我把这些重要的事记在email里，然后发给自己，标记成未读邮件，这样我每天查邮箱时都能看见它，然后一天多提醒自己几次，我就会记得很清楚。另外，让这周的任务在脑海中过一下是不够的，把事情写下来总会让你更倾向于按计划一一做好。

 

4）少做点事，但要做精

人们总是根据一个人最优秀的方面来评价一个人，就比如马云不会因为长得矮而被人看不起。所以一个人想要成功，就最好要少做些事，但是要专注于把这些事做到最好，做到完美。如果某些任务并没有给我带来什么价值，我会毫不犹豫地避开它们！

 

5）少做浅工作，专注于更深的东西

浅显的工作，例如邮件和会议，仅仅只是不断地传递信息的过程。这些东西不需要你的天赋和智力。而深层的工作则会不断地推着你，激发你的能力直到达到极限。这些就是产生高价值回报而可以自我提升的工作。

那些最忙的人常常并没有那些每天五点就回家的人完成的事多，这是因为要工作到深夜或周末的唯一原因就是他们的工作充满了浅层的事。他们早出晚归，忙碌于回复邮件，传递信息，像一个人工路由器。这些浅工作非常耗时间，而回报却少的可怜。做浅工作能让你不被炒鱿鱼，而做深工作则能让你不断升职。

要常常给自己预留一些完整而不被打扰的时间，去做那些有价值的深工作。而为了达成这个目标，第一步，不要再每天早上第一件事就是查看邮箱。你要把工作做得十全十美，可能会需要查看邮箱，但你如果是要做完百分之八九十的工作，是肯定能在打开信息量极大的邮箱之前完成的。所以，其实你只需每天定时查看一下邮箱，把工作再完善完善，就能变得高效起来。

 

时间管理3——上班8小时只完成了2小时的工作，如何提高工作效率？

如何提高工作效率？

 

保留一份详细的时间日志。

更好管理个人时间的第一步，就是找出你当前花费时间的方式。而保留一份时间日志，便是完成此事的高效做法。只尝试这种做法一天后，你就会对个人时间的实际去向，立刻获得深入了解。测算时间的行动本身，通常就足以将无意识习惯提升到清醒意识层面，使你有机会仔细检查并改变它们。

下面就是保留一份时间日志的具体做法。在一整天里，无论你何时开始或停止一项活动，都请记录下所用时间。可以考虑使用秒表来记录每次活动的时间间隔。你可以只在工作时间做此记录，或是一整天都这样做。在当天结束时，将所有时间区块整理到各个类别中，找出每种类型的活动花了自己多大比例的时间。若你想做得更加彻底，可以连续记录一周，再计算出每种类型的活动所占总时间的比例。请尽可能详细具体地记录。注明你在查收邮件、浏览新闻、网上冲浪、接打电话、吃饭、去卫生间等事情上，分别花了多少时间。只要你从椅子上起身，很可能就意味着自己需要在时间日志上做次记录。一般情况下，我每天最后能有50-100次日志记录。

每天只会做1.5小时的实际工作。分析你的记录结果。

我第一次记录时间日志时，发现自己一周在办公室所待的大约60小时里，只完成了15小时的真正工作。即使从技术上来说，我已比普通办公室工作者的效率高出两倍，自己仍为这种结果所烦扰。那其余的45个小时都到哪儿去了？时间日志将它们全部展现在我面前，说明了自己并未清醒意识到的计算出个人效率比。

当我意识到在办公室花了60小时，却只完成了15小时的实质工作时，便开始询问自己一些有趣的问题。我的收入和成就感只取决于那15个小时，而非自己在办公室所花的全部时间。因此我决定开始记录每天的个人效率比，用我花在实质工作上的时间量，除以待在办公室里的总时间量。对于只花了25%的时间在实质工作上，虽然自己一开始肯定被其所烦扰，我也意识到仅仅工作更长时间将是极其愚蠢的做法。

效率比=（用在“真正工作”上的时间）/（“上班”时间）

通过削减上班总时间，迫使个人工作效率实现提升。

若你曾尝试训练自己，去做那些你并非真正受到激励而去做的事情，很可能终会失败。那便是我在试图训练自己工作得更努力时，体验到的自然结果。事实上，所以我勉强决定去尝试相反途径。到第二天，我只允许自己在办公室待上总共5小时，当天剩余时间我就不再允许自己做任何工作。结果，一件有趣的事情发生了，我肯定你也能想象得到。我的大脑以为工作时间成了种稀缺商品，自己几乎一连工作了5个小时，个人效率也提升到90%。我在那周剩余时间里继续这项试验，最终完成了25小时的工作，而自己在办公室总共只待了30小时，从而使个人效率提升到80%。因此，我能将每周上班时间缩减到30小时，同时额外完成了10小时的实质工作。当你面对紧迫时间限制，通常就能找到更快完成工作的某种方式。但当你的时间应有尽有，效率低下就会变得非常容易。

在保持巅峰效率状态的同时，逐渐提升工作总时间。

经过几周后，我能在逐渐增加每周上班总时间的同时，将个人效率保持在80%以上。到现在我已保持这种状态很长时间，通常每周能完成大概40小时的实质工作，而只在办公室里花上大概45小时。我已了解到这是自己的理想状态。假如试图在办公室花上更多时间，个人效率就会迅速下降。有趣的是，让我得以优化个人效率的这套工作系统，也为我生活的其他领域创造出极佳的平衡状态。虽然我用此途径三倍提升了生意效率，但在追求其他个人兴趣爱好上，自己也收获了大量时间。

记录时间日志就是在不增加工作时间的情况下，确保优化个人效率的明智选择。但它只需偶尔进行，就能提供这些好处。我每隔3-6个月会记录一周的时间日志，多年间它已给我带来巨大转变，总能为我提供新的优异表现。若我有太多月份不记录时间日志，个人效率就将逐渐下降，自己落回各种无意识的浪费时间习惯之中。你很可能会和我一样，发现自己对个人效率的直觉感受，与你实际完成的真正工作非常接近。记录时间日志是个高效能活动，落实它只需很少时间和努力，其长期回报却无比丰厚。

 

时间管理4——生5个娃、上着班考上哈佛，全靠她的神级“时间管理术”

 

 就因为没时间，才什么都能办到！

越没时间越想做事，化焦躁为进步的决心。其实，很多人都遇到过类似的情况：急着出门，却特别想整理桌子；加班工作，却特别想学外文……等等。人，越是时间不自由，越有想干大事的冲劲。吉田穗波说，如果一天24小时全归她自由支配，她应该没法在短时间内念那么多书，如果没有孩子需要照顾，她应该会有闲情逸致喝杯咖啡，也不会充满斗志、热血沸腾了。越没有时间，越会大量涌现的“想要做那件事”的强烈欲望。这个“想做的事情”，正是你来自于内心深处的愿望，此时是开始做想做的事情的最好时机，因为“想做事”的能量此时在心底涨到了最高点，而“诸事不顺”造成的抑郁却成了助燃剂，正是引爆这股能量的绝佳机会。

因为，人生只有一次。一件一件按顺序来，不够实现那么多理想。抱持这样的想法，才能每一秒都不浪费，而且，整个过程会比较积极开心。

不得不做的事情”要靠“想做的事情”来解脱“因为，专心投入‘想做的事’，‘不得不做的事’带来的痛苦就会更小。”当然，现实总有不如意的时候，吉田穗波也说，精疲力尽回到家，孩子哭闹着要抱抱，会让她感觉特别累。但她仍认为，多管齐下利大于弊。

放弃完美主义，要有乱成一团的心理准备。多件事齐头并进，乱成一团是必然的。吉田穗波强调，想多元利用时间，要把完美主义放到一边，把“非要完成、完美”改成“做一点是一点”，就会有新突破。不做，收获是0，做一点就有一点的收获。每个人都会给自己打分，标准也不尽相同，但可以进行区分，除了必须达到的目标，其他可以试着稍微降低标准，不必事事满分。乱成一团，才能双管齐下；难舍难分，才能两全其美。

有期限限制，便能发挥“临阵磨枪”的狂热，这是提升自我的原动力。期限是让人加速的要件，正常速度无法完成的事情，只要加速就能成功。只要能张罗好情绪，全力聚焦在想做的事情上，自然而然就能过滤掉自己不想听的杂音。

挤出时间做什么，比挤出时间本身更重要！！！

“大石头理论”24小时：长度变不了，密度可提高。同样是一分钟，怎么用得更有价值、更精确？结果完全不同。应该用整段时间优先处理“大石头”，再用零碎时间安排“小石头和细沙”。

早睡早起，留出不被打扰的时间。吉田穗波对作息时间进行了调整。她每天和孩子一同入睡，清晨3点起床，到孩子6点起床之间的三个小时，就是完完全全不被打扰的时间，可以集中精力做想做的事。

学会借助他人，用钱买时间。早睡早起，乍看之下匀出了大段时间，但如果不改变应办事项的总量，就只是把晚上该做的事挪到早上罢了。应该做“不能被替代的事”，剩下的事就外包吧，只有这样才能生出时间来。

善用零碎时间，生活更有效率。利用零碎时间处理事物，再用完整时段实现人生梦想，每天凌晨3点到6点、每天通勤的3小时是她的念书时间，而且，她的时间计划表是细分到15分钟的。当我能对零碎时间也做到快速专注后，时间就为我所用了。

别让焦虑浇灭斗志，控制情绪就是节约时间。很多人浪费时间，是因为把时间都用来焦虑了，相反，很多人达成目标，是因为他们有坚定的信念和稳定的情绪。吉田穗波认为，人生随时随地都会碰到意外，斗志就像个气球，一旦因为疲惫、失落泄了气，又得花时间鼓起它，如此反复，会浪费大量时间。为此，吉田穗波会列出“在意事项清单”，因为她发现小压抑会夺走超乎想像的大能量，每逢必须专心的时候，真正碍事的通常不是大烦恼，而是些小细节。所以，为了专注投入，吉田穗波会运用专注前的时间，处理完令自己在意的小事，防止事倍功半。

勇敢踏出第一步！

然后嘛，见机行事！每个人的肩膀上总有许多“理想”和“责任”。如果总以责任为先，理想就很难实现，因为，责任是永无止境的。如果等责任尽了才去追求理想，那等到天荒地老也动不了手了。所以，实现梦想的关键就是，理想和责任一起扛，同时做想做的事和该做的事。“无论第一步有多小，都要踏出去，然后，坚持下来。但吉田穗波所谓的“坚持”，并不是日复一日，而是即使没完成进度也要继续前进。吉田穗波的“周末图书馆学习之旅”总是断断续续的，但她没有放弃，总安慰自己“有进步就好”，周末本来就应该陪孩子，能读个两三页很该庆幸了。而且，她认为，有时候就是因为时间短，反而能快速进入专注状态，让学习更有效率。

 

挑战越大，越要冲动行事。

不是因为某件事很难，你才不想做，而是因为你不想做，让这件事变得很难。决定做之后，大脑会主动找出路！我们用脑袋思考，用脑袋烦恼，用脑袋踩刹车，但世界上有许多事情，要动了、撞上了、乘上浪头才能明白。只有先冲出去，才有机会慢慢修正轨道。

若不利用冲动，便无法挑战大事。人生就像快速踏行的自行车，如果中途停止了，则容易摔倒，但如果能一直保持行驶的状态，则可以持续走下来。