时间&记事管理

Posted 2022-08-29 2moldram

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• 管理目的

• 解决当前问题 在日常工作中和生活中我们会遇到一些特殊情况，影响我们的推进效率和工作质量。如在代码、写PPT的过程中遇到其他人提需求、提bug导致工作思路被打断；或者某段时期大量的工作堆积，导致我们做事情的节奏混乱；又或者老板安排了一件很复杂的事情，在执行的时候迟迟不愿开始等等。 通过时间管理可以解决下面三类问题

  1. 如何有效的推进一件事
  2. 如何有效的推进多件事
  3. 如何管理安排日常时间

• 形成良好的习惯 在工作和生活中我们经常遇到花费时间学会的事情或一些重要事情忘记了。如自己为了给电脑清灰，在网上查资料学习了拆机方法，结果隔了一年之后又想清灰，又得从新查资料学习一遍；曾经有一个很NB的想法，准备去实现，却因为其他事情干扰忘记了。 通过记事管理可以解决下面三个问题

  1. 如何积累总结自己的经验？
  2. 如何让自己的生活缺少遗憾？
  3. 如何解放大脑专注于思考？

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• 如何管理

  1.如何做好一件事

  首先需要分析为什么我们在做一件复杂的事情的时候不容易做好？ ? 一种普遍的现象是拖拉，比如，在开始学吉他时，给自己定个目标，今天必须把第一首《爱的罗曼史》入门版学会，结果在学习的过程中发现，自己连琴弦都按不稳，右手的节奏也很混乱，由于我们给自己成功的定义是第一天就学会一首入门曲，所以如果我们没学会心里就默认自己失败了，下次我想拿起吉他的时候，就会想起上次的失败经历，久而久之就越发的不愿意去做，最后成为自己的遗憾。出现这种情况是因为我们平时在做一件很复杂的事情的时候，给了自己错误的目标，造成了过高的心里门槛，并且在完成过程中没有给到自己激励感而导致。 这种现象在心里学中被称为“登门坎效应”

  心理学家认为，在一般情况下，人们都不愿接受较高较难的要求，因为它费时费力又难以成功，相反，人们却乐于接受较小的、较易完成的要求，在实现了较小的要求后，人们才慢慢地接受较大的要求，这就是“登门坎效应”对人的影响。

  ? 另外一种普遍的情况是拖延，比如说在周一的时候老板要求这个PPT必须周五前写完，那么很多人都会在前面的四天时候花大量的时间去研究PPT的模板，研究一些很炫酷的动效，又或者想着时间还多先划划水，结果快到周四的时候发现PPT的正式内容还没开始做，于是赶紧找个模板把内容套上去，应付着做完交上去 ? 如何解决“登门坎效应”带来的拖拉问题？ ? 如果我们把学习吉他时的目标更改为先从学会基础的持琴姿势开始，再学会右手的节奏型、左手和弦的桉法，最后再学习一首完整的曲子。将一个大的目的拆分成若干个小的目标，从先行动开始，再去深度挖掘，每个阶段都能获得成功所带来的刺激感，这种成就感就会驱使我们继续做下去。 ? 如何解决拖延问题 ? 首先我们应该在心中或者通过脑图对过程进行预演，对工作步骤和工作量做一个初步的评估，比如写这个PPT，首先需要确定主题思路和大纲，其次需要确定内容和素材，最后需要包装PPT的风格，我们将整个PPT拆分成几个主要的步骤。分别对每一步的工作量进行一个评估，最后按照大致的规划推进。

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  2.如何做好几件事

  同理我们需要先分析事情堆积的时候为什么做不好？ ?

  • 思路不停的被打断，被干扰
  • 不知道哪些重要哪些次要
  • 高负荷运转没有时间思考 这些都是我们经常遇到的问题 ?

  如何解决这些负面状态？ ? 第一步，记事 从学会记事开始，有事情要做就随手通过最方便的工具记录下来，继续保持当前专注的状态，等到一个合适的时间再去处理，让大脑没有记忆负担，只负责思考。 我自己的记录方式是 idea pills（闪念胶囊）和印象笔记，在办公室时通过印象笔记进行记录，在生活中或者外出状态不方便的情况下，通过锤子手机的idea pills 按键呼出随时记录，记录完成后在空闲的时间拖动至印象笔记中按照四象限法则归档

  第二步，分析整理 完成记录后，需对事情进行分析，是否需要做？是否可以交给别人完成？如果要做他的优先级是什么？(可参考四象限法则)将事情拆解之后就可以按照一件事情的处理方式去完成。

  四象限法则： | 紧急不重要的事 | 重要且紧急的事 | | ---------------- | -------------- | | 不重要不紧急的事 | 重要不紧急的事 | 优先级排列从高到低如下： 重要并且紧急deadline靠前且非常重要 紧急但不重要deadline靠前但不重要 重要但不紧急deadline靠后但重要 不重要不紧急deadline靠后且不重要

  举个栗子： 在新版本研发过程中，你正在设计下个版本产品功能业务逻辑，有同事过来找你讨论新版本规划；10分钟后内部项目管理系统中有很多设计建议指给了你需要处理，20分钟后又有人找你提需求。在这个过程中可以先将这件事情发现的时候已最简的方式记录下来，继续保持当前状态，当这个思考过程结束后，在对这几件事划分优先级划分区块，比如新版本规划现在还比较早，可以延后在空闲去讨论；管理系统上面的建议比较多需要集中时间去处理，收集需求可以由助理或同事代为完成。

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• 如何更高效

  将事情记录整理之后，应该怎样更高效的做事？

  1.形成日程表

  将事情分类、分级，形成每天的日程表，每天早上上班时，先计划新的一天需要做的事情，晚上回顾今天做过的事情，做一个简单的总结

  2.让时间区块化

  将同类的事情尽量集中在同一段时间进行处理，让自己更专注，让时间区块化。对自己的时间可以把控

  3.让大脑专注思考

  如果注意力不集中，可参考番茄工作法让自己进入状态

  1. 决定待完成的任务设定番茄工作法定时器至 n 分钟（通常为25分钟）。
  2. 持续工作直至定时器提示,记下一个x。
  3. 短暂休息3-5分钟。
  4. 每四个x，休息15-30分钟。

  4.进入PDCA循环

  保持这种习惯和状态，让自己处于PDCA循环迭代状态，让处理方式标准化。

  1. P (Plan) 计划，包括方针和目标的确定，以及活动规划的制定。
  2. D (Do) 执行，根据已知的信息，设计具体的方法、方案和计划布局；再根据设计和布局，进行具体运作，实现计划中的内容。
  3. C (Check) 检查，总结执行计划的结果，分清哪些对了，哪些错了，明确效果，找出问题。
  4. A (Act）处理，对总结检查的结果进行处理，对成功的经验加以肯定，并予以标准化；对于失败的教训也要总结，引起重视。对于没有解决的问题，应提交给下一个PDCA循环中去解决。

• 总结

graph TD A[记录事情] -->B[分析整理] B --> C是否要做 C -->|不需要做| D[不处理] C -->|别人可以做| E[交出去] C -->|自己做| F[形成日程] F -->| | G[分解事情解决拖延] G -->| | H[预估时间解决拖拉]