怎样用 16.7 个小时做 40 小时的工作

Posted 2020-07-28

　　以前，我每周工作时间实在太多了——60、80、甚至 100 小时。我是怎么看待自己的，和我工作占的比重有很大关系。我把这些疯狂至极的时间看做是荣誉勋章……我乐于对人们说，我有多「忙」，还有，我是多么地「不得不这样做」。

　　听起来耳熟吧?

　　回头看看，我意识到，我在尽量用工作填补我内心的空虚。问题是，这种空虚像个黑洞。不管我在工作上投入多少小时，好像都无法填满。如果要说产生了什么作用，除了让我感到更糟糕，就没有什么了。

　　直到有一天，我受够了。此外，我掌握了方法。我停下手头的事情，开始重新评估我的生活，试着弄清楚重要的和不重要的事情。我意识到，因为我想感到有效率，才觉得工作是重要的，但是，它只是一件重要的事情而已……却不是最重要的。而且，我还明白了，在我不是真正喜欢的东西上投入时间，不利于我的幸福感。

　　因此我决定，我必须要做出较大改变……

　　搜寻方法

　　既然工作对我而言，是重要的，因此我不得不搞清楚，如何更聪明而非更辛苦地工作。我不得不优化我的工作流程，用更少的时间做更多的事情。

　　当然，我也不得不找到喜欢的工作，能够让我感到充实，而不是榨干我。这样，我就有更多时间提高自己，陪陪朋友和家人，在精神、身体和心灵各个方面，真正地健康起来。

　　我喜欢阅读。我尤其喜欢阅读能够帮我提高的东西。我做出的变化给了我极好的借口，我可以沉浸在阅读中!只要是关于更聪明工作的主题，我都找来看。我就同一主题看了大量的博文。我还和人们讨论。

　　随后，我找到了对我而言最有意义的方法，并付诸实施。一些方法完全就是灾难，另一些有时候管用，但是很明显，不太适合我。

　　我注意到，每一种不同的解决方案，都有一个困惑。我找到对我管用的部分，并纳入我自己的系统。稳扎稳打，步步为营，形成了永远改变我工作方式的方案。

　　进入番茄工作法

　　

 

　　多年前，我听到过一个时间管理方法，名叫番茄工作法注1。貌似过于简单，但是正如人们说的，最简单的东西往往最好使。

　　我阅读了其创立者 Francesco Cirillo 在 2006 年发布的论文，文章解释了这种方法，重要的是，还有背后所蕴藏的心理学。这套革命性的时间管理系统易于上手，但是只有应用得当才能改变生活。番茄工作法能够被分解为下面四个基本原则。

　　拥抱时间，而非抵制：我们很多人貌似把时间当成了敌人。为了完成任务、赶工期，我们和时钟赛跑。番茄工作法告诉我们，要正确面对时间，而不是和时间过不去。

　　消除耗尽精力：简言之，当你让自己太辛苦时，安排好的短暂休息会消除「精疲力尽」之感。当你坚持使用这种工作法时，是不可能工作过度的。

　　管理干扰：电话、邮件、Facebook 消息、或突然想起需要更换你的汽车机油——干扰无处不在。通常，这些干扰是不紧急的。番茄工作法帮助你记下这些干扰，稍后再处理。

　　创建一种更好的工作/生活平衡：我们大部分人都非常熟悉因拖延而带来的负罪感。如果我们这一天效率不高，我们貌似就无法享受自由时光。做为一名番茄工作法的主人(Pomodora Master)，你要创建一套有效率的时间表，并完成高优先级任务，这样，你就能真正享受属于你的时间了。

　　「听着还不错，」你或许想说，「那我该做什么呢?」

　　简单：

　　选择一项任务;

　　设置定时器为 25 分钟;

　　持续工作直到定时器提示，然后记下一个 x。

　　短暂休息 5 分钟(你只是完成了第一个番茄);然后

　　重复第 1-4 步，重复 3 次后，休息 15 分钟。

　　简单，但是……

　　现在，你可能在想「25 分钟的工作?这都不算事儿!太容易了」不是这么快的……这是指，持续专注在一件任务上的时间是 25 分钟。不要同时处理多个任务。不要查收邮件。不要接打电话。不要看 Facebook。什么都别干!任何打扰都是被禁止的!

　　对我而言，它需要一段时间来适应，还需要一些工具和技巧。下面是我的实践：

　　定时器(或 app);

　　飞行模式(手机最重要的功能!);

　　安静的工作场所，或一对好耳机/耳塞;

　　笔和纸(用来做番茄记号);

　　每天早上用 5 分钟规划出今天的所有任务;

　　每周结束时，用 30 分钟检查过去一周的情况，并规划下一周。

　　找到有魔力的组合

　　正如我生活中的很多事情一样，我通过试验、体验大量痛苦和沮丧来学习，但最后取得了成长。

　　首先，我认为我每天能做 16 个番茄，没有问题。我习惯了工作这么长时间，少于 7 个小时的工作就轻而易举了。第一天我完成了 12 个番茄。我做了很多任务，但是仍然感到失败，因为我缺乏目标。我感到疲惫和痛苦。

　　在接下来的几天里，我尽量削减我的目标数量。当适应时，我开始完成大量工作，取得了令人惊奇的高效。我知道我状态正好。有些时候，我做的少些或多些，感觉很不好，就认为这是世界上最蠢笨的系统。

　　有一天，我忽略了这套系统，回到了多任务模式。我无法专注、效率低下，而且沮丧。我咬紧牙关，坚持用我以前的方式工作了好几天。我发现，当我把事情做完时，我的效率无法和采用番茄工作法时的效率相比。

　　理智回来了，我开始尝试更少数量的番茄，从每天 5 个开始，逐渐按照我的方式增加到 8 个。我的目标是每天 8 个番茄，每周总共 40 个。

　　运转良好，不过正如他们所说的，生活总有意外。有时候，我要参加很多会议，或者我的女儿在学校有个演奏会，我不能缺席，我无法找到完成 8 个番茄的方法。很明显，40 是我每周的魔法数字，但是对于我处理每周工作的方法，需要灵活一些。

　　算术简单明了： 每周 40 个番茄 = 1,000 分钟的工作(还有 350 分钟的休息时间)。平静到每周，大概有 16.7 个小时，是的!

　　然而，当我有太多事情要做、或身体或精神上感到疲惫时，我就做不到 8 个番茄了。我开始落后，第二天我尽量塞满 14 个，这让我觉得累，而且不满意工作的质量。

　　我意识到，我不得不退回去，重新思考每周情况，并注意到我的情绪，重新聚焦到适合我的东西。番茄工作法是优秀的，但是有些地方存在缺失。

　　受到激励的心理学

　　

 

　　在一个完美的世界，每个工作日的开始，我都有 8 个高价值的任务。我提高了它们的优先级，并按照重要程度，一个挨一个搞定。我对每个任务都充满了等同的激情和动力，不愿意被打扰，用了不到三个小时就完成了当天的任务。

　　听起来不错，是吧?不幸的是，「我们生活的地方是不完美的」。

　　我是一个人，生活在其他人的周围，这就是现实。我有控制不了的情绪，我经常感到疲惫。有一些任务，尽管我知道它们重要、可能还紧急，但是我就是不想做。

　　为了让这一切更长久，我不得不面对这些事情，并学会接受它们，和它们一起相处、而非敌视。

　　我的精力好坏和态度影响着我的工作和结果，因此我不得不保持我当前的感受，并掌控自我。看到一篇有帮助的博文，我觉得这些问题特别好：

　　我的身体状况——我的健康程度怎么样?

　　我的情感方面的状态——我快乐吗?

　　我的精神状态——我该怎样做才能专注一件事?

　　我的心灵状态——我为什么要这么做?我的目的是什么?

　　当给任务定优先级时，这些问题促使我考虑我的心情和精力。结果，我不再考虑什么了，因为我觉得我不得不这样做。

　　当我的身体状况不佳时，我就致力于健身。当我的情感方面状态不佳时，我就找到让我开心的事情，比如和我的妻子、女儿呆在一起。

　　七天的工作周

　　还记得我刚开始的状态吗?疯狂、没日没夜、包括周末。

　　当我决定改变时，我对自己发誓，我要在周末、假日、假期、甚至下午 5 点以后休息。不错，做到了吗?我很高兴告诉大家，我已经打破了所有这些许诺，这实际上是一个好事。

　　当我在下午 5 点完不成 8 个番茄时，我倍感压力，觉得像个失败者。突然，我意识到，我对待工作周的看法过于片面。我为什么要给自己设定这些承诺，并限制我什么时候去工作呢?我这样做，是因为我经历着不充实的工作生活，工作太长时间，却是为了错误的理由。

　　我从单纯的工作转变成了能够让我感到充实的工作。而且，我给自己安排工作之外的自由度，比如参加我女儿的演奏会，而很多人认为这是工作时间。这就很容易让我在能够工作和不能够工作之间切换我的状态。

　　让我困惑的最后一条，是从一周工作五天到七天的变化，我不得不在下午 5 点停止工作，当适应之后，我就能游刃有余了。为了达到 40 个番茄，我需要 40-45 个小时，每周 168 个小时。既然我只需要 16.7 个小时的净值，就意味着我只需工作 10% 的时间。好大的差别呀!

　　什么?!每周 16.7 个小时，我应该什么都做吗?!

　　你可能在想，「我在那两天做了太多工作，你正试图对我说，这就是我整整一周内需要完成的所有东西吗?」

　　是的!这就是我要告诉你的。不对，你每周「工作」的时间可能仍然超过 16.7 小时。我一周「工作」35-40 小时，但是有 20-25 个小时是花在电话、会议、线上和线下网络，以及其它不需要集中精力的任务。它们很重要，但是我没有把它们算作工作时间。

　　我每周真正工作的时间有 16.7 小时，但是我在这个时间段内所完成的工作，相当于在另外 25 小时内所完成工作的 5 倍。

　　没有什么可逃避，生活总有意外，只要人类在进化，尤其是，如果你生活在现代社会，7/24 处于连接状态，那么，创造一种完美的工作环境，就显得不太可能了。然而，你可以更聪明地工作，而不必太辛苦。

　　你打算这样试试吗?

　　指导思想：今天从完成 1 个番茄开始。在一个任务上专注 25 分钟。从 1 开始，迈向未来。

　　想进阶?

　　准备每周节约 23.3 小时，以完成更多的工作?

　　你当然可以……我想让它尽可能地容易。点击下图，查看我的免费电子书，只有 32 页。

　　这份指导详细解释了我的简单工作方法，包括工作表格、工具和资源，你可以打印出来使用。

　　番茄工作法追踪表格

　　

 

　　注释

　　番茄工作法(英语：Pomodoro Technique)是一种时间管理法方法，在上世纪八十年代由Francesco Cirillo创立。该方法使用一个定时器来分割出一个一般为25分钟的工作时间和5分钟的休息时间，而那些时间段被称为pomodori，为意大利语单词 pomodoro(中文：番茄)之复数