大型教育机构如何应用RPA自动处理发票

Posted 2020-11-10

某大型教育机构正通过RPA改进后台操作，提高工作效率，并降低成本。
RPA能够自动进行发票的输入和验证等操作，简化了原有开票流程，提高了应付账款流程（AP）的速度与准确性。

【项目背景】
某大型教育机构，在发票处理上，遇到了难题。
1、发票量过大
每个月，该机构都会为其旗下10所学校处理超过3500张发票。这些发票涵盖了学校的支出，以及用以支持该机构全球社区投资计划的资源等。随着发票数量和复杂性的不断增加，高效地处理发票将成为一项难以完成的任务。

2、全程手动操作
当发票到达机构总部时，员工几乎全程手动，将发票数据输入到公司的ERP系统。这一耗时的手动流程为应付款部门带来了巨大的工作量。

“以前，当我们收到单批发送的发票时，我们必须通读该批次的单据，手动将每张发票分开，然后再输入ERP系统。这往往需要花费好久。” ——应付账款分析师

3、人为错误的风险
现有的系统，以及手动输入发票的流程，难以避免人为错误或发票欺诈。任何机构都不希望通过过账延迟或错误的发票来冒险、并影响与相关供应商的关系。

4、部署新系统的成本
以前，该机构使用内部发票管理解决方案，并与微软ERP应用程序集成。但内部支持该软件产生了巨大的成本，增加了公司IT部门运维工作量。

这家大型的教育机构发现，效率低下的人工发票处理系统正在推高其应付账款业务的成本和出错风险。在不增加运营成本的情况下，如何高效且准确地处理发票，在财会部门实现变革？

【解决方案】
为提高应付账款流程的效率，该教育机构选择应用RPA技术来替换此前的内部发票处理解决方案。

●发票自动导入
凭借自动发票导入功能，RPA代替人工自动将发票数据输入ERP系统，简化了操作流程，从而减轻了财务部门员工的工作量。
“RPA的实施这使我们处于更有利的地位，可以建立更牢固的供应商关系，并最大限度地提前支付发票折扣。更高的可见性使我们能够简化AP系统中一度非常耗时的步骤。”

●提高准确性
除了简化流程外，RPA解决方案还提高了操作的准确性。RPA配备了智能发票读取功能，可以自动检测和标记包含错误或疑似欺诈的发票，从而最大限度地降低业务风险。RPA还具有验证和更正错误扫描发票的能力，为财务部门提供了一个可靠的工具。

●不侵入原有系统
RPA可以与原有系统无缝集成，实施较为快捷，部署成本较低。

●全天候运行
该机构还将RPA应用在了IT运维方面，实现7×24小时全天候监控，减少IT部门的工作量。

“在ERP系统中实现发票自动化，有效降低错误或发票欺诈，为我们节约成本提供了新的机会。”

【实施效果】
自实施RPA以来，这家教育机构提高了发票的可见性和AP系统的效率，同时节省了大量成本。

“现在，我们不再需要花费大量时间和精力来分离发票，因为RPA机器人会自动检测批次发票并将其分离为单个文档，从而为我们节省了大量时间。RPA自动化功能帮助我们为每张发票节省10分钟的处理时间。考虑到我们每年要处理40000多张发票的事实，很快就可节省超过7000小时的时间，相当于一年节省70000多美元。”

RPA不仅有助于组织节省时间，还有助于降低处理发票的总体成本。
“由于不再需要在内部安装和支持自己的开票系统，因此能够降低我们的总成本。”

“它改变了我们的AP流程，帮助我们更高效地工作。凭借准确、高效、自动化的发票处理能力，我们可以确保教师和学生在需要时能够获得所需资源。”