说说邮箱办公有什么好处？怎么写邮件显得专业？

Posted 2022-02-08 dalishuishoupaipai

请思考转个身就可以沟通的事情是否有必要使用邮件？

 

答案是非常有必要。原因有以下几点

1. 人类的大脑记忆时长是有迹可循的，尤其是当事物过多时很容易产生遗忘或发生记忆错误，而电子邮件则是帮助你进行记忆存储的有效方式，同时可通过抄送、密送等通知让相关人员及时的了解项目进展。

2. 当发生冲突时可充当有利的证据，仿制客户或同事之间扯皮，邮件往来可作为保护自己的利器。

3. 如果你有定期整理总结工作的习惯，邮件还可作为工作回顾及总结的重要方式。

4. 所有涉及方案、报价、协议类文件、数据等定要通过邮件发送。其次，所有涉及谈预算、方案协议修改意见等所有细节合作细节的对接。可为你后期节省很多不必要的麻烦。

 

二. 针对邮箱使用场景进行如下说明

 

1. 工作汇报

首先是汇报的及时性，领导安排的重要工作每日汇报、工作完成时需汇报、每周或定期针对工作进行总结性汇报。其次汇报内容掌握重点，前因后果、目的、完成情况、工作计划缺一不可。如：于**时间开始此项工作，之前做了***，目前已完成**%，剩余哪些没有完成，预计完成时间。当邮件内容为项目总结时，需将成果、收获、不足、如何改正等进行一个深刻的总结。（以下参考图来源TOM vip邮箱）

 

 

2. 项目商务对接

项目对接可归纳为两种情况，项目前期未成交的商务洽谈环节，已成交的后期合作环节。无论是处于哪个过程专业性的体现都必不可少。首先需注意邮件发布格式，主题清晰，问候语、署名、邮件签名等设置必不可少。，可加深客户印象同时可快速找到你。

关于邮箱办公的好处。简单说一下个人多年使用的心得感受。

 

3.事件通知

通知类邮件通常是公司有相关的抉择以及放假通知安排等，通常无需回复。收件人注意执行，发件人发送前注意检查好接收成员无遗漏，同时将发送内容描述清楚即可。（以下参考图来源TOM vip邮箱）

 

 

三 正确使用邮件办公的几点小建议

1. 邮件内容结构化：先目标、再结果、再过程，重点分明，善于使用加粗和颜色进行区分。

2. 邮件发送目的和结果：注重发信内容语气，领导和客户要尊重谦卑、同事间也需多用谢谢 请等语气助词。 同时要跟进确认是否得到回复，回复后是否有具体执行的进展是关键。一切以结果为导向。

3. 邮件发布前检查：本人习惯至少是2-3次自检后再行发出。第一遍检查是否有错别字或语句不通，附件是否正确。第二遍检查核心内容是否阐述明确，对方能否看懂。第三遍配图及发布后展示效果检查，建议先给自己发一封核实下效果。邮件通常发送给领导或重要客户，切忌不容出错。若发出后及时发现错误有弥补方法。目前市面上的vip邮箱通常设有邮件撤回功能，误发邮件24小时内可撤回。一旦发现问题可及时补救。

 

以上为邮箱使用的小技巧。选择一个稳定的服务商同样重要。免费邮之类，广告的天堂，本人早就弃之不用了。。如果在企业上班估计阿里、TOM之类的企业邮箱早已备好。个人使用http://163.net 、 http://vip.tom.com等同样可以参考