员工差旅费申请报销还在手动操作？这5步助你管理效率提升90%

Posted 2022-01-08 qingflow

据全球商务旅行组织预计，到2020年，企业商务差旅的花费将达到1.6万亿美元。

其实，公司内部的商务差旅费用管理流程并不简单。因为商务差旅涉及到的人数众多，费用种类包括交通、住宿和餐饮等。员工的商务差旅费用申请需要经过经理、财务等多部门的层层审批，当审批流程结束时，机票价格可能上涨了，酒店也可能房源紧张，需要花费的钱比预算多很多。

差旅费用管理方案

商务差旅费用审批流程过长处理慢会增加差旅费用，浪费了员工的时间资源。因此，商务差旅费用管理需要采用自动化的审批流程。

下面提供一个5步实现差旅费用自动化管理的解决方案：

1、提交出差申请

搭建一个应用，员工可以提交出差请求。这就是一个表单，员工输入自己的工号，其他的基本信息如姓名、手机号码、所属部门等信息都是可以自动化关联的，员工只需要增加每次差旅的具体信息就可以了。

2、进入审批流程

一旦员工提交了商务差旅出差请求，表单就会按照设置好的流程自动发送给其他人去审批；同时，流程可以设置不同的审批人员看到不同的信息。这就是拥有一个自动化审批流程系统的好处。

3、提交费用清单

员工在出差中拿到的收据可以及时拍照上传，这可以为员工报销省去很多时间。员工出差回来后，只需要确保报销的项目符合公司规定要求，而后提交即可。

4、差旅费用审批

通过设置费用审批流程，确保相关信息适时传到相关审批人员处。在某些情况下，甚至可以设置自动审批差旅费用。

例如，当费用金额大于200元时，才需要进行审批，小于等于200元时则选择自动批准此费用报销，节省大量时间。

5、完成差旅报销

可以设置一个自动的差旅报销流程，即当财务团队审批通过后，报销款直接打入申请人的银行账户。

理想差旅费用管理工具的特点

一个理想的差旅费用管理工具需要涵盖上述五个步骤。你可以根据你的需求，购买一个现成的软件或者自己定制一个适合的软件，比如上述方案里面的效果图片就是使用轻流这款工具搭建的商务差旅费用管理系统。但是无论你选择哪一款管理工具，下面这几个关键的功能必须有：

1、随时随地上传信息

销售人员在外面签单时，花在收集各类收据上的时间如果与花在和客户沟通上的时间一样多，这会极大打消他们的工作积极性。公司需要思考的是，如何让报销过程尽可能简单，而不是让报销成为工作的很大一部分。因此，可以随时随地通过手机、电脑等多终端上传信息非常有必要。

2、尽可能自动化

在差旅报销的过程中，会出现很多手工上的漏洞。从纸质收据到在电子表格中输入数据，有很多细节可以更加自动化。无论是对特定类别的自动审批，还是创建报销条目，都可以使用更自动化的工具。

3、避免纸质收据

纸质收据很容易丢失，而且随着时间的推移，纸质收据会逐渐褪色，变得难以辨认。因此，对收据扫描或者拍照并将其备份到系统中是极其明智的选择。

 

想要简化你的费用管理流程吗？来和轻流开展合作吧，轻松搞定差旅审批报销流程。愿我们的携手能让你的财务审批流程效率飙升！