5分钟学会GTD原理，将任务管理系统融入你的生活

Posted 2020-11-26

分享核心技能，助力职场提升，大家好，我是东东老师。

我们经常提到或听到时间管理、任务管理这些词，或者有时会听到GTD这个英文缩写，如果你也对这些感兴趣了，那大概只有一个原因，就是事情太多太杂，管理起来成问题了，这时就需要升级我们的技能，学会一种行之有效的好方法，帮我们打理好这些繁杂的事务。而那些本来生活就很规律和比较简单的朋友，就没有必要专门去用这些方法去管理了，如果用了，还可能适得其反，本来不怎么乱，反而被这些给搞乱了。所以，时间和任务管理，或者说GTD任务管理系统，适合管理繁杂事务，这是它们的使用场景，咱们得事先搞清楚。

好了，既然提到GTD，咱们就来详细地说一说，到底什么是GTD？

其实GTD，是英文Getting Things Done的首字母缩写，意思是“把事情搞定”，来源于一本同名书籍，这本书现在有一本中信出版社的中文翻译版本，题目叫《搞定1：无压工作的艺术》，是一本畅销全球的个人事务管理书籍，以前叫做《尽管去做：无压工作的艺术》，如果你希望进一步深入学习GTD，可以找这本书来看一看。

如果你要快速了解GTD的核心步骤和要点，以及去实践这些步骤，那就和我一起来进行下面的学习，这节课我们首先来快速了解GTD 的5个步骤，然后在接下来的几节中，用实战的方式来实践这5个步骤，并在实践中体会GTD的要点和技巧。

GTD作为一种大名鼎鼎的时间管理方法，它最重要的目标就是实现“无压工作”，也就是让我们的大脑更加轻松，有更多的精力去处理最能够产生价值的事情。它的核心是针对事务繁多的场景，把所有事情从大脑中提取出来并进行体系化地管理，从而让我们可以专注于当下的工作，在完全信任这个外部体系的情况下，轻松聚焦于现在的任务，集中精力去完成它。

所以说，正如前面提到的，它适合于事务繁杂，容易忘掉和混淆的场景，我们很多时候怕忘掉事情，所以在大脑中反复回想，从而造成很多不必要的压力，或者经常会怕一些杂事把重要的事给冲淡，甚至占据原来应该做最重要的事的时间，结果造成重要的事不能按时完成，如果你经常被这种事所困扰，那么你就需要学习使用GTD任务管理系统了。

说起任务管理，其实我是倾向于用这个词，而不用时间管理。因为任务是具体的，可管理的，而时间，你管与不管，它就在那里，你根本无法控制，更谈不上管理了，我们能管的，只有自己，靠自己的执行力去完成一个一个的任务。这是题外话。我们继续谈GTD。

如果我们工作很规律并且事情不多，就没有必要去使用GTD来管理，因为那样维护这些事务的代价反而高过事务本身。

GTD任务管理系统的5个步骤是收集、处理、组织、复查、执行。

也就是说，把所有耗时的新任务都加到这个系统里面，抽空处理这些任务，并按照一定的类别组织好这些任务，每隔一定周期定时对这些任务进行清理维护，然后根据系统的提示或自己对系统中任务的查阅，靠自己的执行力有条理地完成这些任务。

如果这个系统一直维持正常运转，那么我们的生活、学习和工作，都会在一种高效能的状态下有条不紊地进行，这样我们一段时间内的产出，可能就比不使用GTD系统高出许多倍，并且是在“无压”的状态下完成，将对我们身体有害的焦虑症、拖延症一并给去除，所以如果能用好GTD系统，对我们打造高效能人生，科学而系统化地去实现自己的人生目标，是一件非常有帮助的事情。不管你是学生、白领，还是创业者，只要你的场景适合使用GTD，那就是时候来学习和实践一下了。

下面对这5个步骤进行一个简单的分解。

GTD任务管理系统的5个步骤
收集
收集，就是把大脑中的想法，都放到一个收集箱里。

这些想法，可以是想要去做的事情、或者一些灵感、点子，甚至是偶尔看到的一个电话号码，一句觉得有参考价值的广告，总之不管想到的是什么，只要你觉得有必要记录下来，就把它们统统都放到收集箱里，清空你的大脑，让大脑不去做耗费能量的记忆工作，这样大脑就可以有更多能量去进行更重要的分析、思考、决断等工作。

当然，这些临时收集的想法在收集箱里一定是杂乱无章的，但是，我们先不要管它们，重要的是先把大脑清空，让大脑没有压力。

处理
接下来的工作就是处理，也就是清空收集箱。

当有空闲时间的时候，开始一条一条地处理收集箱中的这些条目，觉得不可行的，可以将它们删除，或者先放到某个地方，例如一个叫做“归档”的清单，留待以后再处理。至于怎么使用清单，后面我们实践的时候再讲。如果觉得条目可行，就落实到“下一步行动”，或者归类到相应的文件夹和清单，安排好时间地点人物等要素，然后只管在系统的提示或自己检阅后，到时靠实际行动去完成就可以了。

所以说，处理就是把想法转化成可执行的任务的过程。

组织
当任务比较多的时候，就需要进行分门别类地组织，从而方便我们查阅和管理。分类的目的，是为了管理任务时更加高效，以及不错过最重要的事。

在实践时，使用文件夹来分成大类，文件夹中的清单列出具体任务，通过这种方式把不同的任务有序地放到相应的文件夹和清单中，方便我们随时查阅和执行。

至于文件夹的分类，我们可以按场景，或者按部门，有不同的方法，根据自己的喜好和需要来定就可以了，在实践时我们会具体讲解。

组织的方法还有加标签、标注颜色、设置优先级、设置重复任务的定时提醒等，我们也会在后面进行实例讲解。借助这些实用的工具，可以非常有效的组织大量任务。

复查
复查是定期维护任务列表的过程，是执行任务前的最后准备。

例如，乘飞机或动车出差之前，检查一下行李是否有遗漏；考试之前，检查是否准备好了考试用具，手机是否已经关机；上台演讲之前，检查演讲稿是否已经通透，着装是否有纰漏等等。GTD的复查与这些事情类似，就是在执行任务之前检查一遍前面的步骤，看看是否已经按照要求处理好。

从某种意义上来说，复查是一种垃圾回收机制，因为不能老堆积任务，却不去有效地提高任务的完成度，导致任务堆积过多，反而造成整个系统的过度消耗，甚至造成心理上因为很多任务没有完成而造成的压力，产生不必要的焦虑和拖延，这样就背离了GTD系统的初衷了。

所以复查是非常重要的工作，因为这个系统只有经常维护才能正常运转，只有正常运转才能形成良性循环，这种任务一件一件完成的结果累积，就是在帮助我们完成一个一个的大目标，从而实现我们人生的价值。

复查的频率：可以每周一次大维护，每天一次小维护。例如，每个周末抽出一大段时间，例如20分钟，对本周的任务进行复查。每天早起后或临睡前，抽出5-10分钟对当天的任务进行复查。

复查可以遵循这样的步骤：

1、检查收集箱是否清空。

2、检查每项任务是否已经安排好时间地点人物所需要物料等细节。

3、检查各清单中是否有已经完成或可以作废的条目，已经完成的标注完成

划重点：复查，其实是GTD系统中最重要的一个环节。

执行
执行就是按照GTD系统的提示，或者自己的查阅，靠有条不紊地行动来完成任务。

没有执行，一切都只是计划，只是理想。所以执行就是任务落地的过程，其重要性也是不言而喻的，就不展开说了。GTD前面四步，都是为了这最后一步，即高效的执行。所以GTD也可以说是一个理想到实践的系统管理方法。

上面讲了GTD的5个步骤，我们再来回顾一下：收集、处理、组织、复查、执行。即收集想法清空大脑、对想法做取舍加工形成具体可落实的任务、用文件夹和清单来组织不同类别的任务、定期对任务列表进行维护、按照系统提示和自己查阅执行任务直到完成。

GTD任务管理系统的软件（工具）实现
运用GTD原理帮助用户实现任务（或时间）管理的软件有很多，实现的非常优秀的有Mac版的OmniFocus和跨平台的滴答清单，其它的就不作推荐了。这是笔者根据多年使用经验下的结论，只是个人意见，不代表大数据。

OmniFocus的优点是可无限分层级，而滴答清单做不到这一点，非常遗憾。所以，如果你的设备生态系统为苹果系，则优先选用OmniFocus，而如果不是苹果系生态，或者有跨平台的需求，则毫无疑问要选择滴答清单。

OmniFocus方面，根据一些朋友的建议和要求，专门制作了一个小课，需要观看的可以点这里。如果觉得课程还不错，可以分享给朋友，让有用的经验可以帮助更多人，并且顺便赚回学费。

滴答清单的课程也在紧张制作中，预计一周左右就可以与大家见面了，东东老师在课程中会详细分解滴答清单在GTD任务管理系统实践方面的经验，并且还会介绍滴答清单在GTD之外的许多实用技法，敬请期待。感谢阅读。