5分钟学会GTD原理,将任务管理系统融入你的生活

Posted

tags:

篇首语:本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理,主要介绍了5分钟学会GTD原理,将任务管理系统融入你的生活相关的知识,希望对你有一定的参考价值。

分享核心技能,助力职场提升,大家好,我是东东老师。

我们经常提到或听到时间管理、任务管理这些词,或者有时会听到GTD这个英文缩写,如果你也对这些感兴趣了,那大概只有一个原因,就是事情太多太杂,管理起来成问题了,这时就需要升级我们的技能,学会一种行之有效的好方法,帮我们打理好这些繁杂的事务。而那些本来生活就很规律和比较简单的朋友,就没有必要专门去用这些方法去管理了,如果用了,还可能适得其反,本来不怎么乱,反而被这些给搞乱了。所以,时间和任务管理,或者说GTD任务管理系统,适合管理繁杂事务,这是它们的使用场景,咱们得事先搞清楚。

好了,既然提到GTD,咱们就来详细地说一说,到底什么是GTD?

其实GTD,是英文Getting Things Done的首字母缩写,意思是“把事情搞定”,来源于一本同名书籍,这本书现在有一本中信出版社的中文翻译版本,题目叫《搞定1:无压工作的艺术》,是一本畅销全球的个人事务管理书籍,以前叫做《尽管去做:无压工作的艺术》,如果你希望进一步深入学习GTD,可以找这本书来看一看。

如果你要快速了解GTD的核心步骤和要点,以及去实践这些步骤,那就和我一起来进行下面的学习,这节课我们首先来快速了解GTD 的5个步骤,然后在接下来的几节中,用实战的方式来实践这5个步骤,并在实践中体会GTD的要点和技巧。

GTD作为一种大名鼎鼎的时间管理方法,它最重要的目标就是实现“无压工作”,也就是让我们的大脑更加轻松,有更多的精力去处理最能够产生价值的事情。它的核心是针对事务繁多的场景,把所有事情从大脑中提取出来并进行体系化地管理,从而让我们可以专注于当下的工作,在完全信任这个外部体系的情况下,轻松聚焦于现在的任务,集中精力去完成它。

所以说,正如前面提到的,它适合于事务繁杂,容易忘掉和混淆的场景,我们很多时候怕忘掉事情,所以在大脑中反复回想,从而造成很多不必要的压力,或者经常会怕一些杂事把重要的事给冲淡,甚至占据原来应该做最重要的事的时间,结果造成重要的事不能按时完成,如果你经常被这种事所困扰,那么你就需要学习使用GTD任务管理系统了。

说起任务管理,其实我是倾向于用这个词,而不用时间管理。因为任务是具体的,可管理的,而时间,你管与不管,它就在那里,你根本无法控制,更谈不上管理了,我们能管的,只有自己,靠自己的执行力去完成一个一个的任务。这是题外话。我们继续谈GTD。

如果我们工作很规律并且事情不多,就没有必要去使用GTD来管理,因为那样维护这些事务的代价反而高过事务本身。

GTD任务管理系统的5个步骤是收集、处理、组织、复查、执行。

也就是说,把所有耗时的新任务都加到这个系统里面,抽空处理这些任务,并按照一定的类别组织好这些任务,每隔一定周期定时对这些任务进行清理维护,然后根据系统的提示或自己对系统中任务的查阅,靠自己的执行力有条理地完成这些任务。

如果这个系统一直维持正常运转,那么我们的生活、学习和工作,都会在一种高效能的状态下有条不紊地进行,这样我们一段时间内的产出,可能就比不使用GTD系统高出许多倍,并且是在“无压”的状态下完成,将对我们身体有害的焦虑症、拖延症一并给去除,所以如果能用好GTD系统,对我们打造高效能人生,科学而系统化地去实现自己的人生目标,是一件非常有帮助的事情。不管你是学生、白领,还是创业者,只要你的场景适合使用GTD,那就是时候来学习和实践一下了。

下面对这5个步骤进行一个简单的分解。

GTD任务管理系统的5个步骤
收集
收集,就是把大脑中的想法,都放到一个收集箱里。

这些想法,可以是想要去做的事情、或者一些灵感、点子,甚至是偶尔看到的一个电话号码,一句觉得有参考价值的广告,总之不管想到的是什么,只要你觉得有必要记录下来,就把它们统统都放到收集箱里,清空你的大脑,让大脑不去做耗费能量的记忆工作,这样大脑就可以有更多能量去进行更重要的分析、思考、决断等工作。

当然,这些临时收集的想法在收集箱里一定是杂乱无章的,但是,我们先不要管它们,重要的是先把大脑清空,让大脑没有压力。

处理
接下来的工作就是处理,也就是清空收集箱。

当有空闲时间的时候,开始一条一条地处理收集箱中的这些条目,觉得不可行的,可以将它们删除,或者先放到某个地方,例如一个叫做“归档”的清单,留待以后再处理。至于怎么使用清单,后面我们实践的时候再讲。如果觉得条目可行,就落实到“下一步行动”,或者归类到相应的文件夹和清单,安排好时间地点人物等要素,然后只管在系统的提示或自己检阅后,到时靠实际行动去完成就可以了。

所以说,处理就是把想法转化成可执行的任务的过程。

组织
当任务比较多的时候,就需要进行分门别类地组织,从而方便我们查阅和管理。分类的目的,是为了管理任务时更加高效,以及不错过最重要的事。

在实践时,使用文件夹来分成大类,文件夹中的清单列出具体任务,通过这种方式把不同的任务有序地放到相应的文件夹和清单中,方便我们随时查阅和执行。

至于文件夹的分类,我们可以按场景,或者按部门,有不同的方法,根据自己的喜好和需要来定就可以了,在实践时我们会具体讲解。

组织的方法还有加标签、标注颜色、设置优先级、设置重复任务的定时提醒等,我们也会在后面进行实例讲解。借助这些实用的工具,可以非常有效的组织大量任务。

复查
复查是定期维护任务列表的过程,是执行任务前的最后准备。

例如,乘飞机或动车出差之前,检查一下行李是否有遗漏;考试之前,检查是否准备好了考试用具,手机是否已经关机;上台演讲之前,检查演讲稿是否已经通透,着装是否有纰漏等等。GTD的复查与这些事情类似,就是在执行任务之前检查一遍前面的步骤,看看是否已经按照要求处理好。

从某种意义上来说,复查是一种垃圾回收机制,因为不能老堆积任务,却不去有效地提高任务的完成度,导致任务堆积过多,反而造成整个系统的过度消耗,甚至造成心理上因为很多任务没有完成而造成的压力,产生不必要的焦虑和拖延,这样就背离了GTD系统的初衷了。

所以复查是非常重要的工作,因为这个系统只有经常维护才能正常运转,只有正常运转才能形成良性循环,这种任务一件一件完成的结果累积,就是在帮助我们完成一个一个的大目标,从而实现我们人生的价值。

复查的频率:可以每周一次大维护,每天一次小维护。例如,每个周末抽出一大段时间,例如20分钟,对本周的任务进行复查。每天早起后或临睡前,抽出5-10分钟对当天的任务进行复查。

复查可以遵循这样的步骤:

1、检查收集箱是否清空。

2、检查每项任务是否已经安排好时间地点人物所需要物料等细节。

3、检查各清单中是否有已经完成或可以作废的条目,已经完成的标注完成

划重点:复查,其实是GTD系统中最重要的一个环节。

执行
执行就是按照GTD系统的提示,或者自己的查阅,靠有条不紊地行动来完成任务。

没有执行,一切都只是计划,只是理想。所以执行就是任务落地的过程,其重要性也是不言而喻的,就不展开说了。GTD前面四步,都是为了这最后一步,即高效的执行。所以GTD也可以说是一个理想到实践的系统管理方法。

上面讲了GTD的5个步骤,我们再来回顾一下:收集、处理、组织、复查、执行。即收集想法清空大脑、对想法做取舍加工形成具体可落实的任务、用文件夹和清单来组织不同类别的任务、定期对任务列表进行维护、按照系统提示和自己查阅执行任务直到完成。

GTD任务管理系统的软件(工具)实现
运用GTD原理帮助用户实现任务(或时间)管理的软件有很多,实现的非常优秀的有Mac版的OmniFocus和跨平台的滴答清单,其它的就不作推荐了。这是笔者根据多年使用经验下的结论,只是个人意见,不代表大数据。

OmniFocus的优点是可无限分层级,而滴答清单做不到这一点,非常遗憾。所以,如果你的设备生态系统为苹果系,则优先选用OmniFocus,而如果不是苹果系生态,或者有跨平台的需求,则毫无疑问要选择滴答清单。

OmniFocus方面,根据一些朋友的建议和要求,专门制作了一个小课,需要观看的可以点这里。如果觉得课程还不错,可以分享给朋友,让有用的经验可以帮助更多人,并且顺便赚回学费。

滴答清单的课程也在紧张制作中,预计一周左右就可以与大家见面了,东东老师在课程中会详细分解滴答清单在GTD任务管理系统实践方面的经验,并且还会介绍滴答清单在GTD之外的许多实用技法,敬请期待。感谢阅读。

以上是关于5分钟学会GTD原理,将任务管理系统融入你的生活的主要内容,如果未能解决你的问题,请参考以下文章

将Emacs Org mode用于GTD任务管理

番茄工作法

记录学习第二天---系统基础

5分钟学会mysql的逻辑架构原理

趣味故事5分钟学会第一个Java程序,秒懂跨平台执行原理

趣味故事5分钟学会第一个Java程序,秒懂跨平台执行原理