SharePoint：如何批量签入（Check in）文档？

Posted 2021-01-31

自从中国国家标准委员会就知识管理模型定位之后，很多企业早些年启用了“传统的知识管理”的模式管理企业结构化和非结构化文档，但在现阶段，很多企业应其本身的快速发展以及应用趋势的需要，逐渐寻求和关注显性知识的“传统的知识管理”平台步入关注“知识共享”和“社交学习并重”转变的解决方案。

通过企业内部的各项评估和调研，多数企业都选择SharePoint 平台作为企业内外部社交、协同办公、知识文档管理系统平台。

但部分企业IT管理员部署完SharePoint平台后，由各个部门管理员进行知识等信息数据架构设置时，往往会遇到一个场景：

用户需求场景：

部门管理员为了应终端用户的需求：多人协作编辑文档需个人编辑完成之后，其他人可见再次编辑，管理员为实现需求在若干文档库启用“签入和签出”功能，比如SoW 文档库，项目Proposal文档库等需要多人协作的文档库。

存在隐患：

但满足用户需求的情况下，往往管理员会忽略了将原始的“传统的知识管理系统”，比如File Server或者FTP Server中的结构化和非结构化文档批量导入SharePoint特定的文档库的情况，未在导入文档前关闭“签入和签出”功能，导致文档批量导入后全部是签出状态，意味着其他终端用户无法访问这些签出的文档，若把文档改成签入状态，单个文档进行修改，势必增加管理员的工作量，那么如何能实现批量签入的需求呢？

解决方案：

多个企业用户管理员曾咨询过我这类问题，这里分享下解决方案： 用PowerShell的cmdlet对文档进行批量签入。（本文适用于SharePoint Server 2013,2016,2019）

具体步骤如下：

$WebURL="http://cpshelley:9001/sites/Project_Shelley"
$LibraryName="shelley"

$Web = Get-SPWeb $WebURL
$CheckedOu$DocLib = $Web.Lists.TryGetList($LibraryName)

$CheckedOutFiles = $DocLib.Items | Where-Object { $_.File.CheckOutStatus -ne "None"}

ForEach($item in $CheckedOutFiles) { $DocLib.GetItemById($item.Id).file.CheckIn("Checked in by cp01administrator") }

说明：Checked in by是指用哪个用户做批量签入，使用管理员账户。

希望本文对大家有帮助，若大家在使用和操作上遇到其他问题，欢迎线下讨论和咨询。