浅谈如何在高校推行无纸化办公oa系统

Posted 2021-01-26

随着互联网技术的普及和发展，数字化校园建设在各高校正如火如荼的开展。无纸化办公oa系统是数字化校园建设中非常重要的一项内容，如何更好地在高校实现无纸化办公oa系统，为学校的教学、科研及管理服务，以提高工作效率、规范工作流程是各高校都应积极探索和研究的课题。

　
一、无纸化办公oa系统应用的意义
　
　1.节省办公投入，提高工作效率
　　
传统的日常办公要消耗大量的办公耗材，需要大量的人力。比如学校对相关部门下发文件，要按照部门数量打印相应份数的文件，对每个文件进行装订、盖章，还要有专人去各部门分发；公告通知或会议通知时，要分别给相关人员打电话，消耗了大量的人力物力，既造成了资源的浪费也影响了工作效率。
　　
无纸化办公oa系统的应用，既可以节省大量的资源消耗，减少学校对办公耗材的投入，也可以有效协调各部门之间的协同工作，各级部门主管能够方便地随时查看工作进度情况，对工作进行跟踪检查和督促，有效提高日常办公的效率。
　　
2.规范办公流程，管理科学化

传统办公模式中，存在工作职能不明确，相互推诿现象。　　

无纸化办公oa系统可以建立起一套紧密、协调、可靠、简单的管理机制，促使工作走向流程化、标准化、规范化，使各部门分工明确、责任分明，具体工作严格落实，从根本上消除了工作中信息传递阻塞、延误、失真等现象，保证了信息的正确、提高了工作交办的速度。
　　
3.加快交流，保证信息时效性
　　
高校是一个信息交互密集的地方，比如教师要进行教学相关文件阅读、调课申请、排课查询等活动，因此保证信息的时效性非常必要。高校教职员工多、校区面积大，如果按照以往方式进行教学活动，工作起来非常繁琐、麻烦。利用互联网技术，通过无纸化办公oa系统的工作流程的设计和应用，很快就可以在网上轻松、方便地办理这些事务。
　　
二、无纸化办公oa系统的搭建
　　
1.认真规划和考察，选取高效、稳定的无纸化办公oa系统
　　
关于无纸化办公oa系统，市场上有很多品牌。在进行选购的时候，要选择功能完备、技术成熟、应用广泛，并能够与本单位现有的应用软件很好融合的品牌。到有经验的高校走访调查了解应用情况，结合本单位实际情况进行规划设计。大部分软件系统都提供试用，可以通过在单位小范围内部署试用来检验软件实际的效果，在试用中发现问题并研究解决，搭建一个适合自己学校的无纸化办公oa系统。
　　
2.依托现有网络环境，建设办公oa系统
　　
计算机技术的大范围应用，采购成本的下降，大部分高校都有了比较完善的局域网和计算机系统。无纸化办公oa系统要依托于校园局域网，利用现有的网络资源规划实施，构建覆盖整个校园的网络办公环境，这样可以节省大部分设备资金的投入，实现事半功倍的效果。
　　
3.整合高校应用系统，实现统一工作平台
　　
随着学校应用系统的不断普及，高校内都建立起了很多的网络应用系统。比如教务处的教学管理系统，科研处的科研管理系统，人事处的人事管理系统，学生处的学生管理系统，财务处的财务管理系统等等，各系统都是相互独立的分散的，无法实现数据的有效联系，无疑形成了一个个“信息孤岛”，给工作带来了极大的不便。在校园内实行无纸化办公oa系统，利用无纸化办公oa系统将每个系统对接，建立整体性信息系统模型，实现系统集成，构建统一的工作平台。
　　
4.注重网络安全，保证系统安全稳定运行
　　
网络的大范围普及，网络安全越发显得重要，而无纸化办公oa系统要在高校推广下去，就要为系统创建稳定、安全、高效的环境。这需要有专业的技术人员，定期对服务器管理和维护，及时更新系统补丁，检测网络不安全因素，防范安全威胁。
　
　　
总之在高等学校推行无纸化办公oa系统已经是一种工作方式的革命性转变，必将是今后重要和不可替代的工作方式。推进需要一个循序渐进的过程，需要技术层面的支持，同时也考验着推进工作者的智慧，无纸化办公oa系统的推广和使用，可以实现高校数据资源的整合，系统的融合，为高校的教学管理及办公带来方便，已经是不可逆转的时代潮流。只有把工作流程化、管理制度化、标准规范化，才能在高校更好地实现无纸化办公oa系统。