如何把项目计划书变得甘特图？

Posted 2021-01-21

为什么制订了项目计划书，还要制作甘特图？甘特图简洁直观，一目了然。用甘特图展示项目计划，有利于跟踪进度、掌控全局。同时，甘特图还可以检验项目计划在时间上安排是否可行、在人员安排上是否合理、在先后顺序上是否符合逻辑。甘特图与项目计划书互相印证、互为补充。
把项目计划书转换成项目甘特图的方法与注意事项如下：
一、确定甘特图名称
把“项目计划书”替换成“项目实施控制甘特图”即可。如“中南公司企业规范化管理整体导入项目计划书”替换成“中南公司企业规范化管理整体导入项目实施控制甘特图”，就是甘特图名称。有人把“计划书”三字替换成“计划进度表”也是正确的。甘特图就是纪念管理学家甘特图先生发明计划进度表而命名的。但是如果写成“计划进度甘特图”就重复了。
二、拟订签署格式
签署格式很简单，就是“拟订： 审核： 审批： 年月日”。
不论是项目专家拟订，还是项目专家助理拟订，都需要企业负责人确认才能正式发布执行。如果项目专家亲自拟订，则可以省略“审核”项，审批无疑是企业负责人。
三、确定项目任务名称
项目任务名称按照项目计划书中的大项任务依次填写即可。项目任务项既不能过于琐碎，也不能过于简单。比如说企业规范化管理体系建设项目中的任务项，就不能只写“流程优化”，但也不能把项目分得过细，如四级流程图设计、四级流程图修改、四级流程图审核、四级流程图审批、四级流程图培训等，就太细了，可概括为“四级流程图设计优化”与“三级流程图设计优化”并列即可。
四、确定各项目任务完成起止时间
订任何计划都必须坚持“计划到天、责任到人”的原则。制作甘特图的主要目的就是计划进度可控，因此，每项任务的起止时间必须具体清楚，不能模糊不清。甘特图软件自动去掉了周六周日，让我们制订计划留有余地。起止时间一旦确定，甘特图后面的时间轴就会自动显示时间跨度或长度，便于管理者掌控进度。
五、确定各项目任务责任人
能否做到“计划到天，责任到人”是检验甘特图是否合格的主要指标。没有专人负责的计划往往会流于形式。谁都负责就意味着谁都不负责。制作甘特图“责任人”必不可少。
六、确定各项目任务配合人
不同阶段不同任务，虽然负责人可能是一个人（也可能是一类人），但配合人就不一定都是同样的人员了，在计划中能够写具体姓名的就不写岗位，除非配合人是一类人员，才写岗位，如全体系统设计师或全体中层管理人员。总之，配合人表述不能出现歧义。
七、确定各项目任务达成目标或完成方式
达成目标一定要让人一看就清楚明白，如设计三级流程图50个或以上、设计四级流程图500个或以上，或者这样表达：流程运行管理制度审批通过、绩效管理制度审批通过等，即让企业员工要么看得见，要么数得出。
八、以任务项为核心检视其先后安排是否符合逻辑
填写以上内容，项目实施控制甘特图草案就完成了，项目专家在提交企业负责人之前，一定要进行一番自我检查，观看甘特图任务安排是否符合逻辑，比如说，没有进行组织架构调整，就不可能进行岗位设置；没有组织架构和岗位设置图，就无法梳理三、四级流程图目录。项目计划只有按照管理逻辑或工作先后来安排，才方便项目衔接、方便项目顺利进行。
九、以责任人为核心检视其工作量大小是否合理
企业规范化管理体系建设是一项综合性管理工程，牵涉面大、涉及人员广，不是少数几个人能够完成的，必须充分调动全员力量，即使是单项任务，也要尽可能安排不同人员担任。假如一个人担任项目任务太多，特别是需要同一时间完成的任务，就会让个别人疲于奔命，轻则影响项目进度，重则影响项目设计质量。项目要有进度但绝不能出现赶进度情形，赶进度一定会损害项目质量。通过检查，发现同一人负责的事项都集中在同一时间，就必须调整责任人，如果找不到合适的责任人，就要调整时间安排，避免一个人同一时间负责两项任务。
十、以任务为核心检视其时间安排是否可行
最后从任务本身检查，如果同一时间要进行两个或两个以上的项目，这在多数情况下是不可行的。再如果配合人是同一类人员，就更加不可行，必须进行人员或时间的调整，以确保计划进度的可行性。
项目专家认为安排合理、时间可行，就提交企业负责人签批或组织讨论后签批了。