如何有效进行项目集管理?

Posted 2020-12-16

随着企业的扩张，业务往来日益增多，企业同时开展多个项目是不可避免的，如何有效进行多项目管理，是许多企业急需解决的问题。

这一趋势导致多项目管理角色的兴起。它与项目高效和谐地配合，为企业的快速发展提供了动力。

如今，大多数企业参与到多项目管理中，但他们仍然在寻找应对这种环境复杂性的最佳工具。

有趣的是，许多人依然觉得难以区分多项目管理和项目组合管理，导致难以“对症下药”。

接下来CORNERSTONE将教大家如何区分。

一、多项目管理

多项目管理最基本的定义指针对组织中进行的多个项目进行全生命周期的管理。

在多个项目同时进行中，管理人员必须在资源池共享的情况下，顺利完成期限不同、规模不同的项目。

因为多项目这个概念提出来的时间不长，这也是如今企业没有足够的策略、技术和工具来管理多项目的原因。

许多项目经理抱怨资源不够，人手不足，也有可能因为他把任务分配给没有能力完成的人，导致项目效率低下。

所有公司都有一套黄金法则：尽可能快地完成任务，实现项目目标，寻找降低成本的方法。

在多项目中，为了遵循这一法则，项目经理必须给项目制定优先级，再根据排序来确定综合计划中资源的合理分配，然后才开展项目。

掌握任务优先次序和资源分配是多项目规划不可或缺的部分。

这就是为何你需要在同时处理多个项目时采用优先次序，了解如何在团队间切换，并随时获取你所负责项目的最新情况。

二、项目组合管理

项目组合管理是指为了实现特定的战略业务目标，对一个或多个项目组合进行的集中管理。

项目组合管理不是简单地多个项目进行管理，而是通过项目评价选择、多项目组合优化，确保项目符合企业的战略目标，从而实现企业收益最大化。

三、多项目管理与项目组合管理的区别

虽然多项目管理是项目管理的趋势，但是许多人都会把多项目管理与项目组合管理混淆。

这两种管理类型在目的、焦点、计划重点及责任这四个层面上会有所不同，具体如下表所示：

对项目型企业来说，运用合适的项目管理软件在企业管理中能起到事半功倍作用。

在项目过程中，它可以帮助项目经理实现：项目进度追踪、人员配置管理、缺陷追踪、文档协作、任务管理等等。

与单项目相比，多项目管理需要承担更大的压力，无论是在进度、成本还是质量上。

因此想要确保每个项目可以按时完成，保质完成，借助多项目管理工具是最好的办法！

无论你是负责项目组合管理的主管，还是专注于多项目管理的PMO经理，你都需要了解如何优化团队工作，以及如何增加项目产出。

CORNERSTONE多项目管理软件对于多项目管理和项目组合管理都非常有效，它能踪并行项目，利用中心数据库帮你实时控制这些项目，进而优化团队工作，提高项目管理效率。

相关研究人员对多项目管理做了十多年研究，他们建议人们在同时处理多个项目时，应注重紧急制约因素和关键制约因素。

根据他们的经验，项目遇到瓶颈期的主要原因是资源过载和项目的优先级排序不当。如果可以解决这两个问题，那么项目运行就会变得很顺利。

在CORNERSTONE系统中，能够有效应对这两个问题。

CORNERSTONE提供各种资源计划与使用报表，可按照区域、部门、项目以及活动进行资源的查找、申请、分配并跟踪所有资源的使用情况，避免出现资源过载的情况。

在项目优先级处理方面，CORNERSTONE 能够帮助您识别风险的概率、风险处理的优先级别及其处理方法。
并且，它还能实时汇总所有相关的问题与风险及其解决方法，从而统一有序地管理所有问题与风险。

此外，在CORNERSTONE系统中，项目计划与执行是密不可分的（由系统连接在一起）。

如果项目计划与项目执行不一致，就容易产生很多不必要的复杂问题，如下面所提到的：

a）必须确保每个团队成员都即时更新项目中已更改的日期及其可交付成果的依赖；

b）必须确保每个团队成员都能按要求将可交付成果提交给上级评审；

c）必须确保每个团队成员都及时评审需要其评审的可交付成果。
以上问题均需要花费不少的人力物力去应对，才能维持项目计划的有效性与项目团队的协作。

对于多项目管理来说，组织外部环境是非常复杂多变的。

一个项目可能有成百上千甚至数万个日期，依赖和可交付成果。

通过CORNERSTONE系统将计划和执行结果自动连接起来，实时更新。

系统就能自动找出这些麻烦，完全无需人手，让项目各个工作井然有序地进行。

合理并且有效地运用项目管理软件，不仅可以让我们工作井然有序地进行，还能最大程度保证项目目标的达成。我推荐使用CORNERSTONE，它提供了包括任务/需求/测试管理、迭代规划、缺陷追踪、报表统计、团队协作、WIKI、共享文件和日历等功能模块,现在申请20人以下团队即可免费使用。