项目管理40 | 项目沟通管理-规划沟通管理

Posted 2020-12-15 lenbor

规划项目沟通对项目的最终成功非常重要。沟通规范不当，可能导致各种问题，在大多数项目中，都是很早就进行沟通规划工作，这样，就便于给沟通活动分配适当的资源。有效的沟通是指以正确的形式、在正确的时间把信息提供给正确的受众，并且使信息产生正确的影响。

 

1、规划沟通管理是根据干系人的信息需要和要求及组织的可用资产情况，制订合适的项目沟通方式和计划的过程。本过程的主要作用是，识别和记录与干系人的最有效率且最有效果的沟通方式。

 

2、规划沟通管理的ITO详解：

①  干系人登记册：为规划与项目干系人的沟通提供信息。

②  沟通需求分析：通过沟通需求分析，确定项目干系人的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对干系人的价值。沟通渠道的总量为n(n-1)/2，其中n代表干系人的数量。

③  沟通技术：可以采用各种技术在项目干系人之间传递信息。影响沟通技术选择的因素包括：1）信息需求的紧迫性；2）技术的可用性；3）易用性；4）项目环境；5）信息的敏感性和保密性。

④  沟通模型：5个要素5种状态。

⑤  沟通方法：

a)       交互式沟通。在两方或多方之间进行多向信息交换。这是确保全体参与者对特定话题达成共识的最有效方法。包括会议、电话、即时通信、视频会议等。

b)       推式沟通。把信息发送给需要接收这些信息特定接收方。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达受众或被目标受众理解。包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、日志、新闻稿等。

c)   拉式沟通。用于信息量很大或受众很多的情况。要求接收者自主自行地访问信息内容。包括企业内网、电子在线课程、经验教训数据库、知识库等。

⑥  沟通管理计划：描述将如何对项目沟通进行规划、结构化和监控。

 

3、一般沟通过程所采用的沟通方式分为以下几类：参与讨论方式、征询方式、推销方式（说明）、叙述方式。四类中，参与程度逐步减弱，控制程度由弱到强。

 

4、沟通管理计划包含以下信息：

（1）通用术语表

（2）干系人的沟通需求

（3）需要沟通的信息（语言、格式、内容、详细程度）

（4）发布信息的原因

（5）发布信息及告知收悉或作出回应的时限和频率

（6）负责沟通相关信息的人员

（7）负责授权保密信息发布的人员

（8）将要接受信息的个人或小组

（9）传递信息的技术或方法

（10）为沟通活动分配的资源