不会用管理工具,怎么做项目经理?

Posted 2020-12-15

最近被领导指派负责一个新的项目，我想把项目做成功，给老板留下深刻的印象，同时也给自己的职业生涯添上浓墨重彩的一笔。

但是，项目管理流程很复杂，项目本身也不好做。在收集了与该项目有关的所有信息，并将新的团队整合在一起之后，身边的朋友建议我找一些项目管理工具，来帮助我更好地管理手中的项目。

虽然朋友的建议很有道理，但是一旦真正开始寻找，很快我就意识到选择合适的项目管理软件可能与管理项目一样困难。

市面上的项目管理软件令人眼花缭乱，哪种工具最容易使用？哪些功能的是项目管理必备的？

下面分享一点我的心得，希望对你有所帮助！

选择项目管理软件之前要清楚的问题

一、你的项目性质是什么

并非所有项目性质都相同。例如，互联网公司的研发项目管理与传统生产制造业的项目管理不同，因为他们需要整合管理的资源、团队性质以及具体实施过程均不相同。

那么你的项目性质是什么？你的项目有什么独特之处？这些都是你需要明确的东西。

不同的项目需要不同的管理方法，有些适合敏捷管理（强调灵活快速），而有些适合精益管理（强调以最小资源投入创造出尽可能多的价值）。

二、谁需要使用该工具

你是唯一会使用该工具的人，还是一部分人需要使用，又或者是所有团队成员都需要使用？你是希望每个人都具有相同级别的访问权限，还是希望根据不同的角色来限制相应的权限？

当你在选择项目管理软件时，数据权限的控制以及使用的难易程度都相当重要。太简单的工具可能不符合你的需求，而高度复杂的工具可能对其他人来说太难上手。

三、当前的系统存在的问题有哪些

你现在有没有已经在用的项目管理软件，或者说你只是使用电子邮件和表格来管理项目？

想想你目前所使用的工具有哪些局限性？如果拥有一些高级协作功能，可以使你的日程安排和费用跟踪管理效率更高，你是否需要？

四、对工具预计的花费是多少

大家都很想找到最便宜的工具，如果是免费的那当然更好。但是便宜甚至免费的工具，数据安全性如何？能不能解决你目前的问题？有没有后续的跟踪服务？如果一定要花钱购买，那么你的预算是多少？

这些都是需要考虑清楚的。实际上，只要能解决你在项目管理上的问题，哪怕是多花一部分钱，也是有价值的。

好用的项目管理软件需要满足哪些条件？

1、功能匹配度高

任何软件工具都会有自己独特的功能，无论是个人还是团队在选择一款软件时，需要看清软件的功能有哪些，哪些功能是项目管理必须要使用的，哪些功能是多余的。

只有去仔细分析这些功能信息，才可以帮助企业或团队找到合适的软件工具。

2、使用简单易上手

功能再强大、性价比再高的软件，买过来之后大家不会用也是白搭。很多时候企业员工的知识水平有限，对新的软件工具接受程度低。

所以在选择项目管理软件时，一定要考虑到员工操作的难易程度，能够让员工很快上手的工具则可以帮助你节省大量的操作培训时间，进而加快项目进度。

3、便于团队沟通协作

前面已经说到项目管理其实是十分复杂的过程，项目管理中我们需要不断与团队其他团队成员进行沟通来确定项目的进展。

因此，良好沟通协作功能是必须的，它将有助于保证整个团队的信息畅通。

4、实时掌控项目进度

一个正常的项目流程包括启动、策划、执行、监测控制、收尾等5个阶段，每个阶段都有不同的事情要处理，尤其是在执行和监测阶段，管理尤其复杂，因此项目进度的把控是比较难做处理的。一个好的项目管理软件，可以让你对项目进度一目了然，帮你在管理各项事务方面做到游刃有余。

5、可视化项目管理全貌

数据报表是掌握业务全局的最佳方式，项目管理也不例外。无论是成本管理、质量管理，还是项目完成情况，都可以通过报表来掌握全貌。

6、好用的项目管理软件推荐
合理并且有效地运用项目管理工具，不仅可以让我们工作井然有序地进行，还能最大程度保证项目目标的达成。我推荐使用CORNERSTONE，它提供了包括任务/需求/测试管理、迭代规划、缺陷追踪、报表统计、团队协作、WIKI、共享文件和日历等功能模块,现在申请20人以下团队即可免费使用。