如何使用Excel管理项目？

Posted 2020-12-11 houzidata

 

1.什么是复杂问题？

 

复杂问题需要很多道工序，涉及到与多个人进行沟通，人的注意力没法持续关注，导致很容易忘掉很多重要步骤。像这种问题就要用到项目管理工具，在重要的节点上，来检查自己是否遗漏了重要的环节。

 

比如手里总有十好几个工作任务同时在跑，手忙脚乱应付不了总是在怀疑人生；除了要完成领导布置的工作任务外，还要和其他部门各种沟通对接，微信群里时不时传来不断变化的需求……每天恨不得25小时都在工作，可工作进度还是难以把控，经常延误，到底怎么办呢？

 

有人会说用专门的项目管理软件来管理多个工作任务就好了，但是你还得花时间去适应各种项目管理软件。你的时间有限，没有时间学习多余的东西。

?

最重要的一点是，别人很有可能打不开你发的工作文件。因为不是所有人的电脑里都安装了这个软件。

 

如果用 Excel来做那就简单多了，因为每个职场人的电脑里都有Excel，几乎人人都会用，可以极大地提高工作效率。最重要的是，Excel简单容易上手，不需要你花太多时间就可以掌握。

 

这时候我们就可以使用Excel来做项目管理里常用的甘特图。

 

2.什么是甘特图呢？

 

甘特图是以提出者甘特先生的名字命名的。横轴表示时间，纵轴表示项目里各个任务。通过条状图来显示项目里各个任务随着时间进展的完成情况。

 

 

 

3.什么是项目管理文档？

 

很多创业公司其实是没有项目经理的，通常是一个技术人员就作为某项目的负责人。

 

这部分我会通过一个实战案例，教会你如何使用Excel来绘制甘特图，从而来管理项目，并自动生成项目进度报表。

 

我们可以根据项目需求用Excel做下面的项目管理文档。

 

 

图片里的序号对应l项目管理文档分为三部分：

 

1）项目计划表

用于记录项目各个任务模块，以及对应的负责人，开始时间，项目周期这些数据。

 

2）甘特图

通过甘特图可以清晰的看到各个任务的完成进度。

 

3）项目分析

项目图表分析部分是根据项目计划数据自动生成的，并不需要人为额外更新，最大程度上减少了人员工作量。

 

这部分主要是为了方便全局看到项目信息和人员任务安排信息，帮助最大化利用人员时间和效率，降低资源浪费

 

每周你可以把项目进度文档发给各个相关的人员，每个人可以看到整体项目的进度，和各自当前的工作任务。跟CEO汇报也一目了然。

 

整个文档做起来难度并不是很大，做完之后能够多次重复使用，大大的提升了使用的愉悦度和效率。

 

下面我教你如何用Excel做出这样的项目管理文档。

 

4.如何用Excel做甘特图？

 

1）如何制作项目计划表？

 

在Excel中录入项目分解也就是各个任务的名称，负责人，开始时间，需要天数这些数据。

 

上图中红框里的内容是增加的几个辅助列，里面的数据是利用Excel里的函数计算出来的，这里看不懂也没关系。我会在最后把这个项目文档发出来，你可以直接使用我给的项目文档。

 

如果你想深入学习Excel的函数功能，我也会在最后给出一个补充学习的资料，补充学习下就可以。

 

我这里简单解释一下这几个辅助列是怎么计算出来的。

 

辅助列截止时间里的值等于开始时间加上需要天数；

已完成天数里的today()函数为当天日期，里面当天日期和开始日期计算出已完成天数；

未完成天数等于需要天数减去已完成天数

 

这样我们就把项目计划表做好了。辅助列里的数据会根据你其他列的值动态变化，不需要再手动去填写。

 

2）甘特图如何制作？

 

 

第1步，按住ctrl键选中项目分解，已完成天数，未完成天数这几列

第2步，选择插入菜单栏下的堆积条形图，就得到了下面图片中的甘特图

 

 

第3步，选中图表，点击鼠标右键，选择“选择数据”按钮

第4步，在弹出的对话框中选择添加，出现下面图片中的对话框

 

第5步，在系列名称中选择计划表中的开始时间列名。在系列值中选择开始时间这一列的数据。就把开始时间作为横轴加到甘特图里了。

 

第6步，我们把开始时间移动到最前面，就可以看到我们图表中的绿色条形就是开始时间。

 

下面我们继续优化图表。

 

第7步，我们设置坐标轴。

 

选择纵轴，鼠标右键选择“设置坐标轴格式”，在弹出的对话框中选择“逆序类别”，我们看到纵轴安装任务顺序排列好了，横轴开始时间也移动到了最上方。

 

我们看到横轴时间比较乱，下面图片我们继续设置横轴时间。

选中横轴，鼠标右键选择“设置坐标轴格式”，在弹出的对话框里最小值设置为计划表开始时间的最小日期，输入日期后按回车键。最大值设置为计划表截止日期里的最大日期。

 

设置好后我们就看到了下图的效果。

 

我们将绿色条形的地方选中，选择无填充，让它隐去，就得到了甘特图。然后再做一些图表的细节优化处理，就可以让甘特图更好看了。

 

3）管理文档的第3部分项目分析如何做？

 

预计总天数，已完成天数，未完成天数，对之前的计划表列做加法就可以得到。

 

然后插入饼状图就可以得到项目完成进度。

对计划表做数据透视表，就可以得到项目人员工作量的柱状图。

 

5.模板下载

 

前面我们学习了面对复杂问题，如何使用Excel制作甘特图和自动报表来推进项目进度。

 

我希望你也能亲自跟着前面的步骤实践一遍。

 

 

 

 

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