Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档

Posted 笑虾

tags:

篇首语:本文由小常识网(cha138.com)小编为大家整理,主要介绍了Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档相关的知识,希望对你有一定的参考价值。

WPS

准备一个模板文档一组数据。通过邮件合并功能,将每行数据填入模板文档指定位置,最终将生成一个文档。

1. 先找到功能所有位置

先打开模板文档,再:引用邮件 》(出现新标签)邮件合并

2. 准备用于批量生成的数据

2.1 先在excel表中准备好以下数据

姓名职务性别
张三官兵
李四镖头
王八镖师
麻子劫匪

3. 插入数据批量生成文档

3.1 邮件合并打开数据库 》找到上面准备好的excel (如果xlsx数据无法正常打开,可以换成xls试试)
如果数据加载成功,则右边的按钮完为可用:

3.2 插入数据占位符(域)

  1. 光标放在指定位置(比如姓名),点击插入合并域,打开插入域窗口。
  2. 切换到数据库域,在域列表中可以看到:姓名职务性别(与excel表格中的表头一一对应)
  3. 选择姓名字段,点击插入。
  4. 重复第一步,完成职务、性别的设置 。

3.3 查看效果

  1. 点击激活查看合并数据,此时我们可以看到这前插入的占位符已经变成真实数据了。
  2. 通过后面的上一条下一条等导航按钮可以浏览每条数据的效果。

4. 批量生成文档

  1. 点击合并到新文档,选全部,也就是上面的4条数据,全都生成在同一个新文档中(多页),自己选择个目录保存一下就好了。
  2. 如果希望每条数据单独生成文档,就使用合并到不同新文档设置非常简单,系统也带了帮助视频的链接,就不多废话了。

插入Next 域

上面的方法,因为我们的模板内容,正好一页,所以有4条数据,新文档就有4页。
但有时,我们的模板内容,并不满一页,只有几行,比如工次条我们肯定希望一页中放满N个工资条后,再换下一页。

以工资条为例:
比如我们通过观察判断一页可以放5份,那么模板中就把5个工资条都放好。在插入域时。
第一个使用插入合并域
后面的三个先插入Next域插入合并域
插入完成的域效果如下:

  1. «姓名»
  2. «Next Record»«姓名»
  3. «Next Record»«姓名»
  4. «Next Record»«姓名»

Word

打开邮箱合并功能

第1步,选择文档类型

第2步,选择模板文档

第3步,选择我们准备好的excel表,然后下一步。

第4步,手动插入字段

第5步,生成

参考资料

WPS:强大的批量制作工具
WPS:常见邮件合并应用技巧

以上是关于Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档的主要内容,如果未能解决你的问题,请参考以下文章

python第三方库实现word邮件合并功能

python实现Excel邮件合并

如何从EXCEL中提取相应数据批量生成WORD文档

如何利用Word邮件合并批量打印带照片的证书

Word(WPS文字)批量修改表格宽度

基于WPS的Word最佳实践系列(邮件合并实现邮件批量发送)