项管行知08--活动

Posted 2021-10-15 3u

上次我们总结执行中的一个分解：WBS；本次我们继续工作包的更下一层分解：活动或任务。

1 定义

WBS中，已经将分解到工作包层次，再下一层分解为活动；这里的活动不仅是事项的细分，还会确认好具体的执行人，考虑好工作量粒度，工期，起始、完成日期，工作日历，活动关系等，能在日程表中安排下去执行，如下图所示：

 一些关键定义：

活动（Activity）：在进度计划中所列，并在项目过程中实施的工作组成部分。

活动清单（Activity List）：一份记录进度活动的表格，包含活动描述、活动标识及足够详细的工作范围描述，以便项目团队成员了解所需执行的工作。

活动属性（Activity Attributes）：进度活动所具备的多种属性，可以包含在活动清单中。活动属性包括活动编码、紧前活动、紧后活动、逻辑关系、提前量和滞后量、资源要求、强制日期、制约因素和假设条件。

2 说明

在项目实施中做活动分解，要特别注意几个点：

活动 VS 项目

项目的目标，从最上层项目章程开始，一直到最下层的活动（项目章程->项目范围->WBS->控制账户->规划包->工作包->活动）。

活动是和具体的日程、执行责任人（常规叫工程师）关联对应的，是执行管理的最小单位。项目经理安排执行时，可以给项目成员安排到具体的活动；成熟度高的也可以划分更高层级的工作包给负责人，由负责人细化出活动（如给软件负责人划分软件设计阶段，软件负责人再组织开发人员分解出对应阶段的活动）。

活动 VS 工程师

对于工程师而言，任务和工程师的关系，有点类似项目和项目经理的关系。

一个高效的工程师，需要把自己的任务按时做完做好；遇到多个任务时，需要合理安排时间资源；必要时候就得赶工或并行执行；遇到任务之间有矛盾冲突时，要搞清楚任务的优先级，和相关人员达成一致。某种程度上，工程师就是任务的简单版项目经理；而项目经理就是复杂任务的高级版工程师。

活动 VS 任务

两者在量化管理上来说，指的是同一个意思。它是执行人实际执行、监控、产出结果的最小单位，也是管理人员向执行人分派、监控的最小单位。

从纸面意思上，“活动”会给人一种主动的、方向性的、软性的感觉，强调的是先开始，行动起来，如安排一次团建活动、娱乐活动、旅游活动、营销活动等。

中文里，“任务”是“责任和义务”的简称，其实和工作中岗位角色描述比较匹配，如“X，担任Y角色，该角色需要履行Z项职责，主要包括W类关键任务”；相比活动，任务个人感觉是被动的、具体性的、关注完成验收的，如完成一次光荣而坚决的健身打卡任务。

3 修行

在日常工作中，有几点经验分享：

如果你是工程师，一般是项目经理或部门主管给我们分派任务，都可以看做我们的上级，我们的职责就是对任务负责，对上级负责。

• 可以用电脑、手机的“桌面便签”来设置带日程的代办事项（也可以用便签贴），提醒我们要完成的任务；
• 对于上级分配下来的任务，如果不够“SMART”，就主动和上级讨论达成一致，避免扯皮返工；
• 要求上级分派的具体任务在3~7个之间，工期在1个月之内，如果只有一个任务，当前任务阻塞就会等待浪费资源，如果任务太多，有会造成矛盾或过分关注远期细节。

如果你是资深工程师，有组员或带新人（部门经理也类似），你承担了承上启下的角色，可以考虑让上级分配颗粒度较大、时间阶段较长工作包。

• 可以利用Excel来SMART分解、记录活动，优先向下分派，组员做不了或核心部分自己做；
• 组员做完任务，要检查任务的交付件质量，集成到工作包的交付件中，对有偏差的任务给出改进意见和建议；
• 这时的资深工程师，相当于承担了“专业项目经理”的角色。

如果你是项目经理，一定要学会使用专业工具来分解、集成活动，而且最好是集成类Project功能的平台工具（最低也得用Excel）。

• SMART分解的任务可以甘特图、泳道图等各种展示；
• 任务可以按周或双周分批发布分派，一旦分派出去能邮件或短信自动提醒工程师；
• 工程师可以填写任务执行进度，工时，任务完成后有审核人检查交付件并表示任务状态；
• 可以统计总体计划进展及偏差，如果能自动给出项目报告的固定形式，那就更棒了；
• 每周、或双周的项目例会、项目周报（利用系统自动统计可以节省很多数据整理的时间）。

 

如果一个工程师把安排下来的本职任务做好，你会成为高效的执行者；如果能把活动分解清楚、管理到位，工程师会成为有效的管理者。

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