浅析ERP系统--财务

Posted 2021-09-05 3u

目录

1 ERP的组织划分

2 财务角度

3 关联

4 支撑部分

流程

角色权限

数据

数字化平台化

5 小结

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上一篇概述了企业级应用系统ERP的本质：钱流计划（浅析企业级应用系统--ERP）。这一篇往下走一走，聚焦到细节范围看一看。

1 ERP的组织划分

企业组织常规按业务区分，从ERP角度也可以重新划分。一个贸工技企业，可以大致划分七大部分，如下图所示：

• 营销用服，贸的对象，客户

• 供应链(采购、生产、仓储)，工的部分，供应商、物料、产品

• 研发(产线、工程)，技的部分，新产品研究与开发

• 财务，贸工技的执行的目标衡量，钱

• 质量，贸工技的执行的效果衡量，物

• 人资，贸工技的执行人员

• 其它部分，董事会，投融中心、行政、流程IT、项目运作等等间接关联单元，企业运作的支撑部门

本篇主要关注财务部分。

2 财务角度

对财务理解的一个简化类比是家庭财务。

刚工作时，最直接的感觉是花钱，把房租水电网费花费交了之后，其他钱可以按需月光。

一段时间后，就会考虑要存点钱，为后续做点准备；存钱后，想要赚取利息，就会用到某种投资方式。

再后面，想买大宗物件，发现钱不够，就会想赊、借、贷、要等各种融资手段；为了留住更多的现金，搞个信用卡透支，加个杠杆；有了小孩，赡养老人，时间跨度最少20年，身体健康第一，还得买个保险，健身充电。

钱越来越不经花，年底做个年度收支平衡表，归类分析，发现该花的不该花的都花了，决心要做预算定投存记流水控支出，开源节流，争取下一年度报表优秀。

最后，会发现，家庭财务和住房/食品/服装/交通/教育/旅游/娱乐/医疗/政策，紧密联系起来。 美国加息、中国减税、山竹台风、周末节日，统统都会影响你的荷包和幸福感。

企业是专业赚取利润的组织，财务面对的人员、资金、场景、活动等等复杂性，超过家庭N个数量级，需要更精细化的财务管理。

从企业财务角度，财务类活动本身有一整套的运作流程，专业术语描述如，投、融资管理，绩效管理，经营计划管理，预算管理，财务分析，市场分析，产品分析，客户分析，供应链分析，人力分析，资产，成本，费用，损益，利润，资金，应收应付，付款收款，总账，采购，销售，库存，月结，审计，等等。

运作流程也需要不同的角色来完成，如首席财务官、总会计师，财务总监、资金总监、财务部经理、审计主管、会计、助理会计、出纳员、收银员等。

这些流程大致可归为三类：分析决策类、执行控制类、运行支撑类。根据企业规模和财务目标的不同，三类流程和配置人员各有侧重。

随着企业规模扩大，老板各种决策影响面也扩大，越需要财务的分析决策类活动和数据的支持，这也是财务管理最重要的存在。这类决策是企业的战略内容，常规在线下完成，而且是商业机密，老板和财务负责人才是最佳的表述人。

执行控制、运行支撑的大部分内容，是基础部分，而且关联到其他部分，比较适合用ERP来落地执行、为分析决策提供及时性和准确性，如下图所示：

财务，通过ERP把其他部分关联、集成起来，这个过程专业术语叫“财务/业务一体化”。业务的主要数据，用财务数据量化；业务的PDCA，通过财务衡量，再反馈到业务。

让我们来看看ERP中最直接的关联部分。

3 关联

ERP中，通过各种“单”，把各部分的业务的“数据”，关联运作起来。一个最简示例如下图所示：

各部分单和数据简述如下：

• 营销用服对外和客户产生贸易，向ERP输入具体客户的产品订单、服务订单、付款单(通过银行间接完成)、销售费用报销单；ERP向营销提供用服哪些可卖的产品/服务、标价等信息。

• 供应链对外和供应商贸易半成品（物料、委托加工等），并生产出可销售的产品。向ERP提出采购单、生产单、出库单、入库单等；ERP向供应链提供产品BOM，半成品价格、库存变化等信息。

• 研发按项目根据需求设计新产品，向ERP发布项目单、产品BOM、产品ERR、研发费用申请单等。

• 质量根据研发、生产、客户服务的要求验证产品和服务质量，向ERP输入检验单、验证结果等。

• 人力资源向ERP输入工资福利；其他部分向ERP提供审批单及数据。

通过ERP中记录的单据和数据，可以做更快更准确的财务活动。如：

• 统计客户购买产品的数量和价格，对大客户提供VIP服务；

• 统计各个产品的成本、卖出数量、金额等，计算利润率，聚焦赚钱产品；

• 统计新产品的研发成本，销售数量、金额，计算回报率，聚焦赚钱项目；

• 统计订单、物料采购周期、生产周期、维修库存等，计算周转率，提高资金利用率；

• 统计各业务的人力成本，计算人均效率；

• ……

在积累一定数据，并做业务的财务分析后，线下会持续讨论出改进后的业务方案。在ERP中，可以设置业务方案的财务控制点，结合电子审批流，在每次审批时及时落地。如：

• 客户发货时，超额信用度的提醒和异常处理

• 新产品研发过程中，费用超额的提醒和异常处理

• 变更发起时，替代物料及库存报废的金额提醒和处理

• 采购物料时，异常价格的提醒和异常处理

• ……

以上是一个最简描述，实际的单据和数据非常之多，利用ERP数据，财务人士可以根据专业规范、业务经验、或老板需求，提供较客观的财务分析观点，为更高维度的分析决策提供依据。

ERP数据的分析，也有不准确的风险，原因可能包括：数据粒度定义不够，业务数据未收集，业务活动未达标，协调流程不完整，分析方法欠缺，分析人员经验等等。ERP是一面数据镜子，能够通过可视化数据呈现的异常，快速找出相关的人、财、物的数据和关系，在分析原因时快速找到数据验证。经过持续几轮线上线下修正，ERP的运作就会趋于真实化。

4 支撑部分

ERP系统中，可以直接完成、或间接提供数据，做统计、分析/解决、关联、规范/控制、预算/计划等高级功能。但首先，在系统中记录基础数据。源源不断的基础数据，需要几大支撑部分。

流程

这是最流行的部分，简单描述，就是把跨业务的活动逻辑顺序梳理清晰，形成一致认可的标准、规范，指导业务活动执行。

日常中，会遇到各种组织的流程。对流程最直观的感受，就是各种类型的流程框图、及要填的各种单。

流程梳理是正本清源，在理想情况下，流程确定好了，宣讲完成，就会按规范执行。实际上，如果没有其他支撑，一个好的流程，很有可能转变为政策性纲领、或纸面流程，看起来很美，但无法有效执行落地。

角色权限

流程执行的主体，主要是人（用工具自动化做的，也是人设计设置的）。人的主观能动性，对执行效率和效果，影响巨大。

为了建立底线标准，避免低级遗漏，需要制定流程执行的角色，及对应权限。确保在实际操作中，最坏情况也能执行下去。

按照研究案例，组织的成员越多、智商越高，一是自然集成的整体智慧会被拉低，二是达成一致性会更难；这时候就越需要明确具体角色职责，避免吃瓜围观。

一个现状是：人的道德标准，某些方面要求远远超越法律规定；但法律保证了要达到的基本底线。所以，越是发达民主的国家，法律也越精细化。

数据

业务按流程执行的结果，需要在过程和结果中用具体数据来体现，这些数据就是后续统计、分析的基础。如：

• 钱的信息：现金、存款、借款、研发成本、人力成本、……专业术语叫“科目”，每次活动记录

• 客户的信息：姓名、国家/地区、地址、电话、信用度、银行账户、……

• 产品的信息：型号、编码、部件清单、价格、库存数量、……

• ……

每一个数据，相当于一滴水；水滴汇集到一定程度，就能形成水流。

流程类似于沟渠，干涸的沟渠看不出纰漏，也达不到目标；清水常流的沟渠，可根据水质、水流变化，或扩渠或分流或补漏或清淤，持续达成饮用辅助灌溉等等效果。

数字化平台化

数字工具出现，通过数字世界突破自然世界时空，让流程、数据、角色真正能实时地流动起来；数字工具普及，让流动成本变得越来越便宜。

数字工具有两个特点，一是“傻”，只做设置好让它做的，绝不多做，也绝不少做，；二是“快”，人类一秒钟，对数字工具已是一百年。数字工具的定位，最适合做“铁杵磨成针”这类重复的、枯燥的脏活累活。

原来依靠“人 + 纸面”来做的记录、查询、状态跟进流转、统计，需要高超的记忆、丰富的联想、完整的细节、健康的身体。现在变成“人 + 数字工具”后，脏活累活少做不做，人的优势可以充分聚焦到业务本身。

5 小结

ERP中，财务是核心之一，也是最重要的管理落地目标之一。

ERP中执行的各类运行支撑、执行控制、分析决策活动，是为了企业的业务运营，提供财务角度可视化呈现。