应用案例--商业智能（BI）项目中如何度过不稳定期

Posted 2021-04-20 项目管理

　　通常情况下在一个BI项目中，会先后经过形成期、不稳定期、规范期和表现期等几个阶段。一般认为不稳定期是一个BI项目的低潮期。在不稳定期这个阶段，由于立场、观念、、方法等方面的冲突，不仅仅在人际管理方面会陷入僵局，而且对BI软件的怀疑也会加重。故项目管理员需要采取一些措施，尽量缩短这个不稳定期的。对此笔者有如下几个建议

　　一、赶快出些成果加强用户对系统的信心

　　之所以会出现不稳定期，很重要的一个原因是用户经过了一段时间的努力后，发现还没有收获。此时用户就会对实施的方法、BI系统的功能等产生怀疑。严重的话，会相互猜忌。从而使得BI项目变得不稳定。为此解决这个问题的最好的方法，就是要让系统尽快的出一些成果，以打消用户的疑虑。

　　笔者建议，在不稳定期阶段中，最好是这个阶段刚出现苗头的时候，就先拿一些简单的、成熟的需求开刀。如在BI项目中，交货及时率分析是一个相对简单的需求。只要用户前期的基础数据准确，对交货及时率进行分析难度并不会很大。当企业的BI项目进入到不不稳定时期时候，要尽快的将这些相对简单的需求实现起来。

　　其实这个道理很简单，跟让小孩子学走路一样。小孩子刚开始走路时，不但要不断的给小孩子鼓励，而且还要给他们一些糖果。如此小孩子学习走路才会勤快一些，才能够在最短的时间内走过跌跌撞撞的日子。在BI项目中，这个不稳定时期就好像是小孩子学走路的过程。要让用户尽快的看到成功的曙光，是缩短这个不稳定时期的不二法则。

　　二、充分沟通加强项目成员之间的信任关系

　　在不稳定时期，由于用户之间观点、态度的差异，甚至相互之间利益的冲突，会降低项目成员之间的信任关系。根据笔者的了解，其实这些冲突更多的是针对办事方法的冲突，而很少涉及到争权夺利。所以在不稳定时期，需要加强用户之间的沟通，以增加项目成员的信任程度。笔者建议可以按照下面的思路来操作。

　　一是项目管理员要多听听一线用户的意见

　　在平时的项目会议上，大部分时候都是经理级别的沟通。其实经理由于没有参与到一线的操作中去，为此对于一线员工所遇到的问题有时候并不了解。在不稳定时期，项目管理员需要多听听一线用户的声音，以消除认识上的差异。如笔者在这个阶段，会以部门为单位进行需求的沟通。这可以促使企业内部意见的统一。

　　二是要督促用户信守承诺

　　信任往往会随着承诺的实现而加强。在项目推进过程中，往往会让用户在规定的时间完成该做的作业。此时项目管理员就需要采取一些措施，来保障用户能够按时的完成作业。如果用户能够信守承诺，在规定的时间之内将工作保质保量的完成，用户之间的信任就会慢慢的积累起来。在BI项目中(其他项目也一样)，营造一种如期保质保量的完成任务的习惯是项目经理最重要的工作之一，也是最考验项目管理员能力的工作。

　　三是要用户充分的肯定而不要片面的否定

　　BI项目，对于第一次接触的用户来说，还是一个比较新的事务。为此用户犯错误是难免的。此时项目管理员不要一味的责骂用户。或者说，不要因为一个小小的错误，而否定用户前期的努力。笔者认为，在指出他们不足的同时，也需要肯定他们的成果。只有如此，才能够将项目团队凝聚在一起，加强彼此之间的信任与理解，减少猜忌。

　　三、问题要摆在桌面上来讨论

　　在实际工作中，笔者发现不少用户喜欢将问题藏着掖着。其实这是一种非常不好的习惯。这些问题就像沼气。将沼气慢慢释放，不仅不会发生危险，而且还可以作为能源使用。但是如果沼气慢慢积聚，达到质变的程度之后，只要一颗小小的火星，就会导致爆炸。为此，笔者认为问题一定不能够藏着掖着，而应该将问题放在桌面上进行讨论。对此笔者有如下建议。

　　一是要广开言路，让用户敢于提问题。很多用户之所以会将问题藏起来，是担心上面处罚他们。如可能有些问题本来就存在的。他们在操作时可以通过私底下解决。在项目讨论会上，用户不会主动将他们提出来。可是这些问题放在BI系统自动化的流程上，就会增加系统的不稳定性。笔者在项目会议上，会不断的强调，在项目过程中对于用户提出的问题不会追究责任。但是如果项目结束后，才发现有些问题已经存在、但是用户没有提出来，那就是用户的责任了。在项目过程中，要不断的像用户阐述这个观点。

　　二是要定期的汇报进度。有些用户之所以不提自己的困扰，他们可能认为，这个问题其自己都解决不了，其他人就更加无法解决了。提出来也没有必要。这种观念也是错误的。问有没有发现问题、问题有没有提出来，是用户的事情。而这个问题到底能不能够解决，则是项目团队需要考虑的问题。项目团队对于用户提出来的问题，需要及时进行分析、评估，看看能够实现的可能性，并向用户进行反馈。当用户看到自己提出的问题，这么快有了反应(可以或者不可以)，就会增强他们提问题的积极性。如果问题可以通过系统方便的解决，他们也不希望在手工来处理。

　　三是要及时的处理冲突。当BI项目进入到不稳定时期之后，用户之间、用户与项目管理员之间的冲突就会不断的增加。对于这些冲突，项目管理员要认证对待，采取正确的方式及时的进行解救。如可以采取避免、竞争、包容、妥协等方式来解决冲突。总之一个原则就是，冲突要及时解决，而不能够将冲突演变为了一个群集性事件。

　　举一个简单的例子。项目经理可能会对用户提供的基础数据的准确性有抱怨，觉得其提供的基础数据有错误或者不够完整。而用户也觉得有冤枉，因为他们以前就是这么操作的。如果处罚吧，项目管理员与用户之间就难免会产生冲突。如果不处罚吧，放之任之，系统就无法实现预期的效果。

　　遇到这种情况下，笔者认为，项目管理员在指出问题的同时，要跟用户一起分析，数据为什么会不准确或者不完成。帮用户找到问题的原因，然后用户才有办法去解决。这不仅可以提高数据的质量，而且还可以巧妙的化解与用户的冲突。其实笔者认为，解决冲突的一个核心思想就是任何一个人都不要做旁观者，特别是项目经理。当有冲突时，项目管理员不要让冲突扩大，而应该摆正自己的地位，与用户一起去分析原因、寻找解决问题的方法。

　　项目不稳定时期越长，对BI项目的影响越大。这就好像是感冒。拖的时间越长，虽然最终能够解除病痛，但是也有可能会留下肺炎等后遗症。所以这个项目的不稳定期，虽然不是不可避免的，但是要尽量的缩短，要将其控制在可控的范围之内。