物业企业在组织架构设计中应注意的几个问题

Posted 2021-04-11 物业江湖

       企业的组织架构就是一种决策权的划分体系以及各部门的分工协作体系。没有组织架构的企业将是一盘散沙， 组织架构不合理会严重阻碍企业的正常运作，甚至导致企业经营的彻底失败。相反，适宜、高效的组织架构能够最大限度的释放企业的能量，使组织更好发挥协同效应，达到“1+1>2”的合理运营状态。组织架构设计是否合理，对于企业的发展与生存起着至关重要的作用。为了做好物业企业组织架构设计，我们应该明确以下几个方面的内容：

       首先，要知晓一个组织通常包含以下4大要素

一、有明确的目标；

二、是实现特定目标的工具；

三、有不同层次的分工合作；

四、是一个有机的整体。

       对于物业企业来说， 建立合理、有效的组织架构其明确的目标就是custom focus即以客户为中心提供服务满足广大客户的需要。一家物业企业，就跟任何工具一样，分得愈专门，就愈有效果，愈能完成自身的服务工作。由于物业企业是由各类专业的服务人员所组成，企业的目标必须相当明确，否则企业里的成员会循着自己的专业各行其是，各个成员会凭各自的专业想法，也会把自己的价值观强加到企业。只有集中在一个明确的共同目标下，企业成员的力量才能结合起来，发挥更大的贡献。物业企业的服务光凭单一的保洁员、秩序维护员或者工程维修人员是不够的，企业之所以能够实现很好的经营成果全都因为大家知道有一个共同目标即全公司应达到的年度客户满意度，为实现这样一个目标，全体员工会贡献一己之长，在要求的时间内，完成既定目标。

明确前述4个要素，一个行之有效的组织架构设计就变得尤为重要了。

       其次，要注意组织架构设计的原则

一、任务与目标原则 这是一条最基本的原则

        组织架构的全部设计工作必须以此作为出发点和归宿点，即企业任务、目标同组织架构之间是目的与手段的关系；衡量 组织架构设计 的优劣，要以是否有利于实现企业任务、目标作为最终的标准。从这一原则出发，当企业的任务、目标发生重大变化时，例如，物业企业从单一业态的物业管理向多业态的物业管理转变时，组织架构必须作相应的调整和变革，以适应任务、目标变化的需要。   

二、专业分工和协作的原则

　　在合理分工的基础上，各专业部门只有加强协作与配合，才能保证各项专业管理的顺利开展，达到组织的整体目标。贯彻这一原则，在组织架构设计中要十分重视横向协调问题。 那主要的措施有以下几个：

       1、实行系统管理，把职能性质相近或工作关系密切的部门归类，成立各个管理子系统，分别由各副总或部门负责人等管辖。

        2、建立必要的会议机制来实现协调。 机制本身包含有制度的因素，并且要求所有相关人员都遵守，会议机制不仅指人人必须遵守的会议制度，而且应该包括各种手段和方法。物业企业日常采用的当日晨会、当日晚会、周例会、月度会议、年中会等都是比较好的形式，要鼓励参会人员多提建议并附带解决方案，要做到开会有结果，有执行人，有跟踪结果的人。此外，企业还需要为保证会议机制的有效性，建立相应的激励机制和监督机制。

       3、创造协调的环境，提高管理人员的全局观念。 比如完善工作管理制度（例如高层管理者的定期会议制度等）、强化督查考核，建立基层员工的每天一次岗位服务标准化训练和物业中心负责人、企业职能部门的每周一次培训等创新型管理工作模式，使物业人员的服务意识、服务能力、专业知识得到增强。

三、有效管理幅度原则

　　有效管理幅度不是一个固定值，它受职务的性质、人员的素质、职能架构健全与否等条件的影响。这一原则要求在进行组织设计时，领导人的管理幅度应控制在一定水平，以保证管理工作的有效性。由于管理幅度的大小同管理层次的多少呈反比例关系，这一原则要求在确定企业的管理层次时，必须考虑到有效管理幅度的制约。比方管理面积在500万平方米以内的物业管理企业，总经理的管理幅度、副总经理的管理幅度、职能部门经理的管理幅度为多少人等等，这些管理者有效管理幅度也是决定企业管理层次的一个基本因素。。

四、集权与分权相结合的原则　 　

       集权有利于保证企业的统一领导和指挥，有利于人力、物力、财力的合理分配和使用。而分权是调动下级积极性、主动性的必要组织条件。合理分权有利于基层根据实际情况迅速而正确地做出决策，也有利于上层领导摆脱日常事务，集中精力抓重大问题。因此，集权与分权是相辅相成的，是矛盾的统一。企业在确定内部上下级管理权力分工时，主要应考虑企业规模的大小、企业服务的特点、各项专业工作的性质、各部门及物业项目的管理水平和人员素质的要求等。比如在总公司与项目经理的关系上，应该根据项目的实际情况，如地域、规模、性质，制订一套切合实际的管理营运体制，项目经理可以直接对总公司负责，项目内部的所有人员对项目经理负责。

五、稳定性和适应性相结合的原则 

       既要保证企业的组织机构在外部环境和企业任务发生变化时，能够继续有序地正常运转，同时又要保证组织机构在运转过程中，能够根据变化了的情况做出相应的变更，组织架构应具有一定的弹性和适应性。比如前期物业服务合同的履行受业主入住状况及房屋工程质量等各种因素的影响，为此，物业服务中心的架构设置要偏重客服客服人员及房屋验收、装修管理人员的设置，项目负责人要关注客服部、工程部疑难问题的解决，需要在工作中建立明确的指挥系统、责权关系及规章制度；同时又要求选用一些具有较好适应性的措施（例如物业交付流程、计划、装修管理规定、工程保修管理程序等），使物业服务中心在变化的情况下做好自动调节。对于整个物业公司的组织架构而言，如果要做出重大调整，一定要结合公司现有实际运营情况，根据公司发展不同阶段的工作重心对原有组织架构进行调整，不管是扁平式结构、智慧型结构还是金字塔结构，企业要注意慎重颠覆原有组织架构，以便维护员工队伍的稳定，保持经营状态的可持续发展，切忌因人设岗。

       最后想强调的是企业组织架构的重要性仅次于公司最高领导人的选择，未来要减少矛盾与摩擦，避免不必要的无休止的协调，适当的组织架构显得尤为重要，企业经营到底需要哪些职能，纵向管理层次、横向管理部门的构成，各层次、各部门在权力和责任方面的分工及相互关系，都是企业领导要考虑的问题，希望广大的企业走好今后组织架构建设的每一步。