数商云：数字化成两会热词，企业如何多路发力激活数字采购 “毛细血管”？

Posted 2022-07-13 数商云网络

2022年两会上最火的关键词，“数字化”必有一席之地。在政府工作报告中，多处提及了“建设数字信息基础设施，布局数字政府”，“推动数字经济发展，完善数字经济治理”，“创新发展服务、数字贸易”以及“数字化供应链实施”等几个要点。

诚然，近年来数字化在各行各业蓬勃发展，成为企业经济发展新动力，并在一些国家战略发展领域发挥积极作用。例如，在加强创新引导，实施龙头企业保链稳链，促进工业经济平稳运行，维护产业供应链安全稳定等方面作用显著。

产业供应链的安全与稳定是中国2022年及未来的一项重要战略任务。数字化如何赋能产业供应链稳定发展？数字化采购可能是企业最好的观察窗口，因为强链和补链的主体均是企业自身，而企业链维护和链稳定的核心则在于采购的稳定和效率。

以采购管理五阶模型，全流程管控企业数字化采购

作为采用数字化技术和服务最多的领域，数字化采购对中小企业加快数字化转型起到重要的促进和引领作用。从诞生之初，经历了萌芽期与快速发展期，现已经进入爆发期。

越来越多的企业意识到数字化采购在降本增效实践中的重要意义，数字化采购市场也保持着持续增长的态势。而在大中型企业实际采购过程中，不仅采购项目数量多，市场范围宽，对采购活动要求也特别严格。要对全厂的所需品种、目标购买量、需求规律、国内国外众多供应厂商进行分析研究，还要对采购过程各个环节进行深入探讨和科学操作，才能完成好采购任务，保证企业生产所需的各种物资适时适量供应。

针对企业采购管理流程问题，世界著名的The Hackett Group有一个企业采购管理阶段模型，它把采购分为供料、节支、总成本、需求管理和全面增值五个发展阶段。用一定的管理与规划，保证其中阶段均在可控范围内。

第一阶段：供料

作为企业采购管理基础阶段，采购供料就是为了确保有料，采购员做的是典型的文员工作。当然在购买时他们也会谈论价格，但对其影响很小，这是很多原因所导致的。例如，内部客户的实力太强，工程师在制定规格、寻找供应商和谈判价格方面拥有最终发言权。或者公司没有详细的分工，采购只是对细节的支持功能。再加上采购人员不均的素质和低地位，注定了采购是粗放经营的，要进行大规模采购，其价值只能是确保有料。

第二阶段：节省开支

在价格阶段，采购的角色转变为谈判者，节约成本是采购的主要指标。与供料阶段相比，处于价格阶段的公司会系统地跟踪和比较价格，并统计采购节支。比较价格的方法主要有两种：一是与市场价格进行比较，即与主要价格指数进行比较，如美国生产价格指数，二是与历史采购价格相比，用于计算采购价格的差异。

第三阶段：采购总成本

采购成本节约是采购绩效的一个重要指标，因为它直接、清晰且易于量化。然而，采购价格只是成本的一部分，其优化往往导致其他成本的非优化。例如，采购部门因廉价购买一台设备而获得奖励，但用户部门因使用和维护成本过高而支付了费用，这需要考虑采购第三阶段的总成本。相应地，采购的角色也转变为供应链管理，考虑到运输、仓储、关税、汇率、使用、回收等。总成本的概念似乎很简单，那么为什么没有很多公司能够做到这一点呢？这就涉及到了专业分工的问题。

第四阶段：需求管理

如果采购部门想要展示其对公司的贡献，它必须有效地介入需求确定阶段，以帮助设计和规划，这也是采购的第四步，即需求管理。供应商的早期参与就是其中之一，即尽快将供应商的好想法融入到设计中，使设计更加合理，从设计角度降低成本。其次是客户管理。确保使用具有最佳综合性能的供应商，最大限度地减少需求变化，控制牛鞭效应，这些都是从根本上降低供应链总成本的方法。实际上，“攘外”与“安内”相比往往更困难，采购需要熟悉内部和外部客户的业务，具有更好的领导技能，才能够从供应链的角度理解具体决策的影响。

第五阶段：全面增值

卖得好不如买得好。在许多行业，采购已成为公司核心竞争力的关键因素。采购是公司的命脉，不仅在于成本的节约，还在于确保采购产品的质量和技术含量。在合同加工行业，劳动力成本几乎相同，能否顺利接到订单，从采购中获得的材料价格非常重要。由于越来越依赖供应商，采购已上升到战略层面。相应地，采购指标也增加了许多财务和运营方面的内容，例如现金流、资产管理等原来由运营、财务部门负责的指标。这个阶段的问题是，采购关系到公司的存亡，但其手段往往是与第二阶段的价格谈判密切相关，即利润转移。

提高企业采购效率？“协同”是关键

无论企业最后将采购管理划分为几个阶段来执行，都需要做到实时了解市场风向，努力提高企业采购效率，才能在竞争激烈的商业浪潮中谋得发展。而如何提高采购效率？“协同”则是关键。采购组织效率来源于协同，而不是分工。

· 需求审批协同

当许多企业需要采购时，是由需求方提交“请购单”或“电子邮件”申请的。对于不同的业务需求，不存在固定的审批流程。因此，通常情况下当采购需求得到批准时，耗时较长。而在数字化采购中，企业可根据采购金额、采购类别、部门需求等确定企业审批逻辑，自动形成采购需求审批流程。需求方提交订单后，系统自动匹配审批人，加快审批流程。对于非标准化服务采购，企业还可以通过标准化需求提交模板、在线审批流程及预算控制等方式，规范需求提交流程，提高需求方与采购员的协作效率。

· 采购寻源协同

传统寻源方式执行实现复杂，通常都需事后审计的协助，以确定需求寻源方式的合理性。然而，在数字化采购中，诸多优秀的平台供应商已经入驻，企业可根据所需进行自主选择。整个流程在线实时运行，采购全流程透明可控。企业通过“招、询、竞”等多种方式、多种策略寻找货源，最终选择出性价比高、适合本企业所求的供应商。在内部协作方面，管理层和需求方都能够实时查看采购价格和寻源进度，快速配合采购方做出决策。

· 生产与供应商协同

供应商与企业业务协同过程中，会产生许多 “任务消息、监控消息、通用消息、工作流消息”等信息。这些信息将在平台里的供应商管控模块进行查询和处理，提高业务处理效率，保证最新有用信息的及时有效性。其次，在生产协同方面，

通过数字化采购，企业采购方可主动共享双方需求信息、产能和交货信息，实现信息实时交换和迅速按需配送，使供应商的每笔来料都能及时、准确、可控，降低整体库存和仓储成本。

虽然大部分国内传统企业都已经意识到了数字化采购转型升级的重要性，但因为自身存在诸多困难和挑战，转型的程度远远低于国外企业的平均水平。导致传统企业数字化采购转型困难的主要原因有三，包括高成本制约、技术水平不足和解决方案缺位。也正是在这个大背景下，许多新兴互联网公司纷纷崛起。互联网公司不是与传统企业赛跑竞争，而是作为其“数字化助手”，做好连接器、工具箱和生态共建者，帮助实体产业在各自的赛道上茁壮成长。

面向大中型企业提供全链数字化运营服务的科技公司【数商云】，在数字化采购领域具备丰富的项目经验，对于采购的场景、业务、逻辑非常熟悉。对传统企业新的采购场景及需求，可基于供应链上下游协同的应用需求，为不同规模企业提供完善、高效的采购协同管理平台开发，从需求到寻源，订单到对账开票覆盖整体采购业务，真正做到对采购每个环节进行严密的跟踪与管理，推动采购战略执行，全面提升业务运转效率与管理体验。

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驱动企业采购数据转型，让决策更精准

在做好采购协同管理后，针对传统行业的采购数据就绪程度较低的问题，大部分企业管理层一般凭借个人直觉和自身经验做出决策，或者依靠传统数据分析，即基于历史记录和现阶段产生的数据分析报告来做决策。以上都属于比较主观的决策方式，定位不够准确，过于片面，存在一定风险，无法发挥数据的真正价值，容易出现决策失误。

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在数字化采购体系中，通过采集海量数据，整合和提炼相关信息，形成科学决策模型。当出现新情况时，即可用模型直接进行决策，不仅能够让企业采购更透明、更合规，还可以形成有效的数据沉淀。无论是对市场的洞察、用户需求的挖掘、产品分析还是商机的把控，都能获得更加精细、可靠、高价值的信息，从而做出最有效的科学决策，得到更进一步突破和发展，让采购相关数据“活”起来。

总结与思考

目前我国许多企业正处在凤凰涅槃，浴火重生的关键阶段，加快数字化转型已经成为企业摆脱困难，顺应环境求发展的必然选择。数字化采购作为助力企业降本增效、积累核心数据资产的重要方式，有利于企业降低成本、提高效率、加速转型升级，而打造采购管理平台，则能够有效增强企业的抗风险能力，提升企业的核心竞争力，持续推动中国企业采购数字化发展进程。

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