[思维模式-14]:《复盘》-2- “知”篇 - 复盘之道
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前言:
在中国古代智慧中,任何学问都要讲究“道、法、术”。其中,
“道”是基本原理、规律与规则;
“法”是实践/落实的方法、策略、流程、规则、制度;
“术”是具体的方式、措施与工具。
“道”相同,但具体操作手法与用到的工具(“术”)各异。
中国人讲究“以道驭术”,也倡导“道、法、术”三者兼备。
也就是说,以基本原理来指导具体的实践,各项方法与措施要符合“道”的精神。
在本章中,先阐明一下复盘的学习机理,也就是“复盘之道”,探讨它与PDCA循环的区别与联系
一、U型学习法:复盘的学习机理
学习之后,只有能够践行,才算是完整或真正的学习。
基于上述分析,要想真正从复盘中学习,就必须遵循特定的程序、逻辑或步骤。
(1) 回顾、评估
不仅要梳理事件的过程与结果,也要回顾预期的目标、策略、打法与计划。
因为事先进行系统的分析、设定科学合理的目标与周密可行的计划,是能力的具体表现;
同时,没有目标和计划,就没有一个做比较的参考基准。
之后,要将实际结果与预期目标进行对比、评估,找出一些有学习价值或意义的差异(亮点或不足)。
(2)分析、反思
经过对比,发现了一些差异(亮点或不足),对此,要进行深入的分析、反思,找出根本原因,以便“知其然,知其所以然”。事实上,只有真正搞清楚了为什么会形成这些亮点或产生这些不足,找到关键因素,才能进一步提炼、形成经验或教训。在大卫·库伯提出的“经验学习循环”中,他将其称为“反思性观察”,指的是对具体经历进行回顾、反思。
(3)萃取、提炼
在找出了根本原因之后,要“退出画面看画”,思考一下,从这个事件中,我们能从中学到什么?也就是说,什么是这类事件的一般规律?哪些做法是奏效的,值得继承或推广?哪些做法是无效、偶然性的?这是一个萃取、结晶、提炼的过程。
库伯将这一步骤称为“抽象概念化”,也就是总结出新想法或修正现有的抽象概念。但根据我的经验和理解,应“适度抽象”,既不能完全“就事论事”,没有提炼,也不应“过度拔高”,将实践经验概括为高度凝练或普适性的“道理”或原则。
(4)转化、应用
因为学习的目的是更快、更好地行动,所以,要将总结、提炼出来的经验与教训转化到自己的后续行动中,看看需要开始做什么、停止做什么,以及继续做什么?或者,要做哪些改进?无论是个人,还是自己所在的团队与组织都要这样。
库伯将这一过程称为“主动实验”,也就是将你复盘所学付诸实践,以观成效。这也是完成学习不可或缺的一个环节。
以上就是复盘的学习机理,是我们做复盘时要坚持的基本步骤或逻辑。我将其称为“复盘之道”。
了解这个原理,或许能明白Nokia这样的大公司为啥如此重视流程,如此推崇学习型组织,如此重视自上而下的轰轰烈烈的一轮又一轮的回顾与反思。其实,需要学习的不仅仅是员工,还包括公司这个庞大的机体,它就是靠依附在其上的每个人共享的智慧,每天每月每年不断完成一次次自我迭代和更新,保持持续的其强大生命力,公司流程有点人工智能的味道,无处不在的流程就是这个巨型机体的一部分,是日常工作的一部分。
学习型组织,说的其实不是组织内部的“人”或员工,而是组织自身,即组织的流程、规则、制度等,组织自身也需要跟自己学习,而组织要进行自我学习,就需要进行变革的相关人员来进行推动的,就像一个没有躯体的“人工智能”、”神“或”魔鬼“,他们需要外部势力帮他们完成自我迭代。
二、复盘与PDCA既有区别,也有联系
许多人都知道,管理的基本逻辑是戴明发明的PDCA环(参见图2-2),即做事之前先有计划(plan),然后付诸执行(do),及时进行检查(check),看看计划的执行状况,若发现偏差或错误,采取纠正措施(act),包括优化计划或调整实现目标的策略与方法。通过这样的循环,可以将工作落实推进。
事实上,复盘并非PDCA,二者侧重点有差异,
前者以学习为目的,后者为的是推进工作、解决问题。
但是,复盘是与PDCA循环密切配合的,也可以说复盘是与PDCA循环有交织、结合的一套组织自我学习机制:
复盘与PDCA整合的要点包括以下几个方面
• 复盘第一步要求明确“预期目标”,而这是“计划”(plan)的先导或产出。
• 复盘会回顾“执行”(do)的过程,评估“执行”(do)的“实际结果”,
• 并将其与“预期目标”进行对比。这本身就属于一种“检查”(check)工作。
• 复盘会对“检查”中发现的偏差的成因进行深入分析。在我看来,只有经过审慎的分析,发现或找到了根本原因,才能更有效地拟定“纠偏措施”(act)。实际上,纠偏措施是复盘过程中将学到的经验教训即刻付诸应用的具体体现。除此之外,复盘中还有其他一些学习成果及应用形式,如沉淀、传承最佳实践等。
• 复盘会明确要求人们反思或总结、提炼得到哪些“经验教训”,并将其转化、应用到后续类似工作中。这是PDCA循环中没有明确提出的内容,也是复盘有别于工作推进与总结的要点之一。
复盘行为的目的是未来将来,为了其他相类似的工作,它关注的是经验教训的可复用性、可复制性。
PDAC的目的是为了当下正在执行的项目就行纠偏,确保该项目如期完成。
三、复盘既支持单环学习,也支持双环学习
基于复盘的原理,我们可知,复盘是一种非常重要的组织学习机制。
这里的组织,不仅仅指的是组织内部的人员,更指的是组织自身,包括组织的流程、机制等。组织内的各种流程、机制也需要通过学习的方式进行迭代和更新。
阿吉里斯和肖恩将组织学习区分为两类:
目标:包括项目计划、组织内的流程本身、规章制度、战略目标等都是目标,不仅仅是项目目标。
“单环学习”(single-loop learning)和“双环学习”(double-looplearning),
“单环学习”
(指的是在既定的组织目标、政策、规范下,检测组织运作的状况,采取改进措施纠正偏差,是一种“适应性学习”,可以实现对现状的改善;是PID自动算法。在这种模型下,目标是不变的。调整的目的是使得当下的行为更加接近目标。
“双环学习”
则是对目标设定、策略等背后的假设、成见、规则等进行反思,不只是纠正表面的错误与偏差,而是可能重新修正目标、政策、规范以及意图等,促进组织内在结构的变革,是一
种“创新性学习”。这里的“创新”是指,对组织既定的流程、战略目标、项目目标,根据执行的结果进行更新、迭代。
复盘既支持单环学习,也支持双环学习,这主要取决于复盘过程中反思的深度。简单来说,如果在复盘过程中,只是“就事论事”,或进行“战术性”反思,即反思目标执行的策略、方法是否有效,有哪些办法可以改进执行效率,而没去反思目标制定背后的假设与规则、信念、政策等,那就是“单环学习”;不对目标本身就行迭代更新。
相反,如果能够深入反思,发现根深蒂固的思维定式或“经验主义”局限,就能实现“双环学习”(参见图2-3),实现根本性的创新。要对目标本身(如项目目标、战略目标、公司流程等)进行迭代更新。
当然,因为深入反思并不容易,这就是复盘“上手容易深入难”的原因之一,也是引导对于复盘的成败至关重要的原因。
四、企业中常见的四类复盘,道相同,但操作手法各异
按照复盘涉及的“人”与“事”,也就是参与人员的范围与规模、主题内容的性质,我们可以将企业中
常见的复盘分为四类:
上述四类复盘大致可对应于孔子所称的“修身、齐家、治国、平天下”的社会集合层次。
1、个人复盘(个人)
适用于个人对其亲身经历的活动/事件以及参与的项目,进行结构化的自我反思,以提升个人的领导力、专业力和执行力,对应于“修身”。
此类复盘往往是非正式的,可以随时随地进行,应以便利为宜(具体操作方法参见第3章)。
2、团队复盘(职能管理团队)
适用于单个团队或多个团队协作进行的活动或事件。在事件/活动结束后,通过团队成员参加的复盘会,对事件/活动进行回顾、分析、总结,以增进彼此的相互了解与配合、提升团队协同作战能力,对应于“齐家”。
此类复盘目的明确、简单快捷,需要注意的是,此类复盘可能因复盘参与人员的规模、素质与能力、经验,以及复盘主题的复杂程度、问题多少的不同而有很大差异,有些可用复盘的“小流程”(类似美军的“非正式AAR”)便捷操作,有些则类似美军的“正式AAR”,需要参照我开发的团队复盘引导的“三阶九步法 TM ”(我所称的“大流程”),进行精心设计、准备与引导、推进(详见第4章)。除了极少量的简单团队复盘,大多数团队复盘都会面临一系列挑战,如“一言堂”“不参与”“跑题”“冲突”等,要想把复盘做到位,参与者、复盘引导师和组织等方面需要具备若干条件与核心技
能,还要掌握一些“内功心法”和处理常见问题的“诀窍”(详见第7章)。
3. 项目复盘(项目管理团队)
适用于单个或多个团队执行的较长期或大型的项目,以及组织中某个职能性工作或任务,其特点是参与主体多(需要多人或多个团队协同实施)、时间长(通常持续较长时间)、工作任务繁杂(包含较多的工作内容)。这样的项目与后续项目具备相似性,一次性的特殊项目是没有复盘的意义的。
对于此类复盘,应将复盘嵌入项目运作或项目执行流程之中,形成“多重迭代式复盘”。
首先,要在不同层次、单位中进行复盘,包括各个功能团队或职能条线,以及项目组层面上的复盘;
其次,要在不同时间段上进行复盘,如以月或周为单位进行复盘,在项目不同阶段进行阶段性复盘,在项目结束后对项目进行总体复盘,以提升组织协作能力、激发创新,对应于“治国”。此类复盘具体操作方法参见第5章。
这里复盘起到两个作用:
(1)对项目的执行过程进行纠偏=》“单环学习”
(2)反向优化项目执行流程 =》“双环学习”
4. 经营与战略复盘(高层业务管理)
在事业部、业务单元或整个公司层面上,也可以定期对经营情况或战略的制定与执行进行复盘,以反思组织整体的组织、运作模式,以及规则、政策、制度、流程、文化等,促进组织创新、战略协同与绩效提升,对应于“平天下”。
此类复盘遵从复盘的“底层逻辑”,但更加体现业务特色,也和公司经营与管理结合得更为紧密,操作手法参见第6章。
总体而言,上述四类复盘都遵循复盘的基本过程,即“复盘之道”,但因其涉及的范围、主题特性不同,操作手法也有很大差异,我们会在后面几章中展开论述。
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