数据库完成后在 Access 中创建报表

Posted 2023-05-06

【中文标题】数据库完成后在 Access 中创建报表

【英文标题】：Creating reports in Access after the DB is completed

【发布时间】：2009-11-04 13:14:05

【问题描述】：

我有一个在 Access 中开发的功能齐全的数据库。它是使用一个非常“交互式”的开发者-客户增量-迭代过程来完成的，因为没有人真正知道最终数据库要显示什么。所有表格和表格（和子表格）都已开发（和规范化），但是现在必须设计和实施报告。

当然，表单基于查询，这些查询从表单本身获取标准来运行查询并在子表单中显示信息。现在，在实践中，报告基本上必须是屏幕上表格的可打印版本，以便分发。根据我的研究，报告也基于查询，但由于我的查询使用表单中的字段在子表单中显示相关信息，除非我基本上复制所有查询，否则我看不到创建这些报告不要从表单中提取值。这似乎非常乏味和低效。这是为数据库创建报告的“最佳实践”方式吗？

V.K.

【问题讨论】：

您是指 Access 意义上的“子表单”（即嵌入在另一个表单中的表单）还是只是另一个表单，其数据取决于在第一个表单中输入的某些过滤条件？在第一种情况下，您不需要表单字段引用来链接表单及其子表单：techonthenet.com/access/subforms/link.php

我认为您的“增量迭代”的一部分应该涉及在此过程中创建一两个报告。在设计数据库时应考虑报告要求；如果你这样做了，你就不会把自己画到这个角落了。

“一个非常“交互式”的开发者-客户增量-迭代过程”是我在 Access 中做事的方式大约 15 年了。超频应用部署granite.ab.ca/access/ufad.htm

我无法选择如何执行生命周期。有人告诉我，要求在所有表格完成后最后完成报告。但是，它是真正访问意义上的子表单，并且表单/子表单由大多数表单的主/子字段链接。超频繁的应用程序部署 - 记住这一点！ :)

【参考方案1】：

您可以在表单上放置一个按钮，该按钮使用相同的查询启动报告。然后报告查询将使用表单中的字段/查询，然后应该返回相同的结果集。

【讨论】：

这只有在所有信息都在一个表单上时才有效，对吧？我有带有子表单的表单（有些带有选项卡）来显示一组相关信息，这些信息都在不同的表中。不过，我会这样做，而不是只打印（使用打印按钮）简短表格的报告。

【参考方案2】：

查询中的硬编码表单字段是这里的问题部分——这绝对不是“最佳实践”。我猜您在 WHERE 子句中需要这些值？您可以做的是从查询中删除字段引用（以便查询返回 all 记录）。在子窗体或报表中，不要将查询直接用作记录源。相反，请使用一些 SQL 来访问您的（通用）查询 and 和其他过滤条件。例如，您的子表单的记录源可以是

SELECT * FROM myQuery WHERE someQueryField = Me.Parent!SomeFormField

允许您在报告中使用相同的 myQuery 和不同的 WHERE 子句（不引用表单）。

【讨论】：

如果你很幸运，并且有任何报告可以使用查询中的硬编码表单引用来填充，现在就构建它们（如果迟早需要它们。）。对于其他报告，我会使用 Heinzi 的建议并重新处理这些查询和表单。

我认为我不应该使用 SELECT * 并且只选择我想要的字段，因为当我只想要一个已知的数据子集时，将所有数据提取为记录会效率低下。我会尝试重新处理查询。

好吧，如果 myQuery 已经只包含您想要的字段（这是我的印象，因为您专门针对一种特定表单的需求定制了查询），那么重复相同的列表是没有意义的这里的字段数。

【参考方案3】：

我不确定我是否理解您的问题，但我最近使用了一个使用表单来生成报告的应用程序，我可能对此有所了解。

您不希望您的报告与表单的单个记录相关联。您希望您的报表使用与表单相同的记录源，当然，只要它们显示相同的数据。

这样做的原因是，如果您将报表硬连接到表单字段，则报表只能在表单打开时才能使用，并且只能显示一条记录。

如果您创建报告以便加载所有记录，那么您需要能够一次打印一条记录，为此您只需使用 DoCmd.OpenReport 命令的 WHERE 参数，使用 PK 值作为你的标准。

所以，是的，您应该使用相同的记录源。为什么会有人认为这是一个问题？