访问报告：如何按一个字段分组，但按另一个字段排序？

Posted 2023-05-06

【中文标题】访问报告：如何按一个字段分组，但按另一个字段排序？

【英文标题】：Access Report: How to group on one field, but sort by another?

【发布时间】：2020-03-11 13:41:12

【问题描述】：

我已经阅读了类似的问题，但它们似乎不太适合我的问题，或者它们处于不同的环境中。

我正在使用 MS-Access 2016。

我有一份客户投诉报告，其中包含以下字段：年、月、计数（[投诉 #]）、投诉描述。 （投诉 # 是我们分配给输入表格中的每个投诉的文字 ID 号）

我按年和月对报告进行分组，然后按投诉描述进行分组，并为每个描述统计投诉数量，然后统计投诉 # 以将当月的投诉总数加起来，并将其粘贴在月页脚中这给出了这样的结果：

2020  03 <= (this is the month group header)

complaint desc | count of complaints/desc    
---------------------------------------------    
electrical     | 2                               This section is 
cosmetic       | 6                               in the Complaint_desc
mechanical     | 1                               group footer
---------------------------------------------
                 9 <= (this is month group footer)

每个月重复该组

这一切都很好。我想要做的是按 count(complaint#) 的降序对投诉 desc 组中的记录进行排序，使其看起来像：

2020  03 

complaint desc | count of complaints/category    
---------------------------------------------    
cosmetic       | 6
electrical     | 2                             
mechanical     | 1
---------------------------------------------                              
                 9

但我所做的一切似乎都不起作用，desc 组的内置排序“a on top”覆盖了查询中的排序。添加按投诉# 排序也被忽略。我尝试按计数（投诉＃）添加排序并访问告诉我我不能按顺序排列聚合函数（但我认为无论如何它都会被覆盖）。我还尝试按计数（投诉＃）分组，也作为分组中的聚合被击落。尝试将complaint_desc 和count(complaint#) 移动到complaint# 组标题中，它搞砸了月页脚中的总计数，并且还拆分了投诉desc 的原始目的......

我真的不认为这种变化会有什么大不了的，但解决方案已经让我回避了一段时间。我已经阅读了类似的问题并尝试遵循示例，但它们并没有达到我的预期结果。

有什么想法吗？

【问题讨论】：

不会使用子查询帮助吗？

@UnhandledException 以什么方式？如果我进行子查询并使用它进行排序，我相信 Complaint_Desc 组内置的“A on Top”排序将覆盖它。还是我误解了你的建议？

【参考方案1】：

我想通了！感谢@UnhandledException 让我走上正轨。

这就是我所做的： 报告所基于的原始查询包含以下内容：

Design mode:

Field | Year      | Month     | Complaint_Desc | Complaint# |
Total | Group By  | Group By  | Group By       | Group By   |
Sort  |           |           |                |            |

or in SQL: 

SELECT Year, Month, [tbl Failure Mode].[Code description], [Complaint Data Table].[Complaint #] 
FROM [tbl Failure Mode] RIGHT JOIN [Complaint Data Table] ON [tbl Failure Mode].[ID code] = [Complaint Data Table].[Failure Mode]
GROUP BY Year, Month, [tbl Failure Mode].[Code description], [Complaint Data Table].[Complaint #];

然后我使用报告的分组和排序功能让它显示我想要的方式，除了我提到的打嗝。

我根据该查询进行了另一个查询：

Design mode:

Field | Year       | Month      | Complaint_Desc | Complaint# |
Total | Group By   | Group By   | Group By       | Count      |
Sort  | Descending | Descending |                | Descending |

or in SQL: 

SELECT [qry FailureMode].Year, [qry FailureMode].Month, [qry FailureMode].[Complaint_description], Count([qry FailureMode].[Complaint #]) AS [CountOfComplaint #], [qry FailureMode].Complaint
FROM [qry FailureMode]
GROUP BY [qry FailureMode].Year, [qry FailureMode].Month, [qry FailureMode].[Code description], [qry FailureMode].Complaint
ORDER BY [qry FailureMode].Year DESC , [qry FailureMode].Month DESC , Count([qry FailureMode].[Complaint #]) DESC;

然后我改变了报告结构：

我消除了 Complaint_Desc 组，将complaint_desc 和CountofComplaint#（现在不是一个函数，而是我的新查询中自己的计算字段）移到了报告的DETAIL 部分。然后我删除了每月页脚中的第二个计数（投诉＃），并将其替换为“AccessTotalsCountOfComplaint＃”，即=Sum（[CountOfComplaint＃]），我有权访问自动创建- 在详细信息中单击 CountofComplaint_Desc，滚动到“总计”并单击“总和”。 （我删除了我需要的月份组页脚之外的额外 AccessTotalsCountOfComplaint#...）

瞧瞧

我希望这对其他人有所帮助，并再次感谢 Unhandled Exception 为我指明了正确的方向。

【讨论】：

这几乎就是我的意思。据我了解，您使用两个单独的 Microsoft Access 查询对象。我本来想在一个查询中同时使用两者，所以使用子查询。我的意思是这也是可能的。但最终结果是一样的。很高兴你让它工作了。

我明白你在说什么。你是对的，我现在有 2 个查询对象。完全披露：我对子查询没有太多经验；所以这不是我的想法马上去的地方。当你指出方法的时候，我想了想，突然想到，“哦……如果我根据这个再做一个查询……我有我需要的，我需要学习起来，这样我就可以按照你的建议更有效率地做事了。再次感谢！