如何创建连接到仅下载查询数据的 Access DB 的 Excel Pivot？

Posted 2023-03-25

【中文标题】如何创建连接到仅下载查询数据的 Access DB 的 Excel Pivot？

【英文标题】：How do I create an Excel Pivot connected to an Access DB that downloads only the queried data?

【发布时间】：2014-11-29 13:30:57

【问题描述】：

我有一个大约 60 列和 400,000 行的表格，并且还在不断增加。我们公司的笔记本电脑和 MS Excel 无法处理 RAM 中的这么多数据。所以我决定将数据存储在 MS Access 中并将其链接到 Excel。

然而 Excel 中的数据透视表仍将所有数据下载到 Excel 中，然后对数据执行过滤器和操作。这适用于较少的数据，但现在有更多的数据已经开始出现内存错误。此外，即使数据透视表中的数据可能只有 50 个单元格，文件大小也是 30+ MB...

那么是否可以创建与 Access 的连接，只下载所查询的数据，进行事先操作，然后将修改后的数据发送到 Excel？ p>

我在以前的公司中看到了这种设置（Excel 数据透视表只会下载它需要的内容）。但据我所知，它正在查询一个 SQL DB。 （遗憾的是，由于 IT 主管打算成为唯一了解核心运营的人（他基本上以公司的 IT 运营为人质，以换取他的工作保障），因此无法了解更多信息）......但我离题了。

我已经尝试在互联网上搜索了几天，但这是一个非常具体的问题，我在 Google 中找不到：/

任何帮助甚至指点都将不胜感激！

编辑：我只想指出，我正在尝试创建一个 OLAP 连接以进行分析，因此枢轴将更改字段。我对数据透视如何工作的理解是，当我们选择数据透视中的字段时，excel 会设计一个查询（基于选择字段）并将其发送到连接数据库以检索请求的数据。如果这不是它的发生方式，我该如何让这样的事情发生？希望详细说明。

【问题讨论】：

如果查询始终相同，那么我认为@Renaud 的回答很棒。如果您需要更改 Excel 中的 WHERE 子句，您可以在连接中执行此操作，并且使用 MS Query，您甚至可以将参数绑定到工作簿中的单元格：support.office.com/en-us/article/…

感谢@Doug，将研究 MS Query。我还想，当我们更改数据透视表的字段时，excel 会向连接/数据库发送自定义查询（基于我们选择的字段和度量），以便它只发送特定数据，这是正确的吗？

我不这么认为。我的理解是幕后的 PivotCache 包含所有数据。这就是@Renaud 的回答应该有所帮助的原因；我相信它会产生更小的数据透视缓存。

【参考方案1】：

我假设您在 Access 中创建了一个大表来存储所有数据，因此如果您只是将该表链接为数据源，Excel 将不知道哪些特定的数据位是相关的，并且很可能必须自己经历这一切。

相反，您可以尝试不同方法的组合：

创建一个查询，从 Access 中预过滤数据并将该查询链接到 Excel。 为您的连接属性 使用SQL 命令类型 而不是Table。 在 Access 中测试该查询以确保它运行良好且速度足够快。

确保所有重要字段都有索引（您过滤的字段、分组依据的字段、Excel 必须通过以确定是否应包含在数据透视表中的任何字段，确保该字段有一个合理的索引）。

确保您已在 Access 的表中设置主键。如果尚未使用，请使用默认的自动增量ID。

如果所有其他方法都失败了，请分解那个巨大的表：与其说是记录的数量太多，不如说是列的数量过多。

如果您在数据透视表中使用计算字段或根据某些条件过滤数据，请考虑在 Access 中的表中添加包含预先计算数据的列。例如，您可以从 Access 运行查询以更新这些附加字段或添加一些 VBA 来执行此操作。

它应该工作得很好：为了给你一个想法，我用 Excel 2013 做了一些测试，链接到一个 250MB ACCDB，包含 33 个字段和 392498 行（股票操作日志）：大多数操作Excel 只需要几分之一秒，对于数据最密集的情况可能需要几秒钟。

另一件事：Access 支持pivot tables and pivot charts。如果 Access 足够，也许您不需要 Excel。您可以使用Access Runtime 2013 或2013（它是免费的）作为每台需要访问数据的机器的前端。每个在网络共享上保存数据的front-end can then be linked to the backend 数据库。这些工具比 Excel 中的工具有点笨拙，但它们可以工作。

【讨论】：

谢谢，我会查看链接。是的，我确实制作了一张大表，尽管我确实将其分解为较小的表，但最终我将它们全部关联到一个大查询中。我基本上是在尝试为 BI 分析创建 OLAP 连接。所以硬编码的 SQL 查询意味着我必须为数据透视表中的每个不同视图更改 SQL 查询？此外，我刚刚评论了 Doug 的上述观点，非常感谢您的意见。谢谢:)

【参考方案2】：

为避免在 Access DB 中创建查询，另一种可能的解决方案是在 Excel 中使用 PowerPivot 插件，在其中实现查询和规范化。